Pakking av arkiv i Arkade 5 for overføring til Nasjonalarkivet
Overføring av en arkivpakke skjer etter at det er inngått en avtale om dette med Nasjonalarkivet.
Dette er ett steg i avleveringsprosessen
Se den overordnede veilederen for oversikt over hele prosessen og de andre stegene.
Arkiveier skal først opprette en arkivpakke lokalt hos seg. Arkivpakken skal så overføres gjennom Nasjonalarkivets overføringsløsning.
For å lage arkivpakken, skal arkiveier bruke den nyeste versjonen programvaren Arkade 5.
Arkade 5 er Nasjonalarkivets egenutviklede test- og pakkeverktøy for arkivuttrekk. Arkade 5 hjelper deg som arkiveier med å produsere ferdige arkivpakker i henhold til gjeldene arkivpakkestandarder og krav i arkivforskrifta. Arkade 5 er tilgjengelig som skrivebordsapplikasjon for Windows, og kommandolinjegrensesnitt for Linux, macOS og Windows.
Før man pakker arkivet oppretter man en mappe med alle filer og undermapper som skal følge med arkivpakken. Husk å inkludere øvrig systemdokumentasjon slik som skjema for arkivbeskrivelse og eventuelle sjekklister for overføring, systembeskrivelser, kodelister, skjermbilder og liknende i en mappe som heter «sysdok».
Det er hovedmappen der filer om arkivstruktur og overordnede metadata (f.eks. arkivuttrekk.xml, arkivsktruktur.xml, addml.xml og siardfil.siard) ligger som skal lastes inn i Arkade 5.
- Start «Arkade 5»
- Trykk «Velg mappe»
- Gå til den lokale hovedmappen der innholdet til arkivuttrekket ligger. Alle filene i mappen velger blir pakket.
- Trykk «Velg mappe»
- Velg aktuell «Arkivtype». Dersom du ikke har et Noark- eller SIARD-uttrekk, velg «Fagsystem».
- Trykk «Last inn uttrekk»
- Dersom du har et standardisert uttrekk kan du nå teste arkivet ved å trykke «Start testing» og få vist testresultatet ved å trykke «Vis rapport». Testing er ikke nødvendig for overføring.
- Trykk «Opprett pakke»
- Fyll ut metadata om arkivet, arkivskaper og arkiveier. Se forklaring under
- Trykk «Opprett pakke»
Velg mappe der arkivpakke (TAR) og overføringsfil (XML) skal lagres.
Både TAR-filen og XML-filen får samme navn, som er en unik UUID-identifikator (Universally Unique Identifier). Navnene på filene skal ikke endres.
Metadata om arkivet
Man påfører metadata om arkivpakken ved å fylle ut de aktuelle feltene i Arkade 5.
Her er de obligatoriske metadataene for overføringer til Nasjonalarkivet, og en forklaring til hvert felt:
- Arkivbeskrivelse En kort, overordnet beskrivelse av arkivets innhold
- Avtalenr. Nasjonalarkivets saksnummer
- Arkivskaper Opprinnelig arkivskaper, opphavet til arkivet
- Overfører Ansvarlig organ for overføring av arkiv til depot. Arkiveier.
- Kontaktperson (Overfører) Kontaktperson hos arkiveier
- Produsent Teknisk uttrekksprodusent. Ofte en tjenesteleverandør
- Eier Eierskap og råderett til arkivet/arkivuttrekket
- Skaper av informasjonspakke Virksomhet som skaper arkivpakken
- Kontaksperson (Pakkeskaper) Navn på den som overfører arkivet på vegne av arkiveier
- E-post (Pakkeskaper) E-postadressen til den som overfører arkivet for arkiveier. Mottar opplastingsinvitasjon.
- Mottaker Depotinstitusjon som mottar arkivpakke – «Nasjonalarkivet»
- System Systemet for arkivskaping. Som systemnavn, bruk det etablerte navnet hos dere.
- Uttrekkssystem Programvare som produserte arkivuttrekket
- Startdato Dato for første registrering i uttrekket
- Sluttdato Dato for siste registrering i uttrekket
- Pakketype Informasjonspakketype etter OAIS-standarden. For overføring til depot brukes «SIP».