Søknad om digitaliseringssamarbeid
Nasjonalarkivet kan ta imot søknader om å inngå samarbeid om digitalisering av arkivmateriale. Mulige samarbeid kan inkludere tilgjengeliggjøring på Digitalarkivet.
Forespørsler som gjelder enkeltopplysninger eller kopibestillinger gjøres via våre kontaktskjema.
Kriteriene for vurdering av digitaliseringssamarbeid er de samme som Nasjonalarkivet ellers benytter for valg og prioritering av arkivmateriale for mediekonvertering. Kriteriene er ikke satt opp i prioritert rekkefølge, søknader vil vurderes opp mot hvert enkelt kriterium.
- Arkivmateriale der digitalisering kan bidra til forskning, journalistikk og økt formidling av kulturarv. For eksempel større markeringer og jubileer.
- Arkivmaterialets fysiske egnethet for skanning vil ha avgjørende betydning for vurderingen av søknaden.
- Søker vil få skriftlig tilbakemelding om hvordan vi vurderer søknaden, samt eventuelt estimert leveringstid. Ved behov inngår vi en nærmere dialog med søkeren.
- Digitaliseringen kan i utgangspunktet bare omfatte arkivmateriale som er beskrevet i Arkivportalen. Søkere kan bli henvist til å besøke våre lesesaler for å spesifisere søknaden nærmere, i de tilfellene katalogene ikke gir nok informasjon. Et lesesalsbesøk eller dialog med våre ansatte kan være nødvendig for å avgrense og/eller konkretisere en søknad.
- Vi krever at dere identifiserer arkivene og arkivstykkene dere søker om å digitalisere. Vi digitaliserer som hovedregel hele arkivstykker (protokoller/esker).
- Dere må regne med å benytte egne ressurser i samarbeidet.
- Vi ønsker en søknad med prosjektskisse og en beskrivelse av bakgrunnen for henvendelsen, slik at vi kan vurdere den på best mulig grunnlag.
- Dere bør på forhånd foreta katalogsøk i Arkivportalen og finne fram til arkivreferanse for materialet dere ønsker skannet.
- Vi anmoder dere om å begrense søknaden så mye som mulig, sørg også for at dere søker om arkivmateriale som er relevant for dere. Er dere usikre på arkivmaterialets innhold vil vi henvise til å besøke våre lesesaler for nærmere undersøkelser og eventuelt begrensning av bestillingen. Ved behov for veiledning kan dere også kontakte vår veiledningstelefon.
- Dersom dere ønsker tilgang til materiale som er klausulert, må det innvilges innsyn i arkivmaterialet før dere kan innvilges tilgang. Søknader om innsyn i taushetsbelagte opplysninger kan sendes skriftlig via skjema (krever innlogging), alternativt som brev i posten. Innsyn bør søkes før søknad om digitalisering, men kan også være en del av en nærmere dialog.