En kort introduksjon: hva må informasjonssystemer kunne
Det nye arkivregelverket legger til rette for at dokumentasjon kan forvaltes i informasjonssystemene der den oppstår. Forutsetningen er at informasjonssystemene som inneholder dokumentasjon har funksjoner som sikrer arkivene for bruk i nåtid og fremtid. Bruken av Noark-systemer blir frivillig.
Målet er at krav til arkivering og dokumentasjonsforvaltning bygges inn i nye systemer fra start. Dette gjør systemene tryggere, bedre, billigere å drifte og enklere å bruke.
I arkivregelverket brukes begrepet informasjonssystem: «et system for å organisere og håndtere informasjon». Arkivforskriften § 5 sier hva systemene må kunne, men ikke hvordan det skal løses. Derfor må hvert organ selv:
- kartlegge hvilken dokumentasjon det har
- definere behov for og krav til dokumentasjon
- stille tydelige krav til løsninger og funksjonalitet
Dette må informasjonssystemet kunne (arkivforskriften § 5):
Sikre metadata om opphav og sammenheng
Dokumentasjonen må ha nok metadata til at man kan forstå hva det er, hvor det kommer fra, når og hvordan det ble til. Dette er metadata som må følge med når dokumentasjonen flyttes til andre systemer.
Beskytte mot uautoriserte endringer
Det må være kontroll på hvem som kan endre metadata og informasjon. Systemet må støtte at dokumentasjonen bevares i komplett og uendret form.
Spore endringer
Endringer må kunne spores og dokumenteres: hvem gjorde hva, når, og hva ble endret. Informasjon om endringer er i seg selv dokumentasjon, og må følge med når dokumentasjonen flyttes til andre systemer.
Eksportere dokumentasjon på en kontrollert, systematisk og etterprøvbar måte
Dokumentasjon må kunne tas ut på en måte som overlever systemskifter og avlevering. Funksjonalitet for eksport må kravstilles ved anskaffelse, ellers blir teknologiskifter en stor risiko.
Tilrettelegge for kassasjon på en kontrollert, systematisk og etterprøvbar måte
Det må være mulig å identifisere og merke dokumentasjon som skal kasseres. Det må også være mulig å sette oppbevaringstid og gjennomføre kassasjon på riktig tidspunkt. All kassasjon må kunne dokumenteres.
Gjøre det lett å finne og hente ut dokumentasjon (inkl. innsyn)
Systemet må støtte effektivt søk, uttrekk til interne behov og innsyn. Samtidig må det ha mekanismer for skjerming/tilgangsstyring der innsyn ikke skal gis.
Hente ut metadata til en journalrapport
Systemet må kunne identifisere journalføringspliktige dokumenter og hente ut nødvendige metadata til postjournal/journalrapport eller tilsvarende løsning.
Hva betyr dette i praksis
- Forvaltning av dokumentasjon som arkiv er mer enn bare lagring av dokumenter og annen informasjon i informasjonssystemer.
- Organet må selv sørge for at kravene i § 5 blir oppfylt – enten i ett system eller gjennom flere systemer i samspill.
- Dette krever kartlegging, kravstilling, og oppfølging gjennom hele dokumentasjonens livsløp (særlig ved migrering og eksport).