Om Nasjonalarkivets tilsynsvirksomhet
Vi fører tilsyn for å øke offentlig sektors arkivbevissthet og kompetanse, og for å kartlegge arkivtilstanden med sikte på å iverksette tiltak for forbedret dokumentasjonsforvaltning.
Vegard Breie
Vårt tilsynsansvar
Offentlige organer er pålagt å følge en rekke lover og forskrifter som stiller krav til dokumentasjon, og som legger føringer for arkivarbeidet. Nasjonalarkivaren har ansvar for å føre tilsyn med arkivarbeidet i offentlige organer, både i stat og kommune.
Tilsyn fra Nasjonalarkivet er kontroll med offentlige organers etterlevelse av arkivlov og forskrifter.
Det er Arkivloven som er rammeverket for Nasjonalarkivarens myndighet, og som setter grenser for vår tilsynsvirksomhet.
Hva er formålet med vår tilsynsvirksomhet?
Tilsyn er et virkemiddel for å bedre forvaltningens arkivhold.
Gjennom tilsyn kan brudd på arkivloven med forskrifter avdekkes. Brudd på arkivloven gir grunnlag for pålegg om utbedringer for å sikre offentlige organers etterlevelse av arkivregelverket, og derigjennom et forsvarlig arkivhold.
Hovedhensikten med tilsyn er ikke å finne feil!
Et viktig mål for tilsynsvirksomheten er å bidra til en bedre forståelse av kompleksiteten i vår tids elektroniske arkivdanning. Her er vi spesielt opptatt av dokumentasjon som dannes utenfor Noark-systemene.
Det er også viktig at arkivene og den administrative ledelsen reflekterer over ansvarsdeling og samarbeid mellom arkivet og andre enheter i organisasjonen, for eksempel IT-avdelingen.
Lovhjemmel
Hjemmelen for Nasjonalarkivets tilsynsansvar er gitt i Arkivlova § 21 Tilsyn:
«Nasjonalarkivet fører tilsyn med at organa rettar seg etter føresegnene i §§ 5 til 15 og forskrifter gitt med heimel i desse føresegnene. Når tilsynet krev det, har Nasjonalarkivet rett til innsyn i dokumentasjon uavhengig av teieplikt.
Nasjonalarkivet fører tilsyn med at fylkeskommunane og kommunane rettar seg etter føresegnene i kommuneloven § 25-1. Tilsynet med fylkeskommunar og kommunar skal førast i samsvar med kommuneloven kapittel 30. Nasjonalarkivet fører også tilsyn med bevaringsinstitusjonar som løyser oppgåver i samband med langtidsbevaring på vegner av fylkeskommunar eller kommunar.«