Forvaltning av dokumentasjon skapt i samhandlingsløsninger
De fleste offentlige virksomheter bruker samhandlingsløsninger for å jobbe enklere og raskere. Det er viktig å ha et bevisst forhold til hvordan dere skal forvalte dokumentasjonen som skapes i slike løsninger.
Ikke oppdatert – bruk med forbehold
Denne veilederen er til regelverket som gjaldt før 1. januar 2026. Henvisningene er gamle, og deler av innholdet kan være feil. Sjekk alltid gjeldende regelverk.
Målgruppe
Denne veilederen er for offentlige virksomheter som bruker samhandlingsløsninger i sin arbeidshverdag. Veilederen er ment for deg som jobber med informasjons- og dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Den kan også være nyttig for deg som jobber med IT-arkitektur, prosjektledelse, eller har systemansvar eller fagansvar for innholdet i slike løsninger.
En samhandlingsløsning er en digital plattform som legger til rette for kommunikasjon, utveksling og samskriving av dokumenter. Samhandlingsløsninger gjør det blant annet mulig å kommunisere gjennom meldinger og video, dele dokumenter, redigere dokumenter sammen i sanntid, styre og gjennomføre prosjekter og dele kalendere. Bruk av samhandlingsløsninger blir en stadig større del av arbeidshverdagen til mange, og kan være med på å effektivisere samarbeid både internt og eksternt, og på tvers av fysisk arbeidssted og virksomhet.
Eksempler på mye brukte samhandlingsløsninger i det offentlige er
- Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Outlook, OneDrive)
- Google Workspace (Drive, Meet, Calendar)
- Atlassian (Jira, Confluence, Slack)
- Trello
- Miro
- Interaxo, Omega365, Dalux
I samhandlingsløsninger foregår det formell og uformell kommunikasjon og samarbeid, hvor behandling av informasjon er overlatt til den enkelte eller en gruppe. Deler av informasjonen er arkivdokumenter.
Samhandlingsløsninger tilbys som skytjenester, ofte omtalt som software as a service (SaaS). Skyløsninger er såkalt «eviggrønne» system, som betyr at leverandøren løpende gjør oppgraderinger og endringer. Virksomheten bør følge med på endringene og aktivt overvåke hvordan disse kan påvirke bruken av løsningene, integrasjoner med andre system og andre lokale tilpasninger og konfigurasjoner av løsningen.
Husk dette ved bruk av skyløsninger
Ved bruk av skytjenester er det særlig viktig at dere har kontroll med og eiendomsrett over egen informasjon.
Kontraktene for bruk av og lagring i skytjenesten er tidsbegrenset, ofte knyttet til et enkelt prosjekt eller annen tidsavgrenset oppgave. Sørg for at avtalen sier noe om hvordan informasjonen skal overføres til dere når tjenesten avsluttes.
Skylagring i utlandet kan utgjøre en risiko for tilgang til og kontroll med informasjonen. Lovgivningen i vertslandet og andre forhold kan påvirke både stabiliteten i tjenesten og muligheten for tilgang til egen informasjon.
Bruk av utenlandske skytjenester for kontorstøtte, kommunikasjon og samhandling som behandler arkivmateriale, er ikke i strid med arkivloven § 9 b så lenge arkivmaterialet lagres fortløpende på en server i Norge.
Les mer om skylagring her.
Dokumenter og annen informasjon som har verdi for virksomheten, og som dokumenterer saksbehandling eller annen oppgaveløsning, skal sikres og forvaltes som arkiv. Dette gjelder også for dokumenter og informasjon som er skapt, mottatt eller delt i samhandlingsløsninger.
Dokumenter har verdi for virksomheten når de
- er et resultat av, eller inngår i, oppgaver som utføres av eller på vegne av virksomheten, som en del av virksomhetens oppdrag
- dokumenterer at lovpålagte oppgaver eller andre eksterne krav til virksomheten er oppfylt
- gir læringsverdi slik at virksomheten kan utføre sine oppgaver på en bedre, billigere eller mer effektiv måte
- kan gjenbrukes som virksomhetens interne hukommelse eller grunnlag for nye oppgaver eller prosesser
- har økonomisk eller juridisk betydning, som bevis på eierforhold, forpliktelser eller rettigheter i relasjon til andre
- er nødvendig for å gjennomføre oppgaver på vegne av virksomheten, og vise at oppgaven er utført i tråd med krav og bestillinger
Uavhengig av størrelsen på oppgaven, bør behovet for å sikre og forvalte dokumentasjon fra oppgaven alltid vurderes. I prinsippet bør det finnes spor av alle oppgaver utført av virksomheten, uavhengig av hvor dokumentasjonen oppstår.
Husk at korrespondanse mellom ulike offentlige organ kan være journalføringspliktig, og at det er egne krav til journalføring og arkivering av disse dokumentene.
Ulike tilnærminger
Dersom det oppstår arkivpliktig dokumentasjon i samhandlingsløsningen, er det to hovedtilnærminger for å sikre at den blir forvaltet på riktig måte:
- arkivering i et dedikert arkivsystem
- manuell overføring
- automatisert overføring med integrasjon
- forvalte arkivet i samhandlingsløsningen
Alternativene kan kombineres, ut fra hva som best passer med innholdet i samhandlingsløsningen og virksomhetens behov.
Arkivering i et eget arkivsystem
Ved overføring av dokumentasjonen til et dedikert arkivsystem, sikrer man at den kan forvaltes i et allerede etablert miljø, med metoder for blant annet kvalitetssikring og arkivuttrekk.
Dersom dokumentasjonen i samhandlingsløsningen er underlagt journalføringsplikt, vil dette alternativet ofte være den enkleste løsningen for å kunne hente ut en offentlig journal.
Overføringen til arkivsystemet kan skje manuelt eller via en integrasjon. Hvilken løsning dere velger kan for eksempel være avhengig av mengden dokumentasjon, hvor kompleks informasjonen er og tilgjengelige ressurser.
I begge tilfeller kan det være en utfordring at dokumentene trekkes ut fra den sammenhengen de ble skapt i. Gode beskrivelser og registrering av metadata i arkivsystemet har da som mål å gjenskape mest mulig av konteksten, slik at man kan forstå dokumentenes innhold og betydning for saksbehandlingen.
Når dere overfører dokumentasjonen til et arkivsystem, fører det også til at virksomheten har den samme informasjonen i to ulike system. Dette må dere ha et bevisst forhold til. Blant annet bør dere lage en retningslinje som sier hva som skal betraktes som «master» dersom det er avvik mellom innholdet i de to systemene. Avvik oppstår som regel hvis noen fortsetter å jobbe med dokumentene i samhandlingsløsningen etter at arkiveringen er foretatt. Tiltak dere kan vurdere, er for eksempel at det lages tekniske sperrer som hindrer dette, eller at arkiverte versjoner merkes for å gjøre brukeren oppmerksom på det.
En manuell overføring kan skje ved at den medarbeideren som skaper eller mottar dokumentasjonen får ansvaret for oppgaven. En bevisst tilnærming til dokumentfangst i samhandlingsløsninger, inkludert kravene til journalføringsplikt og tilgjengeliggjøring av offentlig journal, er viktig for å sikre at data og dokumenter blir riktig lagret og ikke går tapt. Når det opprettes et område med to eller flere deltakere i en samhandlingsløsning, bør det pekes ut og tydeliggjøres hvem som er ansvarlig for forvaltning av dokumentasjon som opprettes og deles der.
Den manuelle overføringen innebærer som regel at dokumentet mellomlagres før det lastes opp i arkivsystemet, etter at brukeren har opprettet saken og registreringen dokumentet skal arkiveres på i arkivsystemet. For noen samhandlingsløsninger kan det også være etablert halvautomatiske integrasjoner, der man manuelt må starte og gjennomføre overføringen ved hjelp av et grensesnitt som gir oppslagsmuligheter mot arkivsystemet.
Risikoer forbundet med manuell overføring
- Arkiveringen blir ikke gjort, fordi dette blir en manuell oppgave utenfor selve oppgaveløsningen.
- Ulik oppfattelse av hva som er arkivpliktig gir ulik praksis blant medarbeiderne.
- Kvaliteten i påførte metadata kan variere.
- Viktige metadata om dokumentene fra samhandlingsløsningen blir ikke registrert i arkivsystemet. Dette kan skyldes at det ikke finnes noen praktisk måte å overføre opplysningene på, som f.eks. data i tilknytning til en godkjenningsflyt.
Et risikoreduserende tiltak er å etablere internkontroll som skal sikre etterlevelse og oppfølgning.
Manuell overføring kan i visse tilfeller ha noen fordeler, spesielt om dokumentasjonen er ustrukturert og vanskelig å beskrive. Den enkelte bruker får da selv mulighet til å vurdere hvilke dokumenter som skal overføres fra samhandlingsløsningen til et arkivsystem, og avgjør hvilke metadata som best beskriver innholdet.
Brukerne av en samhandlingsløsning må være bevisste hvilke dokumenter i løsningen som omfattes av arkiv- og journalføringsplikten. Dette stiller krav til opplæring og rutiner om hvordan arkivering skal ivaretas, enten arkiveringen skjer i samhandlingsløsningen eller ved integrasjon med et dedikert arkivsystem. Les mer på fagsiden om arkivansvaret og arkiveringsplikten.
Med en integrasjonsløsning kan både dokumenter og metadata automatisk overføres samlet fra samhandlingsløsningen til en ekstern arkivkjerne. Dette skjer ved hjelp av en definert tjeneste, også kalt API.
For brukere av samhandlingsløsningen vil en integrasjon ofte oppleves som mer effektiv enn manuell overføring. Det kan også være en kostnadsbesparende og risikoreduserende løsning for virksomheten, om det er større mengder dokumentasjon som skal arkiveres.
Når dere skal ta i bruk en integrasjon fra samhandlingsløsning til arkivsystem, anbefaler vi at dere vurderer:
- Hvilke regler skal settes opp for når data skal overføres til arkivkjernen? Skal overføringen føre til låsing av dokumenter, eller merkes de med metadata i det avgivende systemet som viser at arkivering har skjedd?
- Hvordan oppretter vi saker, journalposter og benytter metadata på en måte som best mulig gjenskaper den konteksten dokumentasjon ble skapt i? Dette er særlig relevant om f.eks. mappestrukturen som brukes for dokumentasjonen i samhandlingsløsningen ikke direkte passer inn i en sak-/journalpoststruktur i sakarkivsystemet, eller at en meldingsdialog må overføres som en PDF for å få den arkivert.
- Bør vi gjøre tiltak for å sikre at også andre arkivpliktige dokumenter blir overført til arkivsystemet, i tillegg til de gitte typene som integrasjonen er konfigurert til å overføre?
Forvalte arkivet i samhandlingsløsningen
Det er mulig å benytte samhandlingsløsningen som arkivsystem, hvis den kan oppfylle noen grunnleggende krav til dokumentasjonsforvaltning.
Krav til dokumentasjonsforvaltning
Et grunnleggende krav er at løsningen støtter virksomhetens retningslinjer for informasjonssikkerhet og tilgangsstyring, som kontrollerer tilgang til, sikkerhet for, og bruk av dokumenter og metadata. Det er viktig at dokumenter kun kan åpnes, endres, brukes, slettes eller hentes ut av brukere som har rett autorisasjon. Metadata må også beskyttes mot uautorisert og utilsiktet sletting og endring.
For dokumenter som er omfattet av journalføringsplikten må det være mulig å registrere nødvendige metadata for journal. Det skal også være mulig å hente ut en offentlig journal.
Arkivdokumentene må kunne vedlikeholdes i formater som sikrer tilgjengelighet og lesbarhet, med lett tilgjengelig programvare, over tid. I arkivsystem er det et viktig prinsipp at kryptering bør unngås, med tanke på at dokumentene skal kunne tas ut og deles med andre, og leveres som et arkivuttrekk.
Eksport og migrasjon av dokumentasjon
Løsningen må gjøre det mulig å ta uttrekk av dokumentene med tilhørende metadata for overlevering til samarbeidspartnere, og som arkivuttrekk. Det må også være mulighet for å migrere dokumenter og metadata til andre system ved behov.
All sletting eller produksjon av arkivuttrekk skal gjøres i tråd med virksomhetens krav og regler for bevaring og kassasjon. Dette er også viktig dersom samhandlingsløsningen skal fases ut og dere skal migrere informasjonen til andre system.
Aktuelle veiledere
Bevaring og kassasjon i informasjonssystemer – Nasjonalarkivet
Veileder om uttrekk for langtidsbevaring – Nasjonalarkivet
Samhandling med andre virksomheter
Samhandlingsløsninger brukes gjerne som kommunikasjonskanal i tidsavgrensede prosjekter sammen med andre virksomheter, og er ikke nødvendigvis omfattet av eksisterende rutiner.
Offentlige virksomheter skal ta stilling til dokumentasjonsansvar ved begynnelsen av et samarbeid, og jevnlig vurdere om tiltakene er hensiktsmessige. På generelt grunnlag bør virksomhetens dokumentasjonsforvaltere sørge for at ansatte som bruker andre virksomheters samhandlingsløsninger er kjent med sitt ansvar. For eksempel, dersom ansatte fra flere ulike virksomheter deltar i å utarbeide og kommentere et dokument, bør opplæringen si når det er behov for å overføre det ferdige dokumentet til virksomhetens eget arkivsystem.
Når dere deltar i samhandlingsløsninger som forvaltes av en annen virksomhet
Aktuelle problemstillinger når dere deltar i samhandlingsløsninger som tilbys av andre virksomheter:
- Hvilken risiko er det for at verten ikke vil opprettholde løsningen?
- Hva om verten har kortere oppbevaringstider enn de deltakende virksomhetene for dokumentasjon skapt i samhandlingsløsningen?
- Må verten konfigurere løsningen slik at andre virksomheters oppbevaringsfrister kan implementeres?
- Kan verten eksportere eller gi tilgang til dokumentasjonen for deltakende virksomheter?
- Tillater sikkerhetsinnstillingene at deltakende virksomheter selv kan eksportere informasjon fra samhandlingsløsningen?
Når dere tilbyr samhandlingsløsninger til andre virksomheter
Tips om hvordan dere kan være et godt vertskap i en samhandlingsløsning:
- Ta opp ansvarsfordeling og rutiner i oppstarten av samarbeidet
- Sørge for å ha kontroll på tilgangsstyring
- Synliggjør hvordan dere forvalter informasjonen i samhandlingsløsningen
- Tilrettelegg for at eksterne deltakere enkelt kan få tilgang til eller eksportere relevant informasjon
Ofte stilte spørsmål og svar
Vi ønsker å bruke en samhandlingsløsning til å sende og motta dokumentasjon fra eksterne virksomheter som informasjonsgrunnlag i vår saksbehandling. Er dette tillatt?
Det finnes ikke noe lovverk som regulerer hvilke kanaler som kan benyttes når dere sender eller mottar dokumentasjon. Dere kan bruke en samhandlingsløsning til å innhente og utveksle dokumenter med eksterne virksomheter. Det forutsetter at dere i forkant har kartlagt og definert hvilken dokumentasjon som er arkivpliktig og hvordan den skal ivaretas i et arkivsystem.
Videomøter med muligheter for transkripsjoner og meldingsutveksling er ofte inkludert i samhandlingsløsninger. Er vi pålagt å gjøre opptak av alle videomøter, lage transkripsjoner eller fange meldingsutvekslingene fra et videomøte?
Nei, offentlige virksomheter er ikke pålagt å gjøre opptak av alle videomøter, lage transkripsjoner eller fange meldingsutvekslingene fra et videomøte. Dere bør følge de samme, etablerte retningslinjene for å dokumentere beslutninger eller andre vesentlige samtaler i videokonferanser som dere ville gjort i et fysisk møte. Vær oppmerksom på at personvernlovgivningen stiller krav til samtykke, og kan sette begrensninger for mulighetene til å ta opptak av videomøter.
Hvis vi bestemmer oss for å gjøre opptak av et videomøte, hvilke arkivkrav gjelder da?
Det er innholdet i møteopptaket som avgjør om det skal sikres og bevares eller ikke. Møteopptak med verdi som dokumentasjon skal tas vare på i samsvar med gjeldende arkivregler for dere som virksomhet. Dersom dere gjør opptak av møtet kun for å lage referat, kan opptaket arkivbegrenses så snart referatet er ferdigstilt.
Vi er en offentlig virksomhet som tilbyr merkantil og juridisk rådgivning som en tjeneste for andre offentlige virksomheter. Vi bruker samarbeidsrom i en samhandlingsløsning, hvor vi i fellesskap utarbeider konkurransedokumenter, og gir råd, anbefalinger og vurderinger i form av spor endringer eller merknader direkte i utkastene frem til ferdigstillelse. Skal disse rådene journalføres og arkiveres?
Det som bør være utslagsgivende er deres egen vurdering av hvilken dokumentasjonsverdi rådene har, og formen de gis på. Det er mange måter å drive rådgivning på. Når råd gis i form av «spor endringer» og merknader i dokumentene, og som finnes i flere versjoner av utkast, kan det argumenteres for at disse rådene like gjerne kunne blitt gitt muntlig.
Vi anbefaler at dere vurderer ulike problemstillinger knyttet til dokumentasjonen:
- Kan det være situasjoner hvor dere har behov for å gå tilbake til tidligere versjoner, for eksempel for å se hvilke råd som ble gitt på andre tidspunkt i prosessen?
- Kan det tenkes situasjoner hvor dere selv har behov for å kunne dokumentere overfor den andre virksomheten hvilke råd dere faktisk gav i tilfelle konflikt?
- Og motsatt, kan det tenkes at den andre virksomheten tar vare på versjonene for egen del, og kan bruke dem som dokumentasjon mot dere? Hva vil da konsekvensen være hvis dere ikke har dokumentasjonen selv?
I tillegg til egne behov bør dere også vurdere andre interessenters behov:
- Har offentligheten rett til innsyn i denne rådgivningen?
- Hva med andre former for kontroll og ettersyn, for eksempel fra Riksrevisjonen? Hva skal dere kunne dokumentere overfor dem, og på hvilken måte?
- Svarer lagringen i samhandlingsløsningen til dette behovet, dersom det er aktuelt?
Det er også viktig å være bevisst på hvem som drifter samhandlingsløsningen, og dermed “eier” dokumentasjonen i løsningen.