Søknad om avlevering til Nasjonalarkivet
Avleveringsprosessen starter formelt når Nasjonalarkivet mottar søknad om avlevering av et arkiv. Søknaden skal inneholde et søknadsbrev, med medfølgende skjema for arkivbeskrivelse, som sendes til [email protected]. Arkiveier står fritt til å legge ved ekstra informasjon til søknadsbrevet.
Dette er ett steg i avleveringsprosessen
Se den overordnede veilederen for oversikt over hele prosessen og de andre stegene.
Søknad og skjema for arkivbeskrivelse
Når arkiveier skal avlevere sitt arkiv til Nasjonalarkivet, sendes først inn et søknadsbrev samt fylt ut skjema for arkivbeskrivelse. Arkivbeskrivelsen hjelper Nasjonalarkivet og fremtidige brukere med tolkningen av datasettet, ved å fortelle om dataenes opphav, for eksempel ved å forklare bakenforliggende saksbehandling eller formålet for registrene som skapes.
Skjema for arkivbeskrivelse
Skjemaet vil danne grunnlaget for avtalen om overføring til Nasjonalarkivet og blir senere brukt i testing og godkjenning av uttrekket.
Det er viktig å fylle ut skjemaet presist. For eksempel brukes skjemaet til å kontrollere at antall registreringer i et arkiv stemmer overens med tallene som er oppgitt i skjemaet. Slik bekrefter arkiveier samtidig at alle relevante data er tatt ut, siden antall registreringer som skal overføres til Nasjonalarkivet er dokumentert.
Opplysningene dere gir ved avlevering brukes ikke bare til å kontrollere arkivpakken. De kan også følge arkivet videre i bevaring, arkivbeskrivelse, søkbare oversikter, Digitalarkivet og senere tilgjengeliggjøring. Dette bidrar til at arkivdata kan deles og gjenbrukes, i tråd med tilgangsregler og regelverk.
Derfor anbefaler Nasjonalarkivet at opplysningene gis så presist og strukturert som mulig.
Det kan være deler av skjemaet som arkiveier ikke kan å fylle ut med en gang. Dette kan gjøres underveis i prosessen. Det er derfor viktig at arkiveier tenker på hvem som må involveres. For å sikre at all informasjon kommer på plass i løpet av avleveringsprosessen er det viktig at arkivskaper involverer ulike interessenter og eksperter i egen virksomhet. I tillegg til de som jobber med informasjonsforvaltning og arkiv er det aktuelt å involvere ledere, systemadministratorer, IT-teknikere og relevante fagavdelinger i avleveringsprosessen.
Søknadsbrev og ferdig utfylt skjema sendes på e-post til [email protected]. Ta kontakt på samme adresse hvis du har spørsmål.
Avklaringer om filformat
Det skal avtales hvilke filformater arkivet skal overføres i, jamfør arkivforskriftens § 30.
Nasjonalarkivet har en liste over filformat som aksepteres for avleveringer. Om filene i et arkiv allerede er i et av de aksepterte formatene, trenger man arkiveier ikke en særskilt avtale for å inkludere disse filene i arkivet før avlevering.
Eventuelle avvik fra dette må avtales særskilt. Hvis det er filformater i uttrekket som ikke finnes på vår liste med aksepterte filformater for avlevering til Nasjonalarkivet, må det opplyses om i søknaden. Det bør må også opplyses om antall filer av de ulike typene, hvorfor filene ikke kan konverteres, eventuelt hvorfor dette ikke er hensiktsmessig.
Annen informasjon til søknad
Systemdokumentasjon
Informasjon om systemer skal medfølge i arkivpakker som overføres til Nasjonalarkivet. Dette kan også legges til ved søknaden, for å tidlig gi innsikt i systemet før avtale utformes.
Dokumentasjons- og bevaringsplan
Nasjonalarkivet anbefaler å gjenbruke informasjonen fra dokumentasjons- og bevaringsplan når skjema for arkivbeskrivelse fylles ut.
Orientering om avvik
Det er viktig at arkiveier informerer om kjente avvik eller andre forhold som gjør det vanskelig å følge krav som stilles i arkivforskrifta, slik at Nasjonalarkivet kan sikre bevaring og bruk av arkivet.
Gradert materiale
Arkiver skal normalt avgraderes før overføring til Nasjonalarkivet. Arkiver som inneholder informasjon gradert etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen godtas kun ved særtilfeller og må avtales særskilt på forhånd. Dersom arkivpakken inneholder gradert dokumentasjon skal informasjonen være merket med hvilken type gradering som gjelder, og det skal på forhånd være avtalt hvordan oversendelsen skal gjennomføres.