Arkivbeskrivelse

En elektronisk katalog blir som regel registrert i en database og fortrinnsvis benyttes informasjonssystemet Asta. I Asta beskrives arkivskaper og arkiv ved hjelp av tekstfelt, kategorier, signaturer og ulike typer relasjoner.

I katalogen beskrives arkivet fra det generelle til det spesifikke, for å bevare eller gjenskape sammenhenger og den hierarkiske strukturen i arkivet og dets deler. Man starter på toppen med arkivskaper og arkiv og går nedover til mappe, eventuelt til dokument.

Følgende opplysninger er med i en elektronisk katalog:

Arkivskaper

Her inngår opplysninger om navn, tidsrom, historikk, samfunnssektor, forvaltningsområde, forvaltningsnivå, organisasjons- og næringskategorier, topografi, samt relasjoner til andre arkivskapere.

Arkiv

Arkivopplysninger bør bestå av navn, tidsrom, ytre proveniens, klausulopplysninger, ordningsbeskrivelse, forhold mellom manuelt og elektronisk arkiv, opplysninger om manglende arkivenheter, angivelse av omfang og en kortfattet innholdsbeskrivelse.
Serie
Serien registreres etter Allment arkivskjema med seriesignatur og tittel, samt tidsrom og omtale. Det er særlig viktig å omtale seriens relasjoner til andre arkivserier. Det er mulig å dele inn hovedserier i underserier.

Stykke

Et arkivstykke er arkivets fysiske lagringsenhet. Det har vanligvis form av en protokoll eller bok, eske eller pakke. Informasjon om stykket består av løpenummer og tittel, samt tidsrom og eventuell innholdsbeskrivelse.

Mappe

En arkivmappe (eller legg/omslag) registreres med nummer, innholdsbeskrivelse og tidsrom.

Dokument

Dette er det laveste beskrivelsesnivået. Hvert enkeltdokument kan registreres med nummer, tittel, tidsrom eventuelt nærmere omtale av dokumentet.

Innholdet i de elektroniske katalogene er tilgjengelig for publikum gjennom Arkivportalen.

De fleste arkivinstitusjoner produserer fremdeles papirkataloger, men nå på grunnlag av et elektronisk registreringssystem.

I en katalog beskrives arkivet fra det generelle til det spesifikke, for å bevare eller gjenskape sammenhenger og den hierarkiske strukturen i arkivet og dets deler. I katalogens innledning gis informasjon om arkivskaper og arkivet som helhet. På nivåene i arkivlisten gis informasjon om henholdsvis arkivserie, -stykke, -mappe og -dokument. Informasjon gis på det høyest mulige nivået. Det skal kun oppgis informasjon som er relevant for det nivået som beskrives, og informasjon bør ikke gjentas.

Et slikt katalogsystem baserer seg på at hver beskrivelse er direkte knyttet til nærmeste overstående enhet i katalogen. Det er sammenhengen mellom de hierarkisk strukturerte enhetene som til sammen gir full informasjon. Et dokument (som beskrives) ligger i en mappe (som beskrives) i et stykke (som beskrives) som tilhører en serie (som beskrives) i et arkiv (som beskrives) fra en arkivskaper (som beskrives).

En papirkatalog består alltid av følgende deler:

Innledning

Her omtales arkivskapers historikk og virkeområde, arkivets tidsrom, ordning og struktur og relasjonen mellom de ulike enhetene, samt opplysninger om kassasjon og elektronisk arkiv.

Arkivliste

Arkivlisten gir detaljert informasjon om hvilke bestanddeler arkivet består av. Den beskriver innholdet i serier, stykker, mapper og dokumenter. En viktig hensikt med arkivlisten er at den skal angi forbindelsen mellom arkivseriene og dokumentene, mappene og stykkene.

Det styrende for rekkefølgen i arkivlisten er derfor seriene, som fungerer som overskrifter og har tilknyttede fysiske arkivenheter. Normalt vil arkivlisten i tillegg til topptekst, overskrift og paginering bestå av fire faste rubrikker for løpenummer, innholdsbeskrivelse, datering og magasinplassering.

En papirkatalog kan inneholde følgende deler:

• Tittelside
• Forord
• Klausulside
• Innledning
• Innholdsfortegnelse
• Arkivliste
• Registre
• Vedlegg

Med et allment arkivskjema mener vi et system av faste signaturer for de forskjellige arkivseriene, oppstilt i en fast rekkefølge.

Målet er at alt materiale i ethvert arkiv skal kunne struktureres etter et slikt skjema, uten at det dermed øves vold på opprinnelig struktur eller proveniens. Seriene kan deles inn i underserier etter behov.

Bak utarbeidelsen av skjemaet ligger et ønske og behov for standardisering. I Norge er det utarbeidet et skjema som anbefales brukt av alle og til alle typer arkiver – både statlige, kommunale og private.

Dersom alle oppbevaringsinstitusjoner følger standarden, vil brukerne raskere og enklere kunne orientere seg i de forskjellige arkivene. Den største fordelen ligger i at det i gjenfinningsmidlene – de tradisjonelle papir- og nettkatalogene – framgår hvilken rekkefølge seriene kommer i og at opplysningene kan komprimeres.

Skjemaet består av tre hovedgrupper med serier og signaturer:
Serie A–E er forbeholdt administrative arkivserier som gjerne produseres av alle arkivskapere med en kontorfunksjon. I de fleste tilfeller er dette hoveddelen av arkivet, både i betydning og volum.
Seriene F–O benyttes på spesialserier, og disse kan disponeres fritt og kan derfor tilpasses strukturen i hvert enkelt arkiv.
Seriene P–Z er tenkt brukt for materiale inndelt etter særskilt funksjon (P–S), medium eller format (T–W) og diverse og referansemateriale (X–Z).

I detalj ser skjemaet slik ut:

A – Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.
B – Kopibøker
C – Journaler og andre overgripende registre
D – Saks- og korrespondansearkiv etter organets hovedsystem
E – Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter eventuelle andre, sideordnede system
F–O – Spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde
P – Personalforvaltning
Q – Eiendomsforvaltning
R – Regnskap
S – Statistikk
T – Kart og tegninger
U – Foto, film og lydopptak
V – EDB og mikrofilm
W – Gjenstander
X – Egenproduserte trykksaker
Y – Andre utskilte arkivdeler, diverse
Z – Referansemateriell

StandArk er Nasjonalarkivets standard for beskrivelse av struktur og innhold av arkiver i Asta, og brukes for alle statlige og private arkiver i Nasjonalarkivet. Standarden er lagt ut til fri avbenyttelse for alle som jobber med Asta og arkiv, og skal sikre at vi får så enhetlige beskrivelser som mulig.

Gode arkivbeskrivelser er nødvendige for å kunne forstå og gjenfinne arkiver. Felles maler og standarder bidrar til å sikre god kvalitet i arbeidet med arkivbeskrivelsene.

StandArk er et malsett som er utarbeidet for å oppnå dette.

Nasjonalarkivet bruker informasjonssystemet Asta 5 til å beskrive sine arkiver. Asta inneholder standardiserte felter og registre, men sier ikke noe om hva slags informasjon som skal legges inn, eller hvordan arkiver og aktører skal registreres. 

Mange bidrar til beskrivelsene i Asta. StandArk skal sikre at data blir registrert på en enhetlig måte, og at likeartede arkiver og aktører beskrives og kategoriseres mest mulig likt.

• StandArk – standard for arkivbeskrivelse

Arkivbeskrivelsene er også tilgjengelige på Arkivportalen.