Forberedelser: Avtale og arkivbeskrivelse

Overføring av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot starter med en avtale. Ved avtaletidspunktet trenger Nasjonalarkivet trenger en del opplysninger om arkivet og det er Nasjonalarkivet som bestemmer tidspunkt for avlevering eller deponering.

For å sikre best mulig resultat bør den enkelte virksomhet informere om kjente avvik eller andre forhold som gjør det vanskelig å følge krav som stilles i riksarkivarens forskrift. Ved at virksomheten og Nasjonalarkivet blir enige før arkivversjonen produseres er det større sjanse for at arkivversjonen blir godkjent.    

Ferdig utfylt skjema sendes på epost til [email protected]. Ta kontakt på samme adresse hvis du har spørsmål.

Arkivversjon og arkivuttrekk

Når avtalen er inngått kan man starte å produsere arkivversjonen. En arkivversjon er den samlede leveransen av arkivuttrekk og øvrig dokumentasjon som skal mottas av arkivdepotet ved avlevering eller deponering. Et arkivuttrekk er det datainnhold som skal hentes ut av et system og inngå som arkivversjonens hoveddel.

I tillegg inneholder arkivversjonen teknisk beskrivelse av arkivuttrekket og systemet det er hentet ut fra, samt informasjon som dokumenterer innhold og kontekstinformasjon knyttet til arkivmaterialet. I riksarkivarens forskrift beskrives to metoder for å produsere arkivversjoner, en som følger Noark-avleveringsformat og en metode for datauttrekk fra arkivsystemer som ikke følger Noark.

En arkivversjon kan overføres til Nasjonalarkivet som en deponering eller avlevering. At en arkivversjon er deponert betyr at Nasjonalarkivet kun oppbevarer en kopi. Arkiveier har i deponeringstiden selv ansvaret for bevaringen og bruken av materialet. Dersom arkiveier i løpet av deponeringstiden gjør endringer i materialet, som å kassere saker, rette sakstitler eller endre graderinger må en ny arkivversjon produseres. Etter avtalt deponeringstid vil deponeringen få status som en avlevering. Nasjonalarkivet overtar da råderetten over og ansvaret for bevaringen av materialet. Arkiveier skal ikke slette data eller dokumenter fra databasen så lenge materialet er deponert.

En arkivversjon har tradisjonelt hatt en deponeringstid på 25 år før status endres til avlevert. Nasjonalarkivet ser nå at materialet i mange tilfeller vil være klart for avlevering på et tidligere tidspunkt. Deponeringstiden vil derfor settes ved avtaleinngåelse.

Arkivformater

Riksarkivarens forskrift, §5-17 angir hvilke formater som er gyldige arkivformater.

Forskriften åpner for OOXML format for presentasjoner, regneark og dokumenter. Dette tilsvarer .docx, .pptx og .xlsx for nyere Microsoft Office dokumenter fra Word, PowerPoint og Excel. Ved bruk av disse formatene ønskes det en PDF/A i tillegg. Tidligere binære Microsoft Office filformat er ikke gyldige arkivformat og skal konverteres til egnet format.

Arkivuttrekk for langtidsbevaring

Langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale gjøres gjennom et arkivuttrekk. Kort fortalt betyr det å ta alle bevaringsverdige data og elektroniske arkivdokumenter ut av systemet i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring. Det finnes ulike metoder for å ta uttrekk, for eksempel Noark 5-uttrekk, SIARD og tabelluttrekk.

• Veileder om uttrekk for langtidsbevaring

Ved innlevering av arkiv etter Noark 4- og 5-standarden skal Riksarkivaren sin sjekkliste ved overføring av elektronisk arkivmateriale benyttes.

Sjekklisten gir en kortfattet oversikt over mange av kravene som stilles til Noark-arkivuttrekk som skal overføres til Nasjonalarkivet, samt hvordan kravene skal tolkes.

Pakking og overføring

Overføring skal på forhånd være avtalt med Nasjonalarkivet.

Avgiver skal først opprette en arkivpakke lokalt hos seg. Arkivpakken skal så overføres gjennom Nasjonalarkivets overføringsløsning. 

For å lage arkivpakken, skal man bruke programvaren Arkade 5.

Arkade 5 er Nasjonalarkivets egenutviklede test- og pakkeverktøy for arkivuttrekk. Arkade 5 hjelper deg som arkivskaper med å produsere ferdige arkivpakker i henhold til gjeldene arkivpakkestandarder og krav i riksarkivarens forskrift. Arkade 5 er tilgjengelig som skrivebordsapplikasjon for Windows, og kommandolinjegrensesnitt for Linux, macOS og Windows.

Testing av arkivuttrekk

Nasjonalarkivet utfører en rekke tester og kontroller på arkivuttrekkene før de godkjennes. Dette inkluderer virus- og sjekksumkontroll, kompletthetstester, tekniske tester og tester opp mot Noark-standard. Hensikten med dette er å sikre at arkivet er autentisk, komplett og at det kan gjenbrukes.

For testing av arkivuttrekk fra Noark 4-systemer brukes det egenutviklede testverktøyet ArkN4. For testing av arkivuttrekk fra fagsystemer, Noark 3- og Noark 5-systemer brukes testverktøyet Arkade 5. Alle testverktøyene lager detaljerte testrapporter, som vanligvis sendes arkivskaper og uttrekksprodusent for kommentering.

Under testing tar Nasjonalarkivet kontakt med arkivskaper. Ofte vil det være behov for dialog rundt avvik som testverktøyene ikke kan avgjøre bakgrunnen for. Dette er normalt. Autentiske avvik skal beholdes, mens feil som skyldes uttrekksprosessen må rettes opp. Informasjonen i uttrekket skal langtidslagres i den stand den har vært brukt i saksbehandlingen.

Godkjenning av arkivuttrekk

Når et arkivuttrekk er godkjent, får arkivskaperen et godkjenningsbrev. I motsatt tilfelle, ved avvisningsbrev, må arkivskaper som regel produsere et nytt og korrigert arkivuttrekk.

Når et arkivuttrekk er godkjent, blir det registrert som ferdig og langtidslagret. Et arkivuttrekk er vanligvis en deponering, som betyr at Nasjonalarkivet kun oppbevarer en kopi. Arkivskaper har i deponeringstiden selv ansvaret for bruken av materialet. Etter avtalt deponeringstid, vil deponeringen få status som en avlevering. Nasjonalarkivet overtar da råderetten og ansvaret for materialet.