Veileder for vurdering av dokumenter med særskilt historisk verdi som gjenstand

Denne veilederen forklarer hvilke kriterier man skal legge til grunn for å vurdere om arkivet inneholder dokumenter som skal bevares i sitt opprinnelige format. 

Målgruppe

Denne veilederen kan brukes av virksomheter som skal mediekonvertere arkiver fra ikke-digitale lagringsmedier til digitalt format, og som skal destruere det arkivet i sitt opprinnelige format. I de fleste tilfeller vil det gjelde papirarkiver. 

Ifølge arkivforskriften er det ikke adgang til å destruere dokumenter med særskilt historisk verdi. Denne bestemmelsen gjelder primært offentlige virksomheter.  

Virksomheten har selv ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon muligens vil ha for juridiske rettigheter og plikter for virksomheten selv eller for andre. 

Regelverk

Når skal man bruke veilederen?

Når et arkiv er vurdert som bevaringsverdig, må det avgjøres hvilket format arkivet skal bevares i – sin opprinnelige form eller digital. Dersom arkivet skal overføres til langtidslagring, må dette avklares med arkivdepot. 

Skal arkivet destrueres i sin opprinnelige form etter at mediekonverteringen er gjennomført, må virksomheten forsikre seg om at originaldokumenter som har særskilt historisk verdi som gjenstand ikke blir destruert. 

Vi anbefaler at de aktuelle dokumentene identifiseres før mediekonverteringen starter, slik at man lager seg rutiner for hvordan dokumentene skal håndteres under mediekonverteringen og hvordan de eventuelt skal overføres til arkivdepot. 

Hva betyr «særskilt historisk verdi som gjenstand»? 

Begrepet «særskilt historisk verdi som gjenstand» innebærer at den fysiske informasjonsbæreren har spesielle kvaliteter som gjør at mediet i seg selv er bevaringsverdig, eller at informasjonen er avhengig av dets fysiske form for å kunne forstås fullt ut.  

I et moderne arkiv, skapt i en digital sammenheng, vil man unntaksvis finne dokumenter som må bevares i sin opprinnelige form. I de aller fleste tilfeller er det informasjonen i dokumentet som må bevares for ettertiden.  

Hjelpespørsmål

Det kan være nyttig å stille noen konkrete spørsmål. Men før du gjør det er det viktig å huske at et dokument både er det fysiske objektet og informasjonen det inneholder.  

• Er det mulig å bruke informasjonen uavhengig at det fysiske objektet? 
• Er det andre kvaliteter ved det fysiske objektet som gjør at man ikke kan destruere det etter mediekonvertering? 

Videre kan dere stille følgende spørsmål:  

• Har det fysiske objektet en verdi utover informasjonen det inneholder? 
• Går dokumentasjonsverdien tapt ved destruksjon av det fysiske dokumentet? 
• Har dokumentet en økonomisk verdi?  
• Har dokumentet en estetisk eller kunstnerisk verdi?  
• Har dokumentet en fysisk form som i seg selv er interessant for studier eller forskning? (Papirkvalitet, trykk, stempel, segl e.l.) 
• Er dokumentet knyttet til berømte personer, historiske personer, steder eller hendelser som gjør at det skaper en publikumsinteresse? 
• Kan dokumentet brukes i en utstilling eller museum? 
• Gir det oss en ekstra opplevelse av autentisitet å se og føle på dokumentet? 

Overføring til arkivdepot

Dersom arkivet skal destrueres etter at mediekonvertering og kvalitetskontroll er gjennomført, skal originaldokumenter med særskilt historisk verdi som gjenstand skilles fra det resterende materialet. Materialet skal ordnes og avleveres til arkivdepot i sitt opprinnelige format. Tidspunkt for overføring skal avtales på forhånd med arkivdepot.

Arkivdepot stiller ikke krav til at arkiveier må finne dokumenter med særskilt historisk verdi i ethvert arkiv. Veilederen er ment å være til hjelp slik at man unngår å destruere slike dokumenter.