Veilederen er laget for alle virksomheter som er underlagt reglene om journalføring. Det gjelder blant annet statlige og kommunale organer, og virksomheter som fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrifter. 

Ny ordlyd, samme innhold 

Ordlyden i reglene om journalføring er endret i den nye arkivforskriften (§ 14), men innholdet er i praksis det samme som før.   

Den nye bestemmelsen slår fast formålet med journalføringen: «Eit organ skal føre journal for å leggje til rette for offentleg innsyn.» 

I § 14 første ledd andre punktum er formuleringen «verdi som dokumentasjon» erstattet med «verdi som stadfesting av dei tilhøva dei gjeld». Grunnen er at begrepet «dokumentasjon» har fått en videre definisjon i den nye arkivloven. Ordlyden tar også høyde for at reglene gjelder virksomheter som ikke er omfattet av arkivloven. 

Journalen er en kronologisk oversikt over saker og dokumenter i virksomheten. Den gir oversikt over saksbehandlingen, og viser når en henvendelse kom inn, og hvordan den ble fulgt opp. Den legger også til rette for innsyn og åpenhet, og gjør det enklere å finne igjen dokumentene senere.  

Tre spørsmål som hjelp 

Veilederen bygger på tre spørsmål. Svarer du ja på alle tre, skal du journalføre dokumentet: 

• Er dokumentet et saksdokument? 

• Er det sendt inn til eller ut av virksomheten? 

• Er dokumentet gjenstand for saksbehandling, og kan det senere brukes til å bekrefte forholdene det gjelder? 

Den går gjennom hvert spørsmål med eksempler, og slår blant annet fast at formatet ikke avgjør om noe er et dokument. En e-post, en SMS, en chat i Teams og et Miro-brett kan alle være dokumenter.  

I tillegg forklarer den unntakene, blant annet for organinterne dokumenter og dokumenter i innsynssaker.  

Journalføringsplikt og arkivplikt 

Et dokument kan være arkivpliktig selv om det ikke skal journalføres. Hvis du er usikker på om noe skal journalføres eller er arkivpliktig, anbefales det å se de to veilederne i sammenheng for å gjøre de nødvendige vurderingene. Se Nasjonalarkivets veileder for vurdering av hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv her. 

Les veilederen her: Veileder for journalføring