Veileder for konvertering av papirarkiver

Denne veilederen forklarer hvordan virksomheter kan konvertere sine avsluttede analoge arkiver til et digitalt format.

Hva sier lovverket om mediekonvertering?

Kravene som gjelder ved mediekonvertering av arkiver for digital bevaring er beskrevet i arkivforskrifta kapittel 3. De tekniske kravene til konverteringen finner dere i arkivforskrifta § 16.

Praktisk gjennomføring

Planen dere laget for gjennomføringen av mediekonverteringsprosjektet, brukes nå i den praktiske gjennomføringen.

Dere har nå:

• skaffet dere en oversikt over arkivmaterialet, og vet hvilken dokumentasjon som skal langtidsbevares
• inspisert det fysiske arkivmaterialet og fått oversikt over hvordan arkivet er bygget opp, hvordan det er sortert og klassifisert, hvor stort det er, hvilke dokumenttyper og formater det inneholder, papirkvalitet, tidsperioder og om det finnes materiale som trenger ekstra tilrettelegging før konverteringen
• sjekket om noe av materialet skal bevares i originalformat, selv om dokumentet er skannet og bevart elektronisk
• fastsatt retningslinjer for kvalitetskontroll
• laget en plan for hvordan prosjektet skal organiseres

Vi anbefaler at dere tar kontakt med oss for avklaringer og veiledning før dere starter med selve skanningen.

Metadata og detaljnivå

For at et mediekonvertert arkiv skal være lett å finne fram i og bruke, er det viktig at materialet blir godt beskrevet. Dette gjøres ved å registrere nødvendige metadata om det konverterte arkivet og sørge for at metadataene er korrekt knyttet til de skannede dokumentene.

Metadataene skal gi oversikt over arkivet og gjøre det mulig å navigere mellom de ulike delene av dokumentasjonen. Det er særlig viktig å dokumentere hvem som har skapt arkivet, og hvordan arkivet opprinnelig var strukturert.

Hvilke metadata som er mest nyttige, vil variere avhengig av hvor ofte arkivet brukes, og hvilke behov virksomheten eller arkivdepotet har for gjenfinning og bruk.

Lage nytt digitalt register

Når dere skal lage et nytt digitalt register for et mediekonvertert arkiv, kan dere ta utgangspunkt i eksisterende informasjon. Hvis arkivet tidligere har vært registrert i en elektronisk journal, kan metadata derfra gjenbrukes. Har arkivet en papirjournal, gir denne ofte et godt grunnlag for å beskrive materialet.

Det er også mulig å hente nøkkelinformasjon direkte fra saksmappene, bruke arkivkoder eller videreføre andre ordningsprinsipper som arkivet allerede er strukturert etter. Målet er å sikre at arkivet blir oversiktlig og enkelt å finne fram i etter konverteringen.

Når metadata bør registreres, kan variere. For noen vil det være mest hensiktsmessig å gjøre dette i forkant av skanningen, mens andre kan registrere informasjonen parallelt med skannearbeidet. Valg av fremgangsmåte bør tilpasses hvordan konverteringsarbeidet er organisert i virksomheten.

Hvis arkivet skal avleveres til Nasjonalarkivet, er det viktig å ta kontakt tidlig for å avklare hvilke metadata som skal inngå i det nye elektroniske registeret.

Skanning

Arkivmaterialet må som regel klargjøres for skanning. Dette kan enten gjøres i forkant, eller under selve skanningen.    

Klargjøring innebærer:

• fysisk rensing – fjerne stifter, binders, plastlommer, og lignende
• fjerne sammenhefting på innbundet materiale;
• eventuell rydding av feilarkiverte dokumenter

Det er viktig å skanne originaldokumentene med riktig oppløsning og fargegjengivelse. Da sikrer dere at dere ikke mister informasjon i skanningsprosessen. Dokumenter skal skannes i fullfarge med oppløsning på minimum 300 ppi, med lavest mulig komprimering. Vurder høyere oppløsning hvis dere skal skanne fotografier og tegninger.

Dokumentene bør lagres i et av de aksepterte filformatene. Filnavnene må være unike.

Under hele skanneprosessen er det viktig å kontrollere at det ikke har skjedd dobbel mating av dokumenter, eller at relevant innhold har blitt tildekket av bretter eller fremmedelementer. Dokumentene skal være rotert og beskåret riktig.

OCR-behandling

Når tekstdokumenter konverteres fra papir til digitalt format, kan det være aktuelt å ta i bruk teknologi som gjør dokumentene maskinleselige, for eksempel OCR. Maskinleselighet gjør det mulig å søke direkte i dokumentinnholdet og gir bedre muligheter for gjenfinning og bruk.

For arkivmateriale som skal avleveres til Nasjonalarkivet, er det et krav at dokumentasjonen er maskinleselig i henhold til arkivforskrifta § 16.

Kvalitetskontroll og dokumentasjon

For å sikre at resultatet av mediekonverteringen blir best mulig, og at den digitale arkivversjonen er pålitelig, er det viktig å dokumentere alle deler av prosessen og kravene som stilles til konverteringen.

Dere skal utføre løpende kvalitetskontroll av konverteringsprosessen for å sørge for at:

• skanningen er komplett
• dokumentene er skannet med riktig kvalitet
• formatkravene er oppfylt, dvs. at filene er lagret i et gyldig format
• lagring av bildefilene er vellykket
• de skannede dokumentene er koblet til riktige elektroniske metadata

Konverteringsprosessen skal dokumenteres med:

• beskrivelse av produksjonslinjer og alle ledd i konverteringsprosessen
• hvilken type utstyr som ble brukt og hvor konverteringen ble utført
• kravspesifikasjon som ble stilt til konverteringen hvis den ble utført av andre enn arkivskaper

Destruksjon av papirarkiv etter skanning

Det er forbudt å destruere papirversjonen av arkivet før Nasjonalarkivet har testet og godkjent den konverterte arkivversjonen. Dere må dokumentere at alle krav er fulgt i konverteringsprosessen, og at vi har sendt et formelt godkjenningsbrev, jf. arkivforskrifta § 18.

Dere har selv ansvar for å vurdere om noen originaldokumenter eventuelt må bevares av juridiske hensyn, for eksempel ved krav om håndskrevet signatur. I tillegg er det forbud mot destruksjon av bestemte dokumenttyper.