Veileder for virksomheter som mottar søknad om kassasjon av enkeltopplysninger

Offentlige virksomheter behandler store mengder personopplysninger som skal bevares som en del av samfunnets dokumentasjon. I noen særlige tilfeller kan enkeltpersoner likevel be om at bestemte opplysninger om dem kasseres. Denne veilederen forklarer hvilke regler som gjelder for kassasjon av enkeltopplysninger, og hvordan offentlige virksomheter skal gå frem når slike henvendelser kommer.

Formål med veilederen

Formålet med veilederen er å gi en gjennomgang av:

• hvilke plikter og vurderinger offentlige virksomheter har når de mottar slike krav
• hvordan Nasjonalarkivet behandler søknader om kassasjon av enkeltopplysninger
• hvilke kriterier som legges til grunn for å vurdere om opplysninger kan kasseres eller ikke

Veiledningen gjelder for alle virksomheter, etter arkivloven § 3.

For informasjon om hvilke rettigheter privatpersoner har ved søknad om kassasjon av enkeltopplysninger, viser vi til en egen veileder for dette.

Faguttrykk som du bør vite mer om

Hvordan skal en virksomhet håndtere en søknad om kassasjon av enkeltopplysninger?

Her forklarer vi hvilke undersøkelser og vurderinger som må gjøres før virksomheten kan videresende søknaden, sammen med sin innstilling til vedtak til Nasjonalarkivet.

Forundersøkelse av kassasjonssøknad

For at Nasjonalarkivet kan ta stilling til søkers kassasjonskrav og virksomhetens anbefaling, er det behov for grunnleggende informasjon om arkivmaterialet som kassasjonssøknaden gjelder. Dette er informasjon som skal finnes i virksomhetens dokumentasjonsplan og øvrig styringsdokumentasjon.

• Gjelder kassasjonssøknaden en eller flere bestemte enkeltopplysinger? Dette er viktig ettersom regelverket stiller krav om at opplysningen(-e) må kunne identifiseres i søknaden. Søker må kunne informerer om hvilket virksomhet som har registrert opplysningen(-e) og i hvilken sammenheng opplysningen(-e) ble gitt eller innhentet.
• Hva er behandlingsformål for opplysningen(-e) som søkes kassert? Dere må kunne oppgi hjemmel i lov eller forskrift dersom behandlingsgrunnlaget er for å oppfylle en rettslig forpliktelse, for å utøve offentlig myndighet eller utføre oppgaver i allmennhetens interesse.  Dette skal være dokumentert i virksomhetens behandlingsprotokoll for personopplysninger.
• Finnes opplysningen(-e) et eller flere steder i deres arkiver – også har opplysningen(-e) vært innhentet eller oversendt andre virksomheter. Hvis dette er tilfellet, må søker gjøres oppmerksom på dette.
• Hvilket bevarings- og kassasjonsvedtak eller bevaringsbestemmelser gjelder for dokumentasjonen opplysningen(-e) inngår i? Dersom en statlig virksomhet ikke har godkjente bevarings- og kassasjonsregler for fagsaken opplysningen(-e) inngår i, må anbefalingen til Nasjonalarkivet inneholde en bevaringsvurdering av fagsaken.
• Gjelder søknaden dokumentasjon som kan kasseres? I så fall må dere vite om oppbevaringstiden.
• Hvordan skal eventuell kassasjon av opplysningen(-e) gjøres i praksis? For å kunne vurdere hensyn i §43 c. og d. må metode for kassasjon vurderes og beskrives i forslaget til Nasjonalarkivet.

Kriterier for vurdering

Kassasjonshjemmelen i arkivlova er en unntaksbestemmelse og skal kun brukes i “særlege høve”. Når dere skal behandle en mottatt kassasjonssøknad må dere legge til grunn at regelverket setter en høy terskel for innvilgelse.

Innstillingen dere sender til Nasjonalarkivet skal bygge på en helhetlig vurdering. Dette innebærer at alle kriterier må begrunnes og vektlegges særskilt, før man kan trekke en klar konklusjon om opplysningene bør kasseres eller ikke.

Hvor belastende er lagring av opplysningen for den registrerte?

Det må først vurderes og avgjøres om det er grunn til at lagringen av opplysningen kan oppleves som særlig belastende. Denne vurderingen skal være objektiv i den forstand at man skal spørre seg om opplysningen normalt ville oppleves som særlig belastende «for folk flest».

Dere må også ta hensyn til om den som søker om kassasjon kan ha behov for opplysningene, nå og i fremtiden for å dokumentere juridiske rettigheter, gjennom sin kontakt med det offentlige. For eksempel i forbindelse med:  

• erstatningssaker 
• utregning av pensjon eller uføretrygd
• tilrettelegging for videre skolegang

Dere må vurdere om andre enn den som søker om kassasjon også i fremtiden kan ha behov for å dokumentere sine rettigheter og plikter.  Dette kan for eksempel være opplysninger om foreldreskap, adopsjon, arv eller arvelige sykdommer. 

Dere som behandlingsansvarlige virksomhet kan selv ha behov for opplysningene for å dokumentere egen saksbehandling eller utførelse av oppgaver, og være forpliktet til å ta vare på opplysningene for å:

• oppfylle dokumentasjonskrav i lover og forskrifter 
• ha mulighet for å legge frem dokumentasjon som bevis i fremtidig rettssaker 
• ha mulighet for å vise hvordan virksomheten faktisk forvaltet sine oppgaver

Tilsynsmyndigheter kan ha behov for opplysningene i forbindelse med tilsyn med virksomhetens virksomhet.

Granskingskommisjoner kan ha behov for opplysningene i fremtiden for å undersøke omstendighetene omkring en sak, for å undersøke et spesifikt tema grundig, ofte som svar på en hendelse eller et problem.   

Forskere kan i fremtiden ha behov for opplysningene som søkes kassert. Det må vurderes om kassasjon av enkeltopplysningene fører til at arkivmaterialet ikke lenger egner seg til bruk for forskning.

Vil kassasjon føre til tap av annen viktig informasjon enn de opplysningene som søknaden gjelder?

Det er et grunnleggende arkivprinsipp å sikre dokumentasjon slikt at informasjon ikke går tapt eller endres på måter som hindrer framtidig bruk. Kassasjon kan for eksempel føre til tap av annen viktig informasjon hvis 

• den medfører at andre opplysninger mister sammenheng eller kontekst
• dokumentasjonsverdi blir i alvorlig grad redusert
• funksjonelle avhengigheter i relasjonsdatabase blir fjernet eller skadet

Hvor mye arbeid vil kassasjonen kreve?

Det bør ikke være urimelig arbeidskrevende for den behandlingsansvarlige å gjennomføre kassasjon, men hva som anses urimelig må vurderes konkret.

Det medfører at behandlingsansvarlig må oppgi anslag for hvor arbeidskrevende det vil være å kassere opplysningene, eventuelt spesifisere andre tekniske forhold som kan ha betydning for utførelse av kassasjonen.

Dere bør derfor vurdere om:

• system har funksjonalitet for kassasjon
• datamodell eller datastruktur muliggjør kassasjon på en enkel måte. Manuell endring i “rådata” innebærer utfordringer med å avgrense dataene som skal fjernes, med tilhørende risiko for at feil data blir fjernet
• opplysninger er registrert flere steder
• søknaden gjelder et stort antall saksdokumenter som må sladdes

Hvordan skal virksomheten fatte en god vurdering?

Når dere skal behandle en mottatt kassasjonssøknad må dere legge til grunn at regelverket setter en høy terskel for innvilgelse.

Innstillingen dere sender til Nasjonalarkivet skal bygge på en helhetlig vurdering, slik det er beskrevet i arkivforskriftens § 43, andre ledd (a-d). Dette innebærer at alle kriterier må begrunnes og vektlegges særskilt, før man kan trekke en klar konklusjon om opplysningene bør kasseres eller ikke.

At opplysningene oppleves som særlig belastende, innebærer ikke i seg selv at de kan kasseres. Dette hensynet må veies mot behovet for opplysningene nå og i fremtiden, særlig av hensyn til dokumentasjon av rettigheter, etterprøvbarhet, kontroll og forskning.

I enkelte tilfeller kan belastningen ved fortsatt lagring veie tyngre enn behovet for annet formål, særlig der:

• der opplysningene fremstår som av lav verdi eller at behovet for de er lite sannsynlig
• når kassasjon ikke fører til tap av vesentlig dokumentasjon eller rettssikkerhet

Samlet sett bør virksomhetens innstilling til Nasjonalarkivet vise hvordan hensynene er veid mot hverandre, og ikke bare redegjøre for hvert hensyn isolert.

Virksomhetens konklusjon skal drøftes i en skriftlig anbefaling som sendes Nasjonalarkivet på følgende skjema.

Søknadsskjema