Ny veileder skal hjelpe med å vurdere hva som er arkiv
Alle offentlige virksomheter har plikt til å forvalte dokumentasjon som blir til i virksomheten som arkiv. Nå har Nasjonalarkivet publisert en ny veileder som skal hjelpe virksomhetene med å vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv.
Veilederen er rettet mot offentlige virksomheter og andre virksomheter som er underlagt arkivloven. Den er særlig relevant for de som arbeider med dokumentasjonsforvaltning og arkiv, men kan også være nyttig for andre.
I tillegg til å oppfylle arkivplikten og kravene til dokumentasjonsplan, gir kartleggingen virksomheten en viktig oversikt over hva slags dokumentasjon som skapes og forvaltes, og i hvilke systemer den befinner seg.
Kartlegging gir oversikt
Veilederen kan brukes til å kartlegge egne informasjonssystemer, og til å lage en funksjons- og prosessanalyse. Til sammen gir dette en oversikt over hvilke oppgaver virksomheten har, og hvilken dokumentasjon som blir skapt når disse oppgavene utføres.
Når dette arbeidet er gjennomført, skal virksomheten vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv ut fra kriteriene i arkivforskriften § 1. Veilederen har hjelpespørsmål virksomheten kan bruke i denne vurderingen, og det kan også være andre hensyn enn disse kriteriene som kan gjøre at dokumentasjonen skal forvaltes som arkiv.
Veilederen viser også hvordan virksomheten kan bestemme i hvilket system dokumentasjonen skal forvaltes som arkiv.
Nasjonalarkivets arbeid med nye veiledere
Nasjonalarkivet lager for tiden nye veiledere i tråd med nytt arkivregelverk. Veilederne publiseres fortløpende på denne siden.