Noark – hva nå?

Må vi bytte ut Noark-systemet vi bruker i dag med et nytt system?

Nei, nye regler innebærer ikke at dere må anskaffe nye system. Eksisterende Noark-system blir ikke forbudt å bruke, men dersom dere opplever begrensninger i systemet som følge av Noark-krav, får dere nå større frihet til å velge andre løsninger. Er dere fornøyd med systemet, er det i utgangspunktet ingen grunn til å foreta seg noe nå.

Vi skal bytte ut sak-/arkivsystemet vårt. Anbefaler Nasjonalarkivet at vi kjøper et Noark-system?

Det er virksomhetens egne behov som bør ligge til grunn for enhver anskaffelse. Nasjonalarkivet legger ingen føringer på valg av system, så lenge de følger kravene i lov og forskrift. Vi vedlikeholder Noark-standarden, slik at denne kan være til hjelp i anskaffelsen for de som har behov.

Hvilke krav gjelder for arkivsystem hvis vi går bort fra Noark?

Den nye arkivforskriftens § 5 angir hvilke krav som stilles til informasjonssystemer som forvalter dokumentasjon som arkiv. § 6 stiller krav til hvordan systemet skal beskrives og § 7 stiller krav til vedlikehold av dokumentasjon i digitale arkiv.

Hvordan vet vi om et informasjonssystem oppfyller kravene til forvaltning av arkiv, hvis vi går bort fra Noark?

Nasjonalarkivet er i gang med å utarbeide en veileder som beskriver hva som anses som nødvendig funksjonalitet for at arkivforskriftens § 5 er oppfylt.

Hvordan kan vi få godkjent et fagsystem som arkiv, slik at vi kan avslutte Noark-integrasjonen?

Nasjonalarkivet godkjenner ikke lenger arkivsystemer. Det er virksomheten selv som er ansvarlig for å sørge for at systemet oppfyller de nødvendige kravene. Det er ikke nødvendig å få en godkjenning av fagsystemet før man avslutter integrasjonen.

Hvordan skal vi oppfylle kravene til journalføring uten Noark?

I prinsippet kan ethvert system som registrerer nødvendige metadata om et dokument være et journalsystem. Dette forutsetter at det er mulig å overføre metadataene til en journal, en postliste eller annen løsning som legger til rette for at relevante brukere kan gjøre seg kjent med organets saksdokumenter.

Min virksomhet har nettopp anskaffet et nytt fagsystem. Må vi fortsatt integrere fagsystemet mot en Noark arkivkjerne?

Det er ikke nødvendig å integrere et fagsystem mot en Noark arkivkjerne for å oppfylle kravene til arkiv og journalføring. I noen tilfeller kan det være en løsning med en slik integrasjon, forutsatt at det ikke medfører informasjonstap. Hvilken løsning man velger bør baseres på en behovs- og risikoanalyse.

Er det bare Noark-system som kan levere offentlig journal til eInnsyn?

eInnsyn er en av flere innsynsløsninger, som er utviklet med en Noark-struktur i bunn. Det er ikke noe krav i regelverket om at det kun er Noark-system som kan levere journaler som skal publiseres på eInnsyn. Det er Digdir som er ansvarlig for publisering for eInnsyn. Les deres veiledere her: Rettleiar for publisering til eInnsyn | Samarbeidsportalen Publisering til eInnsyn |

Kan vi ta SIARD-uttrekk fra Noark-systemet (nå som Noark ikke lenger er obligatorisk)?

Arkivforskriften § 28 sier at dersom et statlig organ skal avlevere dokumentasjon som er skapt i et informasjonssystem som er utformet i tråd med Noark 5, skal organet følge retningslinjene i Noark 5 for å produsere uttrekk. Dersom særlige grunner taler for det kan organet inngå avtale om å bruke andre metoder. For versjoner med Noark 4 og bakover er det åpnet for at organet kan ta enten Noark-uttrekk eller SIARD-uttrekk. Det skal avtales med Nasjonalarkivet hvilket uttrekk man leverer. Du kan lese mer her: Veileder om uttrekk for langtidsbevaring – Nasjonalarkivet

Når kravet til Noark bortfaller, oppfatter vi det slik at vi kan skru av integrasjoner mot fagsystemer, og ta uttrekk direkte fra fagsystemet når det avsluttes. Stemmer det?

Det er ikke lenger nødvendig å integrere et fagsystem mot en Noark arkivkjerne for å oppfylle kravene til journalføringsplikt. I noen tilfeller kan en integrasjon fortsatt være en løsning, dersom fagsystemet ikke oppfyller kravene til informasjonssystemer i arkivforskriften § 5. Det er også lurt å undersøke hvem som benytter informasjonen som er overført til arkivet, og om disse brukerne kan få tilgang direkte i fagsystemet. Hvilken løsning man velger bør baseres på en behovs- og risikoanalyse.

Vi skal avslutte vårt Noark-system. Hvor mye skal vi rydde i metadata, filer og database før vi gjør uttrekk for avlevering, for å få det godkjent?

Rydding i arkivet bør være en løpende oppgave, for å holde «orden i eget hus». Når man skal avslutte systemet er det ofte for sent å rydde, og det er stor risiko for at man tukler med autentisiteten. Nasjonalarkivet ønsker å motta autentiske data, og avdekkes det feil og mangler skal disse dokumenteres og forklares, og ikke rettes opp i ved avlevering. Noe opprydding i databasen kan likevel være viktig for å sikre at all informasjon blir med, dersom man avdekker mangler i uttrekket.