StandArk – standard for arkivbeskrivelse

Det er viktig at tekstene fremstår i enkel og forståelig språkdrakt.

Skrivereglene (inklusive forkortningslisten) bygger på siste utgave av Finn-Erik Vinjes bok: Skriveregler Oslo 2004.

Faguttrykk forklares nærmere i teksten.
Eksempel: befarenhet, annotasjon, ertsfunn.

Generelle retningslinjer

• Alle seriebeskrivelser skal skrives med hele setninger.

• Dagens skrivenorm brukes i alle tekster. 
  Eksempel: sønnafjells, nordafjells (ikke sønnenfjells, nordenfjells) Jæren (ikke Jæderen)
• Institusjonsnavn skrives med stor bokstav.
  Eksempel: Overhoffretten, Rentekammeret
• Dato og årstall skrives som dag, måned, år.
  Eksempel: 31.01.2008.

• Når det vises til lover og forordninger under hjemmel inne i en setning, skal både opplysninger om dato og årstall for loven være med samt hva loven gjelder. 
  Eksempel: Lov 17.06. 1869 om losvesenet
• Når det vises til ulike lover og forskrifter under hjemmel, brukes punktum for å skille lovhjemlene fra hverandre.

Forkortelser

• kgl. res. (kongelig resolusjon)
• res. (resolusjon)
• kgl. reskr. (kongelig reskript)
• jf. (jamfør) 
• prp. (proposisjon)

Retningslinjene angir hvordan man registrerer restriksjoner i Asta etter at man har tatt stilling til hvilke klausuler som gjelder, for eksempel taushetsplikt etter forvaltningsloven, avtalebaserte klausuler etc.

Det er likevel viktig å være oppmerksom på at en restriksjon som settes ved registrering i Asta, ikke er et endelig og uforanderlig vedtak.

For det første vil det alltid være slik at det kan bes om innsyn i materiale som er påført en restriksjon. Restriksjonen bør vurderes på nytt når dette skjer.

For det andre vil det ofte være slik at det egentlig er opplysninger som gjør at det settes restriksjoner, særlig vil dette gjelde for offentlig arkivmateriale. Dette betyr at også for enheter som det er satt restriksjon på, må det vurderes om det kan være mulig å gi innsyn i deler av materialet.

Her kan du laste ned veiledningen:

I vedlagte dokumentet (se lenke nedenfor) gjennomgår vi aktuelle måter å beskrive relasjoner på i Asta. Reglene er hovedsaklig basert  på brukerveiledninger, kravspesifikasjoner og standarder for Asta, samt aktuell litteratur og gjeldende standarder for arkivbeskrivelse, som ISAD(G).

Arkivbeskrivelse har tradisjonelt vært en av arkivarens kjerneoppgaver. I dag foregår dette arbeidet hovedsakelig i Asta, og bruken av relasjoner er i så måte helt sentral.

Et større og mer finmasket nettverk av relasjoner vil bidra til mer presise og nyanserte arkivbeskrivelser i Asta.

Dersom alle arkivarer er bevisst på å bruke relasjoner ved registrering i ASTA, vil vi få en bedre og mer strukturert fellesdatabase av arkiver og aktører. Vi vil eksempelvis kunne produsere diagrammer over administrasjonshistorie innen ulike sektorer, noe som på sikt vil være arbeidsbesparende. Det vil også medføre forenklet bruk og fremfinning i arkivene.

Dokumentet tar for seg relasjonene som finnes i Asta, med vekt på relasjoner som er særlig nyttige for å heve kvaliteten på arkivbeskrivelsene.

Relasjoner knyttet til aksesjoner og lagringsenheter er ikke behandlet i dette dokumentet, da slike relasjoner primært er knyttet til depotstyringsfunksjoner i Asta.

Du kan laste ned dokumentet her:

Ved registrering i ASTA er noen felt obligatoriske.

Vi har laget en oversikt over disse feltene. Oversikten med anbefalinger om utfylling finnes i dokumentet du finner lenke til nedenfor. 

Hvis du vil lese hele anbefalingen eller vite mer om samtlige felt i ASTA, kan du lese de veiledningene som er utarbeidet for arkivbeskrivelse i ASTA. Henvisning til aktuelt avsnitt i veiledningen finner du i kolonnen Avsnitt.

Obligatoriske felt skal alltid fylles ut (hvis mulig).

Du kan laste ned dokumentet her:

Beskrivelse av aktører

Dokumentet Astaveiledning Aktør (se lenke nedenfor) er en gjennomgang av alle aktuelle felter for å beskrive en arkivskaper/aktør i Asta.

Dokumentet Navnestandard inneholder en oversikt over hvordan arkivskaper-/aktørnavn på regionale, lokale og statlige arkivskapere skal registreres i Asta.

StandArk-gruppen har erfaringer fra ulike bevaringsinstitusjoner. Våre anbefalinger for å beskrive aktører på best mulig måte i Asta er basert på en gjennomgang og synkronising av tidligere arbeider, sammen med nye vurderinger og anbefalinger.

Vi har basert oss på tidligere brukerveiledninger og standarder for Asta, samt tidligere veiledning for registrering av data i Samkatalogen. Vi har lent oss tungt til standardiseringsarbeidet og tekstene som er utarbeidet gjennom FEST-prosjektet. Vi har støttet oss til gjeldende internasjonale standarder for arkivbeskrivelse samt diverse litteratur og oppslagsverk, eksempelvis definisjoner i lovverk og leksikon.

Du kan laste ned dokumentene her:

Beskrivelse av arkiv

Dokumentet Astaveiledning Arkiv (se lenke nedenfor) er en gjennomgang av alle aktuelle felter for å beskrive et arkiv i Asta.

Våre anbefalinger er basert på en gjennomgang og synkronisering av tidligere arbeider sammen med nye vurderinger. Vi har i stor grad tatt utgangspunkt i tidligere brukerveiledninger for Asta, Veiledning for registrering av Samkatalogdata samt anbefalingene som er utarbeidet gjennom FEST-prosjektet. I standardiseringsarbeidet har vi også tatt hensyn til gjeldende standarder for arkivbeskrivelse, som ISAD(G), ISDF og ISAAR(CPF).

Arkivnivået er et overordnet nivå/enhet, og er felles uavhengig av medium. Denne enheten skal omfatte alt arkivmateriale som er skapt av en eller flere arkivskapere.

Arkivskapere som har eksistert over lang tid vil ha skapt store deler av arkivmaterialet sitt på papir, men vil også i nyere tid ha skapt elektronisk materiale. Arkivet vil da bestå av dokumenter både på papir og elektronisk. Arkivet skal beskrives samlet uavhengig av medium.

Du kan laste ned dokumentet her:

Beskrivelse av arkivdeler

I dokumentet Astaveiledning Arkivdel (se lenke nedenfor) gjennomgås alle aktuelle felter for å beskrive arkivdeler i Asta.

Våre anbefalinger for å beskrive arkivdeler på best mulig måte i Asta, er basert på en gjennomgang og synkronising av tidligere arbeider sammen med nye vurderinger og anbefalinger. Vi har basert oss på tidligere brukerveiledninger og standarder for Asta, samt Veiledning for registrering av Samkatalogdata.

Vi har lent oss til standardiseringsarbeidet og tekstene som er utarbeidet gjennom FEST-prosjektet.

I standardiseringsarbeidet har vi også basert oss på gjeldende standarder for arkivbeskrivelse, som ISAD(G), ISDF og ISAAR(CPF).

Du kan laste ned dokumentet her:

Beskrivelse av serie

I dokumentet Astaveiledning Serie gjennomgår vi alle aktuelle felt for å beskrive en serie i Asta. Feltene i de forskjellige redigeringsbildene blir kommentert fortløpende.

Fra hovedbildet går vi til de 15 underliggende fanene og ser på fanene som er aktuelle å bruke på serienivå. Faner som ikke brukes, er kun oppført med en kort benevnelse.  Vi kommenterer feltene fortløpende, og for hvert felt vil det følge med forklaringer på egenskaper for feltet. Det øverste feltet beskriver formålet feltet/feltene i Asta. 

Du kan laste ned dokumentet her:

Dette er en veiledning for hvordan arkivserier skal beskrives i et statsarkiv, og hva slags type opplysninger eller beskrivelseselementer som bør være med ved registrering i Asta (innholdsfeltet på serienivå).

Veiledningen omfatter arkivserier som
– er spesielle i den forstand at de bare finnes hos ett eller to statsarkiv
– inneholder lokale variasjoner som avviker fra en felles ”etatsnorm”.

Følgende 7 beskrivelseselementer bør være med:

1. hjemmel
2. funksjon og formål
3. hovedobjekt og registreringsvilkår
4. arkivdanningsrutiner
5. serie- og arkivstruktur
6. relaterte serier i andre arkiv
7. informasjon og innhold.

Seriebeskrivelsen vil ta utgangspunkt i vedkommende arkivserie slik den forefinnes i det enkelte arkiv, og ikke primært i normative bestemmelser gitt sentralt (med mindre det er gitt slike særskilte bestemmelser for en bestemt virksomhet).

Trekk ved en serie som er felles for en hel etat, beskrives sentralt.

Tekstene under funksjon og formål, hovedobjekt og registreringsvilkår, og arkivdanningsrutiner skrives i fortid. For de øvrige feltene brukes nåtid.

Eksemplene for lokale opplysninger er konstruerte (ikke nødvendigvis korrekte) med utgangspunkt i sorenskriverarkivene og serien Tingbøker.

NB! Det må understrekes at man ikke skal bruke uforholdsmessig mye tid på å finne opplysninger om alle de beskrivelseselementer som her er nevnt. Ofte vil man finne opplysningene etter hvert. Listen med beskrivelseselementer for seriebeskrivelser må primært oppfattes som en sjekkliste over hva slags opplysninger som er relevante å ta med når man registrerer i Asta.

1. Hjemmel

Her angis eventuell hjemmel for føring av arkivserien. Som regel vil dette dreie seg om lokale interne bestemmelser, men det kan også tenkes sentrale bestemmelser som har foreskrevet danningen av en bestemt serie for en bestemt arkivskaper.

Navn på bestemmelsen angis med eventuelle opplysninger om bestemmelsens innhold. Kun bestemmelser som direkte hjemler danningen av vedkommende arkivserie eller funksjon som arkivserien gjenspeiler, tas med.

Er det flere bestemmelser, skal hver bestemmelse begynne med stor bokstav og punktum mellom bestemmelsene.

Datoformatet skal være slik – dd.mm.åååå.
Eksempel: Internt skriv fra sorenskriver NN om føring av alfabetisk navneregister 25.04.1869.

(Fellestekst: Forordning 15.03.1633 om adskillig bestillinger anrørendes. Store recess 27.02.1643 2-6-24 [om tingbøker].)

2. Funksjon og formål

Her beskrives den funksjon som den lokale arkivserievarianten gjenspeiler og det formål den tjener. 
Eksempel: Alfabetregisteret forenklet gjenfinning av rettsreferater.

(Fellestekst: Tingbok er en rettsprotokoll som ble ført ved tinget (derav navnet tingbok). Tingboken dokumenterer de rettslige avgjørelsene ved tinget.)

3. Hovedobjekt og registreringsvilkår

Her skal opplyses hva som er hovedobjekt i denne serien og vilkårene for at vedkommende hovedobjekt er registrert. I noen serier vil hovedobjekt være konkret og avgrenset, for eksempel fartøy i skipsregistrene, og noen ganger mer diffust, for eksempel rettsmøter i tingbøkene.

Deretter beskrives de rammer som er gitt for registreringen og hvilke vilkår som må oppfylles for at registrering skal finne sted. Det kan for eksempel være bestemmelser om hvor stort et fartøy må være for å bli registrert i et skipsregister, bestemmelser om hvor og når sjøforklaringer etter forlis skulle holdes, og bestemmelser om hva som ikke er gjenstand for registrering.

Hensikten er å gi brukerne viten om hva de kan forvente å finne, og hva de ikke finner i vedkommende arkivserie, samt hvor lenge etter en hendelse opplysningene vil være registrert. I en beskrivelse av kirkebøker, er det viktig å få fram at det er opplysninger om personer som er medlem av statskirken man vil finne. Den som den kirkelige handling er rettet mot er seriens hovedobjekt. Medlemmer av kirkesamfunn utenfor Den Norske Kirke vil vanligvis ikke finnes i kirkebøkene. 
Eksempel: Saker utenom de faste tingmøter ble ført i såkalte ekstrarettprotokoller fra 1843. Straffesaker ble ført i egne straffeprotokoller fra 1827. Dommer ble først fra 1896 ført i egne domsprotokoller.

(Fellestekst: Hovedobjekt er det enkelte tingmøte /rettsmøte og sakene som ble behandlet på møtet. Norske Lov av 1687 bestemte at sorenskriveren i tillegg til tingbøker også skulle føre domsbøker, skjøte- og pantebøker. Dette førte til at tingbøkene i større grad ble referatbøker fra tinget.

4. Arkivdanningsrutiner

Her beskrives rutiner og ansvarsforhold rundt arkivdanningen og hvordan selve arkivdanningsprosessen forløp.

Det kan også gis opplysninger om hvor lenge vedkommende arkivserie ble dannet.

Dersom det er vanskelig å skille arkivdanningsrutiner fra serie- og arkivstruktur, er det tilstrekkelig å beskrive alt under ett av punktene og henvise til det andre.
Eksempel: [ingen spesielle lokale variasjoner]

(Fellestekst: Bygdetinget skulle opprinnelig holdes hver måned. Når tinget var lovlig satt, ble først alle offentlige dokumenter og kunngjøringer lest opp, deretter private dokumenter (skjøter, pantebrev mv.), lysing i kull og kjønn og tingsvitner osv.)

5. Serie- og arkivstruktur

Her beskrives hvordan serien er bygget opp og hvordan den er relatert til andre serier i samme arkiv. Dette er viktig for at brukerne skal kunne finne fram i arkivserien og for å forstå hvordan seriene samspiller.

Det bør opplyses om emneinndeling og rekkefølge og hvorvidt typer opplysninger gir henvisning til andre serier i arkivet. I tillegg bør det opplyses om eventuelle forløpere til serien og om serien er etterfulgt av andre serier i arkivet.

Dersom det er vanskelig å skille serie- og arkivstruktur fra arkivdanningsrutiner, er det tilstrekkelig å beskrive alt under ett av punktene og henvise til det andre.
Eksempel: Sakene er i perioder innført direkte i protokollen på tingmøtet. Det kan man lett se av alle overstrykinger, rettinger og den uryddige håndskriften. Alfabetregister i protokollene ble tatt i bruk sporadisk fra 1869 og konsekvent etter hvert. Registrene gir inngang til sakene etter navn på partene.

(Fellestekst: Inngang til serien er dato for tingsesjonen – med behandling av de offentlige straffesakene først, deretter de private rettssakene osv.)

6. Relaterte serier i andre arkiv

Her omtales serier i andre arkiv som funksjonelt og arkivdanningsmessig er tilknyttet den serien som beskrives. For det første bør det angis eventuell forløper og etterfølger. Dette er særlig aktuelt når en oppgave overføres fra en type arkivskaper til en annen. Det vil også være aktuelt å nevne arkivserier i andre arkiv som bygger på opplysninger som er innrapportert med bakgrunn i arkivserien (statistikk, fortegnelser og lignende).
Eksempel: [ingen spesielle lokale variasjoner]

(Fellestekst: Rettsavgjørelser inntil 1660 kunne på landet ankes til lagting og Herredag. Rådstueretten var fra 1607 førsteinstans i byene. I perioden 1660-1797 kunne sakene ankes til rådstuerett, lagting, Overhoffretten evt. Høyesterett osv.)

7. Informasjon og innhold

Her beskrives arkivseriens informasjonsinnhold. Beskrivelsen kan være temmelig detaljert dersom seriens innholdsmessige oppbygning er avgrenset og tydelig. Hvis innholdet er komplekst med stor variasjon må innholdet beskrives mer summarisk.

Innholdsbeskrivelsen skal ikke inneholde vurderinger av seriens brukbarhet i forhold til det å belyse bestemte tema. Bemerkninger om at branntakstprotokoller er en god kilde til bygningshistorie er et eksempel på en type informasjon som ikke føres. Dette er slutninger som i denne sammenheng kan virke forstyrrende og begrense brukernes evne til selv å trekke slutninger om kildens verdi i forhold til sitt bruksformål. Målsettingen her må være å gi så gode seriebeskrivelser at brukerne selv kan trekke egne slutninger ut fra de opplysninger vi har gitt om serien. 
Eksempel: Tingbøkene fra 1600-tallet i dette sorenskriveriet er særlig rikholdige på bumerker.

(Fellestekst: Tinget ble styrt etter fastlagte mønster. Først får vi vite år og dag, tingsted og rettsområde, hvem som styrer retten og navnet på lagrettemennene osv.)

Generelt

Det er et grunnprinsipp at man, så langt mulig, skal bevare den opprinnelige arkivordningen. Man skal derfor i utgangspunktet ikke konstruere arkivserier som ikke eksisterte da arkivdanningen fant sted, men tvert imot bevare eller eventuelt rekonstruere de opprinnelige arkivseriene.

Man skal altså respektere den serieinndelingen som arkivskaper har foretatt. Men dersom opprinnelig ordningsmåte har vært løs og skiftende, kan det noen ganger være fornuftig å konstruere serier.

Seriedefinisjon

Karakteristisk for en arkivserie er at:

1. Dokumentene er ordnet etter felles mønster (inndelingsprinsipp og rekkeordningssystem)

2. Innholdet er ofte av samme karakter (hovedobjektene identiske).

3. Arkivmaterialet fremtrer som ensartet.

Bruksregler for serieinndeling i Asta. Spesialseriene F-O

1. Innenfor spesialseriene F-O bør de enkelte hovedsignaturer (første bokstav) representere overskrifter som speiler arkivskapers forvaltningsområder, hovedarbeidsområder eller funksjoner. Hos sorenskriveren fremtrer dette oversiktlig slik:

F – Rettergang

G – Skifteforvaltning

H – Tinglysning

2. Inndelingen under hver overskrift angir de enkelte serier innenfor forvaltningsområdet. Rekkefølgen bestemmes og innrettes i henhold til ”Prinsipper for seriekodeinndeling”. Serier på dette nivå tildeles signatur med to karakterer. Under overskriften F- Rettergang fremkommer inndelingen da slik:

Fa – Tingbøker

Fb – Ekstrarettsprotokoller

Fc – Sjørettsprotokoller

Seriebetegnelsene på dette nivå skrives vanligvis i flertallsform selv om det ikke er mer enn én protokoll i serien.

De enkelte arkivstykker registreres kronologisk og stigende i hver serie. Hvis det ikke er knyttet arkivsaker til en definert serie, utelates den i arkivet.

Det tillates oppdeling i underserier – Faa, Fab, Fac osv – hvis dette er tjenlig i henhold til prinsipper for seriekodeinndeling. 

Det er et grunnleggende arkivfaglig prinsipp at arkiver så langt mulig skal holdes i sin opprinnelige orden. Det innebærer både at arkiv fra ulike arkivskapere skal holdes atskilt og at den opprinnelige arkivstruktur skal holdes intakt.

Mens proveniensprinsippet gir klare føringer for hvordan arkivene skal være ordnet innenfor hver serie, sier det som regel lite om rekkefølgen mellom seriene. I pakt med proveniensprinsippet må det imidlertid være et grunnleggende prinsipp at rangeringen og rekkeordningen av seriene ikke bryter med den struktur som måtte følge av selve arkivdanningen.

Noen ganger kan disse rangeringsprinsippene komme i strid med hverandre og det er derfor viktig at vi har en formening om en rangering også av prinsippene. Ikke alle prinsipper er like relevante i alle tilfeller, og prinsippene må brukes med et visst skjønn.

Prosjektgruppen vil foreslå følgende rangering, der de fire første er de viktigste å ta hensyn til:

1. Funksjonsprinsippet

Serier som funksjonelt og arkivdanningsmessig hører sammen, bør grupperes sammen uavhengig av de øvrige prinsipper. En slik funksjon kan for eksempel være skifterettfunksjonen. Prinsippet må forstås slik at alle arkivserier som er et resultat av skifterettfunksjonen holdes i en hovedgruppe uavhengig av om det er et register, uavhengig av alder, beslutning osv.

2. Generalprinsippet

Det generelle kommer før det spesielle. Derfor vil ledelsens møtebøker (men ikke alle typer møtebøker), kopibøker, journaler og sakarkiv (som jo samler en rekke ulike funksjoner og oppgaver) komme før alle spesialserier.

3. Mandatprinsippet

Arkivserier som er resultat av virksomhetens primær- eller kjernefunksjoner rangeres foran serier etter administrative funksjoner. Primærfunksjonene er gir virksomheten dens eksistensberettigelse og bør rangeres deretter. Funksjonene rangeres innbyrdes etter hvor viktige de er, sett i lys av virksomhetens mandat.

4. Registerprinsippet

Registre gis rang foran dokumentene som blir registrert (eks. journal foran journalsakene)

5. Beslutningsprinsippet

Beslutningsprosessen og beslutningsnivået gis også betydning for serierekkefølgen. Når referatprotokoller settes først er det et uttrykk for at det høyeste beslutningsorgan rangeres før alle andre og at beslutningene tillegges størst vekt.

6. Vedleggsprinsippet

Protokoller foran vedlegg og løse dokumenter.

7. Aldersprinsippet

Rangering av serier skjer også etter et historisk prinsipp der de eldste seriene har høyest rang (ikke avhengig av alderen på serien i det enkelte arkiv, men serien som fenomen). Kopiboken settes således foran journalen fordi kopiboken som fenomen er langt eldre enn journalen.

8. Arkivskaperprinsippet

Arkivskapers egne produkter kommer foran mottatt materiale.

9. Arbeidsprosessprinsippet

Serierekkefølge bestemmes på grunnlag av hvilket ledd i arbeidsprosessen arkivserie reflekterer. Eksempelvis vil man føre skifteregistreringsprotokoller før forhandlingsprotokoller som igjen kommer før utlodningsprotokoller. Dette fordi registrering av bo gjøres før skifteforhandlingene gjennomføres, mens utlodningen skjer som det siste ledd i bobehandlingen.

Beskrivelse av stykker

Dokumentet Astaveiledning Stykke (se lenke nedenfor) er en gjennomgang av alle aktuelle felter for å beskrive arkivstykker i Asta.

Det er tatt utgangspunkt i redigeringsbildet Stykke i Asta. Feltene i redigeringsbildet blir kommentert fortløpende.

Fra hovedbildet går vi til de underliggende fanene som gjelder ved registrering av stykker. Deretter går vi til feltene under fanen.

Vi opplyser om hva som er formålet med feltet. For hvert felt vil det følge er forklaring på egenskaper for feltet.

Du kan laste ned dokumentet her:

Beskrivelse av mapper

Dokumentet Astaveiledning Mappe (se lenke nedenfor) er en gjennomgang av alle aktuelle felter for å beskrive arkivmapper i Asta.

Våre anbefalinger er basert på en gjennomgang og synkronisering av tidligere arbeider, sammen med nye vurderinger. Vi har i stor grad tatt utgangspunkt i tidligere brukerveiledninger for Asta, veiledning for registrering av Samkatalog-data, samt anbefalingene som er utarbeidet gjennom FEST-prosjektet.

I standardiseringsarbeidet har vi også tatt hensyn til gjeldende standarder for arkivbeskrivelse, som ISAD(G), ISDF og ISAAR(CPF).

Du kan laste ned veiledningen nedenfor (17 sider).

Beskrivelse av dokumenter

Dokumentet Astaveiledning Dokument (se lenke nedenfor) er en gjennomgang av alle aktuelle felter for å beskrive arkivdokumenter i Asta.

Det er tatt utgangspunkt i redigeringsbildet Dokument i Asta. Feltene i redigeringsbildet blir kommentert fortløpende.

Fra hovedbildet går vi til de underliggende fanene som gjelder ved registrering av dokumenter. Deretter går vi til feltene under fanen.

Vi opplyser om hva som er formålet med feltet. For hvert felt vil det følge er forklaring på egenskaper for feltet.

Du kan laste ned dokumentet her: