Om bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning
Formålet med bevaring av offentlige arkiv er å sørge for at arkiv som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden.
Bevaringsverdig materiale skal avleveres/deponeres til et arkivdepot når organet som har skapt materialet (arkivskaper), ikke lenger bruker det i sin virksomhet.
Ikke oppdatert – bruk med forbehold
Denne siden er utarbeidet for regelverket som gjaldt før 1. januar 2026. Henvisningene er gamle, og deler av innholdet kan være feil. Sjekk alltid gjeldende regelverk.
Arkivloven med forskrifter danner det rettslige grunnlaget for arbeidet med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning.
Arkivloven og arkivforskriftene skal sikre at bevaringsverdige arkiv ikke blir kassert:
Arkivlovens § 9 slår fast at arkivmateriale ikke kan kasseres, dvs. slettes eller destrueres, med mindre dette er hjemlet i arkivloven med forskrifter, eller Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjon.
Arkivforskriftens § 15 gir påbud om bevaring av bestemte typer materiale, mens § 14 sier hva slags materiale som skal arkivavgrenses.
Riksarkivarens forskrift, kapittel 7, del II omfatter felles kassasjons- og bevaringsbestemmelser for statsforvaltningen («egenforvaltningssaker»).
Riksarkivarens forskrift, kapittel 7, del III regulerer bevaring og kassasjon i kommuner og fylkeskommuner.
Uhjemlet kassasjon
Uhjemlet kassasjon innebærer at en makulerer, ødelegger eller sletter arkiv uten at dette er hjemlet i lov eller forskrift eller godkjent av Riksarkivaren.
Uhjemlet kassasjon kan føre til at fremtidig forsking kan bli skadelidende. I verste fall kan enkeltpersoner bli ute av stand til å dokumentere sine rettigheter.
Hvordan sikre oversikt?
Det skal utarbeides kassasjonsregler for materiale som:
- Arkivavgrensingikke kommer inn under arkivavgrensingen i arkivforskriftens § 14, eller bevaringspåbudet i § 15
- eller blir omfatta av bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift, kapittel 7.
Kassasjonsreglene skal gi oversikt over hva som skal bevares, og hva som kan eller skal kasseres – eventuelt hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon.
Hva er kassasjon?
For materiale som ikke blir funnet bevaringsverdig for ettertiden, blir det gjort kassasjonsvedtak. Det vil si at materialet ikke skal leveres til et arkivdepot, men kan slettes eller makuleres når organet ikke lenger har bruk for det i sin egen virksomhet.
Arkivmateriale kan ikke kasseres uten tillatelse fra Riksarkivaren.
Hvorfor kasserer vi arkivmateriale?
Det er knyttet betydelige kostnader til oppbevaring og tilgjengeliggjøring av papirarkiv og elektroniske arkiv. I praksis kan en derfor ikke bevare alle arkiv som offentlig forvaltning etterlater seg.
Det skal alltid foretas en bevarings- og kassasjonsvurdering av materialet før avlevering for å sikre det som har verdi for ettertiden.
Kassasjon i elektroniske arkiv
Alle godkjente Noark-4 system skal ha rom for å sette inn kode for bevaring og kassasjon på saksnivå.
I Noark5 kan det også registreres bestemmelser og regler om bevaring og kassasjon.
Når et system bare inneholder nødvendig informasjon, er det lettere å søke i det, og det bli enklere å holde ved like. Alle statlige virksomheter må utarbeide forslag til bevaring og kassasjon for sine elektroniske arkiv, registre og fagsystem.
Elektroniske arkiv omfatter tradisjonelle journal- og arkivsystem (Noark), fagsystem og registre.
Alle godkjente Noark-4 system skal ha rom for å sette inn kode for bevaring og kassasjon på saksnivå.
I Noark 5 kan det også registreres bestemmelser og regler om bevaring og kassasjon. Riksarkivaren oppfordrer forvaltningen om å ta i bruk dette systemet. Når et arkivsystem bare inneholder nødvendig informasjon, blir det lettere å søke og enklere å vedlikeholde.
- Riksarkivet har laget en veiledning for utarbeidelse av en bevaringsplan, til bruk for forvaltningen.
- Riksarkivet har også utarbeidet et register over gjeldende bevarings- og kassasjonsvedtak. Registeret inneholder hovedsakelig vedtak om bevaring og kassasjon av statlig arkivmateriale, men inneholder også enkelte vedtak som gjelder kommunale arkiv.
Generelle bestemmelser
I prinsippet gjelder alle bestemmelser i arkivlov og forskrift både for arkivmateriale på papir og elektronisk.
Dersom du er i tvil om hvordan en bestemmelse skal brukes i det elektroniske arkivet, registeret eller fagsystemet ditt, ta kontakt med Arkivverket.
Riksarkivaren satte høsten 2010 i gang et prosjekt som skulle utarbeide nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommuner, fylkeskommuner og egenforvaltningssaker i staten. Prosjektet fikk navnet BK OFFSEK.
Du kan lese mer om prosjektet og høringen under Riksarkivarens høringer.