Avtale om overføring av arkiv til Nasjonalarkivet
Avtalen er et ledd i avleveringsprosessen, og utformes etter at Nasjonalarkivet har mottatt søknad om overføring og tilhørende skjema for arkivbeskrivelse. Avtalen er basert på opplysningene om arkivet som ble sendt inn sammen med søknaden.
Dette er ett steg i avleveringsprosessen
Se den overordnede veilederen for oversikt over hele prosessen og de andre stegene.
Råderett og ansvar for innsyn
Avtalen regulerer blant annet ansvar og råderett over informasjonsinnholdet i arkivet.
Vanligvis foreslår Nasjonalarkivet å overta ansvaret for betjening av innsyn 25 år etter arkivperioden tar slutt. Før denne datoen er nådd, har arkiveier selv ansvaret for innsynsbegjæringer i materialet. Men arkiveier og Nasjonalarkivet har mulighet å forhandle en annen dato for overtakelse av hele råderetten, eller en annen fordeling av ansvaret for innsynskrav.
En forutsetning for at Nasjonalarkivet kan overta den fulle råderetten og dermed innsynsbehandling, er at arkivet ikke lenger er i hyppig bruk hos arkivskaper til egen oppgaveløsning eller til å behandle innsynsforespørsler utenfra. Nasjonalarkivet pleier derfor be om en redegjørelse for dette når avtalen skal utformes.
Når systemet kan avsluttes
Når materialet er overført og endelig godkjent kan arkiveier som hovedregel avslutte opprinnelig system og videreføre dataene i den formen som de selv mener er hensiktsmessig for å kunne gjøre oppslag i materialet.
Avklaringer om dokumentasjonen i arkivet
Ifølge I tråd med arkivforskriftens § 21 skal det avtales hva og hvor mye dokumentasjon som skal overføres.
Dette innebærer blant annet antall registreringer, hvilken tidsperiode dokumentasjonen er skapt i og hvilke filformater arkivet består av.
Det er derfor viktig at dette fremkommer i skjema for arkivbeskrivelse når søknaden sendes.
Iverksettelse av avtalen
Når Nasjonalarkivet og arkiveier har blitt enig om hvilken dokumentasjon som skal leveres, i hvilket format, og forhold knyttet til råderetten, blir avtalen sendt til arkiveier. Avtalen er gjeldende fra den datoen det sendes ut. Partene kan senere bli enige om eventuelle endringer i avtalen.