Effektivisering og standardisering av digitale mottak

Problemstilling: Innmelding og behandling av digitale uttrekk er i dag prega av manuelle oppgåver som gjer arbeidet personavhengig og sårbart for dårlege vurderingar og menneskelege feil. Dette skapar risiko for kvaliteten på arkivarbeidet og langsiktig bevaring av digitalt kulturminne. Løysing: Prosjektet vil standardisere og automatisere prosessane gjennom open kjeldekode-verktøy integrert i ein arkivfagleg samanheng. Sjølvbetente innmeldingsskjema vil gi standardisert namnekutyme, informasjonsinnhenting, avtalegenerering i sak/arkivsystem, og automatisk igangsetting av uttrekksvalidering. Dette gjer sektoren mindre sårbar og sikrar meir konsekvent behandling av digitale uttrekk.

Om prosjektet

Det digitale samfunnet i dag produserer store mengder data på kort tid, som må validerast og kontrollerast før dei kan takast inn i depot. Dette er svært tid- og arbeidskrevjande, og risikoen for datatap eller svekka integritet aukar i takt med datamengda som blir motteken. Behovet for automatisering og standardisering er derfor stort. For arkivskapar vil eit innmeldingsskjema standardisere arbeidsflyten inn mot depot og gi føringar for kva informasjon dei må ha kontroll på. Dette kan dei vidare bruke i internkontrollar og planlegging av arkivutvikling. Kommunane blir meir sjølvstendige. For depotet vil nytteverdien liggje i at terskelen for å motta digitale arkiv blir lågare, sidan verktøy og metodar er forankra i ein heilskapleg prosess. Eit resultat av alt dette er auka datakvalitet for både arkivskapar og depot. Med dette grunnlaget kan vi på sikt også arbeide mot å gjere data meir tilgjengeleg. Innovasjon: Tanken om å automatisere mottak av digitale arkiv har vore diskutert i norsk arkivsektor i fleire år, men utan at det har ført til fungerande løysingar. Overføringsverdi: Ja, både prosjektet, metodikken og kjeldekoden har overføringsverdi og kan delast både nasjonalt og internasjonalt. Her blir det lagt vekt på strukturert informasjonsinnhenting, standardisert namnekutyme og integrasjon mot sak/arkivsystem.