Nyutvikling av konverteringsteknologi – automatisk kvalitetssikring av arkivverdige dokumenter

Fredrikstad Kommune ved Byarkivet mottok i 2021 utviklingsmidler for 2022 til å utforske hvordan man ved hjelp av robotisering og nyutvikling kan kvalitetssikre arkivformatet i Elements. I dag viser prosjektfremdriften at vi kan implementere ny teknologi for PDF-dokumenter produsert i nåtid via PixEdit, en av hovedleverandørene av konverteringsteknologi. Kvalitetssikringen vil nå ut til flere offentlige og private tjenester uavhengig av sakarkivsystem ved at funksjonaliteten bygges som en modul i applikasjonen PixEdit Server. Mer enn halvparten av våre årlige 400 000 journalførte dokumenter er opprinnelig produsert som PDF-format. Når dokumentene settes til status J (journalført) blir dokumentets produksjonsformat konvertert til arkivformat (PDF/A). I de fleste tilfellene vil arkivformatet være identisk med produksjonsformatet, men ikke alltid. Arkivaren må derfor åpne dokumentene og kvalitetssikre manuelt. Dette er både ressurskrevende og tar mye tid. Gjennom innovasjonsprosjektet som gjennomføres i 2022 har vi utviklet oss frem til ny teknologi i konverteringsverktøyet til PixEdit som kan erstatte den manuelle kvalitetssjekken, ved bruk av avansert bildeteknologi og analyse av produksjonsformatet. Kvalitetssikringen kan gjøres automatisk av den tekniske løsningen og vil være en betydelig besparelse og et stort skritt mot fullautomatisert kvalitetssikring av arkivformatet. Så er det jo slik at mange av dokumentene vi mottar fra andre eller selv oppretter er av andre filformater enn PDF. I dette prosjektet ønsker vi derfor å videreutvikle arbeidet som ble gjort i den første fasen – vi ønsker å kvalitetssikre og verifisere også andre filtyper, som de mest vanlige fra Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), og andre ikke-godkjente arkivformater. Videre ønsker vi å utforske mulighetene for at løsningen ikke bare skal analysere og verifisere det som nylig er konvertert, men også gå bakover i tid – i kombinasjon med en helsesjekk av PDF-versjonen som er brukt på arkivversjonen slik at når arkivversjonen ikke lenger ivaretar dagens standard, så skal dokumentet konverteres og verifiseres på nytt.

Om prosjektet

Vi antar at hos oss kan arbeid tilsvarende 1-3 årsverk bespares, samt at vi oppnår økt kvalitet og tilgjengelighet for våre dokumenter.

Økt kvalitet oppnås både ved en forbedret automatisert kvalitetssjekk av nylig konverterte dokumenter, men også som kvalitetssjekk av eldre dokumenter. Dette kan for eksempel komme til nytte ved forberedelse til uttrekk. Økt kvalitet og tilgjengelighet i arkivene for alle som anvender PixEdit konverteringsverktøy vil gi gevinster over hele norsk offentlig sektor, samt for innbyggere og publikum. Imidlertid, er det vanskelig å sette en tallfestet verdi på dette.

Sparte årsverk kan anvendes for andre aktuelle oppgaver. Vi opplever økt interesse for historiske dokumenter og innsyn, offentlig registrering av private samlinger, og annen rydding av eldre arkiver.

Rapporter