Veileder for midlertidig utførsel av arkiv til utlandet
Offentlige virksomheter som av ulike årsaker har behov for å midlertidig føre arkiver ut av landet, må søke Nasjonalarkivet om tillatelse. Denne veilederen tar for seg ulike typer utførsel, og hvordan man søker.
Ikke oppdatert – bruk med forbehold
Denne veilederen er til regelverket som gjaldt før 1. januar 2026. Henvisningene er gamle, og deler av innholdet kan være feil. Sjekk alltid gjeldende regelverk.
Målgruppe
Veilederen er laget for offentlige virksomheter som har behov for å føre arkiv ut av landet midlertidig. Dette er vanligvis aktuelt i forbindelse med
- skanning av papirarkiver i utlandet
- frakt av papirarkiver mellom to steder i Norge, via et naboland
For lagring av digitalt arkivmateriale i utlandet, les mer i Skylagring og skanning i utlandet.
Utførsel krever dispensasjon fra regelverket
Det er som hovedregel forbudt å føre offentlige arkiv ut av Norge ifølge arkivloven § 11, men Nasjonalarkivet kan gi dispensasjon etter søknad.
Arkivlova § 11.Vilkår for utførsle og lagring av arkiv utanfor Noreg
Det er forbode å føre ut av landet dokumentasjon i arkiv som er lagra på fysiske medium.
Forbodet gjeld ikkje
a. for arkivfagleg forsvarleg mellombels bruk til forvaltningsformål eller rettslege formål
b. for arkivfagleg forsvarleg mediekonvertering, konservering eller sikring innanfor EØS-området i avgrensa tidsrom
c. i andre særlege tilfelle når Nasjonalarkivet gir løyve.
Departementet kan gi forskrift om kva vilkår som skal gjelde ved lagring av digitale arkiv utanfor Noreg.
Valg av tjenesteleverandør
Husk at det alltid er virksomheten selv som i siste instans er ansvarlig for arkivene som sendes ut av Norge. For å få dispensasjon fra arkivlovens § 11 er det avgjørende at sikkerheten til arkivene er ivaretatt.
For frakt av papirarkiver mellom to steder i Norge, via et naboland, gå til punkt om Transport via utlandet.
Et vilkår for dispensasjon til utførsel er at tjenestetilbyderen er en aktør innenfor EU/EØS.
I kontrakten må tjenestetilbyderen forplikte seg til å sikre arkivene mot skader og tilgang for uvedkommende, både under frakt og på lokasjonen for skanneoppdraget.
Avtale om henting, transport, oppbevaring, skanning og retur til arkiveier er inngått med tjenesteleverandør
Materialet skal holdes i opprinnelig orden, og returneres i samme orden som det hadde da det ble mottatt av den utenlandske tjenestetilbyderen. Dette er nødvendig for at arkivene ikke skal få redusert sin dokumentasjonsverdi.
Hvis dere skal skanne papirarkiver for deretter å destruere originalene, skal dette følge gitte krav. Les mer våre veiledere:
-
Veileder for konvertering av papirarkiver
-
Veileder for vurdering av dokumenter med særskilt historisk verdi som gjenstand
Søk om dispensasjon i god tid før arkivene skal føres ut av landet. Dokumentasjon på at Nasjonalarkivet har gitt dispensasjon fra utførselsforbudet skal følge transporten. Dette kan bli kontrollert ved grensepasseringer
Om søknad, dispensasjonsperioden og tolldeklarasjon
Arkiveier må søke. En søknad sendt på vegne av arkiveier vil ikke bli godkjent.
- Krysse av for at du opptrer på vegne av en virksomhet. Fyll inn virksomhetens organisasjonsnummer og en kontaktperson i virksomheten.
- Fylle inn navn på enhet/etat/kommune
- Oppgi dato for utførsel og tilbakeføring til depot i Norge. Hvis ikke datoen er bekreftet, oppgi antatt dato. Hvis originalene ikke skal returneres til depot i Norge, oppgi prosjektets sluttdato.
- Beskrive hvilke typer arkiv det gjelder, for eksempel eiendomsarkiv, sakarkiv eller byggesaksarkiv.
- Oppgi ytterår for arkivmateriale utførselen inneholder. Det gjelder fra eldste dokument til nyeste dokument (startår til sluttår).
- Oppgi antall hyllemeter.
- Oppgi hvilke arkivformater arkivene inneholder, for eksempel papir, foto eller film.
- Oppgi tjenesteleverandør. Hvis prosjektet er delt på flere tjenesteleverandører, oppgi alle.
- Bekrefte at forhold som frakt, oppbevaring, arkivenes tilgjengelighet underveis i prosjektet er del av en undertegnet kontrakt. Andre detaljer knyttet til sikring av arkivene må også komme frem av kontrakten.
- Oppgi om arkivene skal tilbakeføres til arkiveier etter fullført prosjekt eller ikke.
- Legge ved den undertegnede kontrakten mellom arkiveier og tjenestetilbyder. Har dere andre relevante dokumenter kan disse også lastes opp her.
Enkelte prosjekter kan trekke ut i tid. Dersom dere opplever at prosjektperioden må forlenges krever ikke Nasjonalarkivet en ny søknad. Dere må melde oss om forsinkelsen, med referanse til saken.
I forkant av henting og frakt av arkiver vil det stilles visse krav fra Tolletaten før den faktiske transporten kan iverksettes:
- Ved deklarasjon av frakten hos tolletaten (i TVINN-systemet) skal dispensasjonsvedtak være godkjent og kunne legges ved registreringen.
- Ved grensepassering skal sjåføren, i tillegg, ha medbrakt en papir/elektronisk versjon av dispensasjonen.
Manglende registrering og godkjent dispensasjon for utførsel vil resultere i at arkivene ved grensekontroll vil bli nektet utførsel. Tolletaten har en gjeldende policy om å varsle Nasjonalarkivet i slike tilfeller.
Søknadskjema for utførsel til utlandet
Skanning for destruksjon i utlandet
I visse tilfeller ønsker en kommune eller statlig virksomhet å skanne sine papirarkiver for deretter å destruere originalene. Her skal søker kort redegjøre for dette i søknaden om dispensasjon fra arkivlovens § 9b. I de tilfeller der destruksjon av papiroriginaler ligger som et ledd i prosessen, må søker være bevisst på følgende:
- Søker må ha gjort seg kjent med vilkårene for skanning for destruksjon, jf, kap. 8 i riksarkivarens forskrift. Her fremkommer krav som må oppfylles før en eventuell destruering. Se også Veileder for konvertering av papirarkiver, for videre lesning.
- Originalene som skal destrueres bør også være bevaringsvurdert med tanke på hvorvidt enkeltdokumenter kan ha en særlig verdig i sitt originale format. Søker kan lese mer om dette i veileder for vurdering av dokumenter med særskilt historisk verdi som gjenstand.
Transport via utlandet
I noen tilfeller går den mest hensiktsmessige transport-ruten mellom to steder i Norge via et naboland. Transport av arkiver via et naboland regnes som utførsel, selv om arkivene kun skal være utenfor Norges grenser i et kort tidsrom.
Dere må søke om dispensasjon på forhånd for å kunne transportere arkiver via utlandet. Sjåføren må ha med seg dokumentasjon på at Nasjonalarkivet har gitt dispensasjon fra utførselsforbudet. Dette kan bli kontrollert ved grensepasseringer.
Hvis dere skal transportere arkiver på denne måten på regelmessig basis, kan dere i samme skjema søke om langtidsdispensasjon på inntil fem år. Langtidsdispensasjon forutsetter at transporten fortsetter på samme vilkår som på søknadstidspunktet, og at dere melder om eventuelle endringer. Dette kan for eksempel være bytte av transportør, land eller omorganisering av virksomheten. Ved behov kan Nasjonalarkivet forlenge dispensasjonen.
En risiko- og sårbarhetsanalyse er ikke et eksplisitt krav for denne type dispensasjoner, men vil kunne tillegges noe vekt i tilfeller der svært store mengder arkiver skal fraktes, regelmessig over flere år.
- Krysse av for at du opptrer på vegne av en virksomhet. Fyll inn virksomhetens organisasjonsnummer og en kontaktperson i virksomheten.
- Fylle inn navn på enhet/etat/kommune
- Oppgi hvilke land transporten skal gå gjennom.
- Beskrive hvorfor virksomheten har behov for å frakte arkiver gjennom et naboland.
- Oppgi om søknaden gjelder et enkelttilfelle, eller regelmessig transport i en periode på opptil fem år.
- Opplyse om navn på transportfirma.
- Risiko- og sårbarhetsanalyse.
- Kopi av undertegnet kontrakt med transportfirma.
Søknadsskjema for transport via utlandet
Utførsel omfattet av annet lovverk
Hvis arkivet som skal føres ut av landet inneholder visse typer materiale kan det være flere regelverk som gjelder. Kart, foto eller segl av en viss alder omfattes av Forskrift om utførsel og innførsel av kulturgjenstander. Utførsel av slikt arkivmateriale krever egen søknad i tillegg til dispensasjon fra utførselsforbudet.
Søknadsskjema finnes på Kulturdirektoratets nettsider. Det kan også være hensyn i personvernforordningen (GDPR) dere må merke dere.