Uttrekk fra Noark-systemer

Noark 5 er en standard for dokumentasjonsforvaltning og arkivdanning. Den stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Standarden angir hva et uttrekk skal inneholde, hvordan uttrekket skal være organisert og hvilket format dataene skal være i. I et Noark-uttrekk er arkivets logiske oppbygging beskrevet fra øverste nivå og ned til dokumentfil.

Noark 5-systemer

Alle systemer som er godkjent i henhold til Noark 5-standarden har funksjonalitet for å ta uttrekk etter fastsatte krav. Arkiveier skal selv kunne bruke uttrekksfunksjonaliteten i et Noark 5-godkjent system. Nasjonalarkivet anbefaler ikke å gjennomføre en helsesjekk siden vi ønsker å motta autentiske data. I stedet for å gjennomføre helsesjekk kan arkiveier legge ved en begrunnelse hvorfor det finnes avvik i arkivmaterialet.

Arkivforskriften § 28 sier at dersom et statlig organ skal avlevere dokumentasjon som er skapt i et informasjonssystem som er utformet i tråd med Noark 5, skal organet følge retningslinjene i Noark 5 for å produsere uttrekk. Dersom særlige grunner taler for det kan organet inngå avtale om å bruke andre metoder.

Les mer om Noark-standarden:

• Noark 5-standarden

Noark 4-systemer

Et arkivuttrekk bør generelt tas fra det systemet og den versjonen dataene ble lagret i, da det reduserer risiko for avvik og datatap. Dersom periodiseringen skjer i en Noark 4-løsning, bør arkivuttrekket tas derfra og overføres til Nasjonalarkivet i Noark 4-format. Dersom Noark 4-løsningen er konvertert til en Noark 5-løsning før periodisering, kan arkivet overføres til Nasjonalarkivet i Noark 5-format.

For Noark 4 og tidligere versjoner er det åpnet for at organet kan ta enten Noark-uttrekk eller SIARD-uttrekk. Et SIARD-uttrekk vil inneholde samtlige opplysninger fra utvalgte tabeller i en database. Slike uttrekk krever en detaljert systembeskrivelse som skal følge med ved arkivpakken. Det skal avtales med Nasjonalarkivet hvilket uttrekk arkiveier leverer.

Uttrekk fra Noark 5-systemer

Uttrekket skal inneholde arkivdokumenter, journalrapporter, metadata og endringslogg for de aktuelle arkivdelene som skal avleveres og avgrenset tidsperiode. Uttrekket vil bestå av en samling XML- og XSD-filer som følger strukturen definert i Noark 5-standarden, samt en tilhørende mappe kalt «dokumenter» med dokumentfiler.

Opprydding bør utføres ved hjelp av funksjonalitet i løsningen, der arkivleder for eksempel masseavslutter saker per arkivdel. Det er ikke ønskelig at brukere med administrasjonsrettigheter gjør endringer direkte i databasen. Slik praksis resulterer i manglende logger og tap av informasjon, og svekker autentisiteten.

Et uttrekk skal omfatte en avsluttet arkivperiode, og bestå av innholdet i en eller flere avsluttede arkivdeler.

Det bør være mulig å ta et uttrekk på grunnlag av start- og sluttdato, uavhengig av tilhørighet til arkivdel og om mappene er avsluttet eller ikke. For dokumentasjon som stammer fra integrasjoner fra enkelte fagsystemer kan det være aktuelt å ta uttrekk basert på start- og sluttdato, uten hensyn til om mappene er avsluttet eller hvilken arkivdel mappene tilhører. Aktuelt seleksjonskriterium kan da for eksempel være journaldato

Det skal også dokumenteres hvilke integrasjoner som er gjort mot andre systemer, lokale tilpasninger for møtebehandling og virksomhetsspesifikke metadata.

Uttrekksfunksjonalitet var en forutsetning for Noark-godkjenning av systemleverandører, og ble demonstrert for Nasjonalarkivet i løpet av godkjenningsprosessen. Dette sørget for at arkiveier selv kan ta uttrekk.
Det er mulig for arkiveier selv å teste Noark 5-uttrekk opp mot standarden med Arkade 5

Arkivpakken skal inneholde hele arkivuttrekket, med xml-filene (arkivuttrekk.xml, arkivstruktur.xml osv…) for uttrekket på rotnivå. Filen arkivstruktur.xml, som beskriver arkivuttrekket og filene i det, skal inneholde følgende informasjon om et Noark 5-uttrekk:

1. Arkivskapernavn – Kan være flere enn én
2. Navn på systemet/løsningen
3. Navn på arkivet – Daglignavn på arkivet hos arkivskaper
4. Start- og sluttdato
5. Hvilken type periodisering som er utført i forrige periode og denne periode. Den som er ansvarlig for å ta uttrekket skal angi hva slags type periodisering som er foretatt – enten skarpt periodeskille eller mykt skille (med bruk av overlappingsperiode). Dette har betydning for innholdet i arkivuttrekket. En eventuell tidligere periodisering skal også dokumenteres.
6. Om det finnes skjermet informasjon i uttrekket. Dersom arkivuttrekket inneholder skjermet informasjon, skal alle nødvendige metadata for skjerming også følge med i uttrekket.
7. Om uttrekket omfatter dokumenter som er kassert
8. Om uttrekket inneholder dokumenter som skal kasseres på et senere tidspunkt. En arkivpakke skal kun inneholde dokumentasjon som skal bevares for ettertiden. Ved overføring til Nasjonalarkivet skal kassabel dokumentasjon ikke følge med, men metadata for de kasserte dokumentene skal inngå.
9. Opplysning om det finnes virksomhetsspesifikke metadata i arkivstruktur.xml
10. Antall mapper i arkivstruktur.xml
11. Antall registreringer i arkivstruktur.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml
12. Antall dokumentfiler
13. Sjekksummer for alle XML-filer og XML-skjemaer i uttrekket