Uttrekk for langtidsbevaring
Det finnes standardiserte metoder for å ta et arkivuttrekk. Hvilken man skal velge, avhenger av hva slags data arkiveier har og hvilket system disse er skapt i. I denne veilederen har vi beskrevet de mest brukte uttrekkstypene og hva slags data de egner seg til. Hvis dere er usikre på hvilket format som er hensiktsmessig for deres system, ta gjerne kontakt med Nasjonalarkivet for veiledning.
Dette er ett steg i avleveringsprosessen
Se den overordnede veilederen for oversikt over hele prosessen og de andre stegene.
Spesifisering og planlegging av arkivuttrekk
Som hovedregel bør uttrekk fra databasen til et informasjonssystem være basert på en konkret vurdering av hvilke data som skal tas vare på, og hvilket format som er mest hensiktsmessig for langtidsbevaring.
Det er en stor variasjon i hvor komplekse informasjonssytemene er og hvor enkelt det er å lage et uttrekk fra dem. Det er derfor viktig å legge en plan for hvordan arkiveier skal hente ut bevaringsverdig data og dokumentasjon til et strukturert og systemuavhengig format.
Felles krav til arkivuttrekk
For alle uttrekk skal det følge med en fullstendig teknisk struktur- og innholdsbeskrivelse i elektronisk form. Det vil si at det må lages en beskrivelse av de dataene som faktisk blir overført, og ikke bare av originalsystemet. Det viktigste er å lage en strukturert beskrivelse i et maskinlesbart format, fortrinnsvis XML, JSON eller tegnseparerte tekstfiler.
Alle uttrekk som skal avleveres til Nasjonalarkivet krever tekniske skildringer som skal gjøre det mulig for Nasjonalarkivet å lese data og datastrukturen slik de er lagret i uttrekket, jf. arkivforskrifts § 32. Dette innebærer at arkiveier skal gi opplysninger om:
- hvordan uttrekket er strukturert
- sammenhengen mellom datafiler og innhold
- hvordan dataene skal tolkes og presenteres
- hvilke filformat datafilene er lagret i
Disse tekniske skildringene skal være en del av arkivpakken i en mappe ved navn «sysdok», men kan i tillegg sendes sendes sammen med søknad om avlevering.
Ulike uttrekkstyper
I veilederne under vil Nasjonalarkivet gå igjennom de ulike formene en slik beskrivelse kan ha, og presentere noen metoder som kan brukes i prosessen. Nasjonalarkivet tar langt på vei imot tekniske beskrivelser slik arkiveier er i stand til å utforme dem, og er også behjelpelig med å omstrukturere dem i samarbeid med arkiveier. Nasjonalarkivet kan også veilede om hvilken type dokumentasjon som er mest egnet for arkivuttrekket som skal overføres.
Hvilke filtyper som skal inngå i den enkelte avleveringen avhenger av hvordan arkivet er skapt, hvilken informasjon det inneholder, muligheter til å forstå innholdet, og hva som kan sikre god langtidsbevaring.
Format for uttrekk fra databasen til et informasjonssystem
Rapportuttrekk og andre tabelluttrekk
Disse uttrekkstypene innebærer å ta uttrekk fra en eller flere tabeller fra databasen bak et system.
Rapportuttrekk er en sammenstilling av data fra en database fremstilt som en avledet databasetabell eller et arkivdokument. Enkelte systemer har allerede innebygd funksjonalitet for å lage rapporter til andre formål og dermed kan rapportuttrekk være naturlig uttrekksformat. Slik funksjonalitet vil ofte være utprøvd, kvalitetssikret og kan gi anvendbare og tilstrekkelige arkiv. Resultatet blir ofte en eller flere enkeltfiler med strukturerte data.
For fagsystemer uten spesifiserte uttrekksformat kan det være passende å speile tabeller i databasen som rene tekstfiler. Det inkluderer tekstfiler på tegnseparert format (for eksempel CSV) og strukturerte filer på rene tekstformat som JSON eller XML.
Se mer detaljer veiledere om de enkelte uttrekkstypene:
Hvis systemet verken har eksportmulighet eller forhåndsdefinerte rapporter, kan arkiveier diskutere med systemadministrator eller -leverandør om det finnes alternative eksport-muligheter.
SIARD-uttrekk
SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases) er et format for langtidsbevaring av relasjonsdatabaser. Formatet gjør det mulig å bevare data fra en database uavhengig av databasesystemet de opprinnelig ble lagret i.
Et SIARD-uttrekk er aktuelt når informasjon ligger som strukturerte data i en relasjonsdatabase. Det kan gjelde hele databasen, eller et avgrenset utvalg av tabeller.
SIARD beskriver databaseinnholdet, men ikke nødvendigvis hele systemets logikk. Derfor skal uttrekket suppleres med systemdokumentasjon og en beskrivelse av hvordan uttrekket er produsert.
Uttrekk fra Noark-systemer
Noark 5 er en standard for dokumentasjonsforvaltning og arkivdanning. Den stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Standarden angir hva et uttrekk skal inneholde, hvordan uttrekket skal være organisert og hvilket format dataene skal være i.
Arkivforskriften § 28 sier at dersom et statlig organ skal avlevere dokumentasjon som er skapt i et informasjonssystem som er utformet i tråd med Noark 5, skal organet følge retningslinjene i Noark 5 for å produsere uttrekk. Dersom særlige grunner taler for det kan organet inngå avtale om å bruke andre metoder.
Mappestruktur-uttrekk
Mappestruktu er en tradisjonell hierarkisk organisering av mapper og filer. Har virksomheten for eksempel bygd opp et arkiv ved hjelp av filmapper og dokumentfiler på et delt nettverk, kan det være aktuelt å bevare strukturen og filsamlingen slik den ble skapt. Dette kan for eksempel være lyd-, bilde- og videomateriale.
Å bevare en mappestruktur kan også være en aktuell uttrekksløsning i tilfeller der dokumentasjonen ikke ble skapt i etablerte arkivsystemer eller fagsystemer, men likevel anses som bevaringsverdig.
Denne uttrekksmetoden er mest vanlig for privatarkiv, men kan også være aktuell for enkelte typer arkivmateriale, for eksempel Sharepoint-bibliotek, hos offentlige virksomheter.
Uttrekk med mediekonvertert arkivmateriale
Dersom man skal konvertere avsluttede analoge arkiver og avlevere disse på et digitalt format, har Nasjonalarkivet utarbeidet to veiledere arkiveiere bør begynne med:
Det brukes samme type uttrekksformater for mediekonverterte arkiver som for digitalt skapt arkivmateriale.
Valget av uttrekksformat vil være avhengig av:
- om arkivet har tilhørende elektroniske metadata fra før eller om de må lages
- format og struktur på de elektroniske metadataene
- hvordan det fysiske arkivet er ordnet og organisert
Uavhengig av uttrekksformat må mediekonverterte arkiver ha en komplett teknisk struktur- og innholdsbeskrivelse i henhold til Nasjonalarkivets standard ADDML, som er beskrevet i denne veilederen.
Krav til dokumentasjon som skal leveres sammen med det mediekonverterte materialet finnes i arkivforskrifta § 23.
Skjema for arkivbeskrivelse skal inngå i arkivpakken.
Kontakt oss
Ta gjerne kontakt med Nasjonalarkivet om du skulle ha spørsmål eller trenger ytterlige veiledning. Det finnes blant annet muligheter for å overføre et prøveuttrekk for få tilbakemeldinger.
Nasjonalarkivet vil også gjerne komme i kontakt for å lære om utfordringer og metoder for å gjennomføre uttrekk.
Kontakt oss via skjemaet under, så kan vi sette opp et digitalt møte.
Kontaktskjema: