Utenfor NOARK – håndtering av dokumentorienterte databaser

Prosjektet «Utenfor NOARK – håndtering av dokumentorienterte databaser» har som målsetting å utrede og finne fram til god og adekvat metodikk for håndtering av data fra private organisasjoners sak/arkivsystemer uten Noark-godkjennning, nærmere bestemt systemer med dokumentorienterte databaser uten standardiserte datasettformater. Generelt representerer slike systemer et potensielt bevaringsproblem for privat sektor. Dette oppleves også innenfor Arbarks bevaringsområde. Flere arkivskapere er i ferd med å avslutte bruken av systemene, og det begynner å haste med å få høstet bevaringsverdig og viktig dokumentasjon og data.Med utgangspunkt i en bestemt case, Norsk transportarbeiderforbunds saksbehandlingssystem Symfoni, som er bygd på Lotus Notes og som ble brukt av forbundet fra slutten av 1990-årene og fram til 2019, vil prosjektet utrede metoder og teste ut ny teknologi for uttrekk og arkivbeskrivelse. Videre ønsker prosjektet i samarbeid med Digitalarkivet å pilotere løsninger for langtidslagring og tilgjengeliggjøring av de høstede datamengdene. Prosjektet fremmer god ressursutnytting og fører til økt verdiskapning gjennom å søke å utvikle en anvendbar metodikk for arkivsystem uten Noark-godkjenning. Det støtter opp om en helhetlig samfunnsdokumentasjon gjennom å sikre data og dokumentasjon, primært fra målgruppen privatarkiv, som ellers står i fare for å gå tapt. Prosjektets første del vil bruke case-systemet til å utvikle en uttrekksmetode og en mal for AIPer fra denne typen systemer. Prosjektets andre del vil utforske gjenbruk av data skapt i arkivdanningen, typiske journaldata som sakstittel og dokumenttittel med mer, som må eksporteres til det standardiserte katalog-/beskrivelsesformatet EAD, helst skje så automatisert som mulig. Et sentralt mål vil være å skape en detaljert arkivbeskrivelse som går helt ned på mappe- og dokumentnivå (eventuelt journalpostnivå). Prosjektets tredje del vil utforske tilgjengelighetsløsninger, fortrinnsvis gjennom en pilot med Digitalarkivet. Ved å bruke standarder som EAD og EAC-CPF er intensjonen å få til en mest mulig sømløs utveksling av data innenfor relevante økosystem. Prosjektet skal gjennomføres som en åpen og transparent prosess. Gjennom å informere om prosjektet på faglige konferanser og workshops vil det stimuleres til faglige diskusjoner. Det er ønskelig å publisere funn fra prosjektet i form av konferanseinnlegg og/eller en artikkel i et arkivfaglig tidsskrift. På denne måten vil prosjektet komme mange til gode og gi en konkret kunnskapsutvikling.

Om prosjektet

Prosjektet er i samsvar med overordnete målsettinger for samfunnsutviklingen og FNs bærekraftmål. Det bidrar til å bygge en solid infrastruktur og fremmer inkluderende og bærekraftig innovasjon. Metodikken som utvikles vil sikre allmenn tilgang til historiske data, så vel som å beskytte rettighetsdokumentasjon og tilgjengeliggjøre beslutningsprosesser for befolkningen.

Rapporter

Samme sluttrapport vises også på prosjektsidene for 2023.