Uttrekk fra mappestrukturer

Mappestruktur-uttrekk kan være aktuelt når bevaringsverdig arkivmateriale ligger som mapper og filer, og ikke er skapt eller lagret i et etablert arkivsystem eller fagsystem. Dette kan for eksempel gjelde arkivmateriale som er lagret på et delt filområde, en prosjektmappe, et filarkiv, Sharepoint-bibliotek eller en annen mappebasert løsning. I slike tilfeller kan selve organiseringen av mapper og filer gi viktig informasjon om hvordan arkivet ble skapt, brukt og forstått.

Mappestruktur-uttrekk brukes ofte for privatarkiv, men kan også være aktuelt for enkelte typer arkivmateriale hos offentlige virksomheter. Det kan for eksempel gjelde lyd-, bilde- og videomateriale, eller andre dokumentsamlinger der mappestrukturen er en viktig del av konteksten.
Dokumentene bør lagres i et av de aksepterte filformatene, eventuelle avvik kan avtales med Nasjonalarkivet før overføring.

Produksjon av uttrekk

Start med å identifisere hvilke mapper og dokumentfiler som skal bevares. Utvalget skal ta utgangspunkt i bevaringsplanen eller andre avklaringer som er gjort med Nasjonalarkivet.

Vurder om hele mappestrukturen skal bevares, eller om det bare er aktuelt å ta med et utvalg av mapper og filer. Dersom mappestrukturen allerede har en logisk oppbygging som støtter gjenfinning og forståelse, bør denne strukturen bevares slik den er.

Det som skal bevares, kopieres til en ny plassering. Kopien bør kontrolleres slik at det er mulig å dokumentere at alle aktuelle mapper og filer er kommet med.

Filformat

Kontroller hvilke filformater dokumentfilene har. En mappestruktur inneholder ofte filer i produksjonsformater som ikke nødvendigvis er egnet for langtidsbevaring.

Dersom filene må konverteres, skal det dokumenteres hvilke filer som er konvertert, hvilke formater de er konvertert fra og til, og hvilke valg som er gjort i konverteringen.

• Aksepterte filformater

Dokumentasjon av uttrekk

Det skal lages en beskrivelse av mappestrukturen og innholdet i uttrekket. Beskrivelsen skal gjøre det mulig å forstå hvordan materialet er organisert, hva mappene og filene representerer, og hvordan arkivmaterialet kan gjenfinnes.

Detaljeringsnivået avhenger av materialet, formålet med uttrekket og hvor gode navn og strukturer som allerede finnes. Hvis det finnes registre, arkivkoder, filoversikter eller annen dokumentasjon som forklarer strukturen, skal dette følge med uttrekket.

Detaljeringsnivå og dokumentasjonsform avtales med Nasjonalarkivet.