Prosjekt 1992. Mediekonvertering og samkjøring av hybridarkiv

Prosjekt 1992 har som mål å tilrettelegge for at papirarkiv skapt etter 1992 blir digitalisert, og ved hjelp av maskinlæring samkjørt med tilhørende sak-/arkivsystem basert på Koark- og Noark 4-standarden. Etter tildelte arkivutviklingsmidler i fjor kunne vi starte opp et forprosjekt som skal forberede hovedprosjektet. Vi samarbeider internt med IKA Innsyn om digital infrastruktur, og i første omgang om en innsynsmodul. Vi har hentet elektronisk uttrekk og papirarkiv fra et sak-/arkivsystem, uttrekket er lastet opp i IKA Innsyn og papirarkivet er vurdert med tanke på skanning. Nå skal vi identifisere noen saker som kan være gode kandidater for å finne identifikatorer for samkjøring av arkivene. Når disse er funnet, vil vi kunne teste noen saker i forprosjektet, som igjen vil være del av forberedelser til hovedprosjektet. Hovedprosjektet blir derfor i første omgang et pilotprosjekt med et sak-/arkivsystem, men det kan også være aktuelt å bruke flere arkiv i en testfase. Etter prosjektperioden er målet at prosessen kan videreføres som ordinær drift og testes ut på andre arkivdeler. Dette innebærer at flere arkiv etter 1990-tallet blir digitalisert og samkjørt med uttrekk som lastes opp i IKA Innsyn. Målet for Prosjekt 1992 er å teste ut alle sider av prosessen med mediekonvertering og samkjøring av hybridarkiv. Resultatet av Prosjekt 1992 vil bidra til å sikre dokumentasjon og gi mulighet for å få komplette arkiv. Prosjektet skal utrede og teste ut prosessen med å skape en ny bevaringsverdig digital løsning som skal tilgjengeliggjøres for forvaltningen. Dette vil gi saksbehandlere enklere tilgang til arkivene, og dermed gi mulighet for raskere og sikrere saksbehandling mot brukerne. Pilotprosjektet vil samtidig utrede spørsmål og antyde løsninger for publisering til Digitalarkivet. Utviklingsmidlene søkes primært for å finansiere forberedelser til, og gjennomføring av et pilotprosjekt. Forstudien er finansiert internt, men det søkes utviklingsmidler for å videreføre prosjektet, spesielt for utvikling av depot- og innsynsløsninger. Pr. i dag finnes det ikke løsninger for vårt prosjekt, som betyr at vi må delta i utviklingen av plattformer for å kunne oppfylle målsettingen for prosjektet. Det vil sannsynligvis være store samfunnsmessige besparelser i å digitalisere nyere papirarkiv enn ved tradisjonell ordning. Økt tilgang til arkivene er i seg selv en samfunnsøkonomisk gevinst, i tillegg til at digitalisering kan skape innovasjon og bidra til effektivisering.Prosjekt 1992 ønsker også å teste ut KI-modellene fra Arkivverket for å gjenkjenne taushetsbelagt info som del av prosjektet.

Om prosjektet

Mediekonvertering og langtidslagring av digitalt materiale er vanskelig målbart uten testing. Vi bidrar også til at kommunene kan nå sine bærekraftmål, i tillegg til at prosjektet vil gi gevinster for hele arkivsektoren.

Blant annet bærekraftmål nr. 4: God utdanning, som handler om at utdanning er et grunnleggende premiss for bærekraftig utvikling, og slik er et middel til å nå de andre bærekraftmålene. En bærekraftig utvikling avhenger blant annet av evne til å tilegne seg og bruke kunnskap, å se sammenhenger og å handle selvstendig, evne til kritisk tenking, tverrfaglig kompetanse og problemløsningskompetanse. På den måten vil gjennomføring av Prosjekt 1992 gi mulighet for ny og livslang læring hos ansatte ved IKA Kongsberg, våre eiere, våre samarbeidspartnere og på sikt også for innbyggerne. Bærekraftmål nr. 9: Innovasjon og infrastruktur kan oppnås gjennom økt bruk og utvikling av teknologi, og vil være en forutsetning for økning i effektivitet og produktivitet. Mål nr. 12: Ansvarlig forbruk og produksjon kan bidra til å minske ressursbruk og likevel øke produksjonen ved å effektivisere arbeidsprosesser og gi enklere tilgang til arkivmateriale. Bærekraftig utvikling oppnås også gjennom mål nr.