Veileder for overføring av papirarkiv
Denne veilederen er for statlige virksomheter som har fått godkjenning til å avlevere sine papirarkiv til Nasjonalarkivet. Her finner du informasjon om prosessen fra å kartlegge til å ordne og avlevere arkivet.
Ny hovedregel
Arkivmateriale skal nå som hovedregel avleveres digitalt til Nasjonalarkivet.
Avlevering på papir er kun mulig etter godkjent søknad om unntak fra arkivforskrifta § 20 og avtale med Nasjonalarkivet etter arkivforskrifta § 21 d.
Fra 01.01.2026 ble ny arkivlov og arkivforskrift iverksatt. Dette har medført endringer i hvordan Nasjonalarkivet forholder seg til papiravleveringer (analoge avleveringer). Dette er de endringene som i hovedsak påvirker papiravleveringer:
- Ønskes papiravlevering av hele eller deler av et arkiv, må man søke om å få unntak fra hovedregelen.
- 25-30 års grensen for å kunne avlevere har bortfalt.
- Hovedregelen for statlige organer er at ved en avlevering av arkivmateriale på papir, overføres råderetten automatisk til Nasjonalarkivet
- Stifter skal fjernes ved papiravleveringer.
Kriterier som kan gi grunnlag for få innvilget en papiravlevering
Arkivmateriale skal som hovedregel avleveres digitalt til Nasjonalarkivet. Det vil si at det må foreligge en godkjent søknad om unntak fra arkivforskrifta for å kunne få avlevere på papir. Det kan føre til en merkostnad å starte ordningsarbeid før Nasjonalarkivet har godkjent avleveringsformat.
For å kunne få avlevere på papir må en avtale være på plass mellom arkivskaper og Nasjonalarkivet. Avtalen vil spesifisere hva som er godkjent, og på hvilket grunnlag det er godkjent.
Nasjonalarkivet behandler søknader om unntak for arkivmateriale som blant annet
- har særskilt historisk verdi som gjenstand
- skal oppbevares i sitt originale format ifølge annen særlovgivning
- ble klargjort for avlevering etter reglene i den gamle arkivloven fra 1992
- er tilvekst til allerede avleverte arkiver
Beslutningen om arkivmaterialet kan avleveres på papir foretas ut ifra en skjønnsmessig helhetsvurdering. Dette kan blant annet gjelde arkivets omfang, arkivmaterialets fysiske tilstand og arkivets ytterår.
Arkivmateriale som er fra 1950 eller tidligere skal avleveres på papir så lenge Nasjonalarkivet ikke har fattet vedtak om noe annet.
Gjeldende regler ved avtale om papiravlevering
Når et arkiv er godkjent for å avleveres på papir må arkivet være:
- ordnet i samsvar med gjeldende lovverk (arkivlova, arkivforskrifta og bevaringsforskrifta) og standarder (StandArk og Allment arkivskjema)
- ute av administrativt bruk, eller det skal være avtalt en refusjonsløsning med Nasjonalarkivet
Ordning
Når det er godkjent av Nasjonalarkivet at arkivet skal leveres på papir starter ordningsprosessen.
Veiledning
Nasjonalarkivet har veiledningsplikt ovenfor offentlige og private virksomheter som skal avlevere sitt arkivmateriale til oss.
Undersøk internt i egen organisasjon om det foreligger et koordinert avleveringsløp opp mot Nasjonalarkivet, før dere kontakter oss.
Kartlegging
For å forstå hvordan alle dokumentene i et arkiv henger sammen, og for å kunne etterlyse materiale som eventuelt mangler, må du aller først skaffe deg en oversikt over virksomheten og arkivene:
- Hvilke år har virksomheten eksistert?
- Hvilke oppgaver har virksomheten hatt?
- Har den gjennomgått større omorganiseringer?
- Hvilke avdelinger har eksistert?
- Har virksomheten skiftet navn?
- Forsøk også å finne alle arkivnøkler, instrukser og planer for arkivet (du bør finne det meste av dette i arkivplanen). Arkivnøkler legges ved til slutt i sakarkivet, og som en PDF ved godkjenning av lister.
- Samle inn alt arkivmateriale.
Skriv historikken inn i avleveringslisten.
Samle inn alt materiale som hører til den arkivperioden som skal avleveres. Krev inn materiale som er utlånt til saksbehandlere og ledere, samt undersøk om det finnes arkiv i lagerrom, kjellere kontor loft, eller i andre lokaler der materiale blir satt bort. Alle deler av arkivet skal avleveres. Husk at arkivet ikke bare består av sakarkiv, journaler, kopibøker og møtereferater, men også av for eksempel fagserier og registre. Kart, tegninger og fotografier kan også være en del av arkivet.
Dersom det foreligger en tidligere avlevering, skal arkivmaterialet ses i sammenheng med denne. Dere kan se påArkivportalen eller ta kontakt for veiledning/utfyllende informasjon.
Sortering
Når du sorterer og ordner arkivmaterialet skal du følge proveniensprinsippet.
Ikke bland sammen arkiv etter ulike virksomheter
Arkiver fra ulike virksomheter ordnes hver for seg. Behold den indre ordningen i arkivet/arkivene.
Arkiver fra ulike virksomheter ordnes hver for seg, og registreres i hver sin avleveringsliste. Aller først må du derfor fastslå hvem som har skapt arkivmaterialet – på fagspråk heter det å fastslå arkivmaterialets ytre proveniens (opprinnelse). Det betyr bl.a. at hvis en virksomhet har gjennomgått en større omorganisering, så skal arkivet før omorganiseringen holdes for seg, og arkivet etter omorganiseringen for seg. Se eksempel nedenfor.
Iblant endrer en virksomhet navn uten at det medfører endringer for virksomheten. I slike tilfeller skal du ikke sette skille i arkivet, men du må opplyse om navneendringen i innledningen til avleveringslisten og i aktørbeskrivelsen.
Proveniensprinsippetbetyr også at man skal beholde den indre ordningen i et arkiv så langt som mulig i ordningsarbeidet, og ikke sortere om på materialet. Det heter at man tar hensyn til arkivets indre proveniens.
En arkivserie er en del av et arkiv som har hatt en viss funksjon. Brevjournaler er eksempel på en type serie, kopibøker er en annen og korrespondanse en tredje. Men det er ikke bare materiales funksjon som definerer en serie – måten materialet er ordnet på kan også definere en serie. Se eksempel nedenfor.
Du skal sette opp de ulike arkivseriene innenfor hvert arkiv, serie for serie. Rekkefølgen på seriene skal følge Allment arkivskjema.
Mange syns at det i denne fasen av arbeidet er praktisk å gi alle arkivstykker et løpenummer som registreres i en provisorisk liste, slik at man får en oversikt over arkivets innhold. Denne nummereringen blir ikke den samme som i den endelige avleveringslisten, den er bare et arbeidsredskap. Metodikken er særlig aktuell i kaosarkiver.
Et eksempel kan være arkivene etter Fyrvesenet, Havnevesenet og Losvesenet som i 1974 ble slått sammen til Kystverket. Disse skaper til sammen 4 arkiv: Fyrvesenet, Havnevesenet og Losvesenet fram til 1974 og Kystverket etter 1974.
Dekker protokollen årene 1960-1985 er det siste år som gjelder, og arkivskaper er derfor Kystverket. Den samme protokollen bør også nevnes under forløperen, slik at man unngår å skape en lakune i det arkivet.
Korrespondanse kan være ordnet etter ulike prinsipp i ulike perioder – den kan være ordnet kronologisk fram til 1970, og ordnet etter arkivnøkkel etter 1970. De ulike ordningsprinsippene gjør da at korrespondansen danner to separate serier. Man skal altså ikke prøve å samordne de to seriene ved ordning av arkivet.
Det samme gjelder dersom det finnes flere parallelle korrespondanseserier. For eksempel kan det finnes en serie korrespondanse til direktøren, en serie korrespondanse til forstanderskapet og en serie korrespondanse sortert på forretningspartnere. Disse danner da tre separate arkivserier.
Rensing
Fjern binders, stifter, plastlommer, plaststrips, spiralinnbinding, skilleark, gummistrikk, mv. Post-it skal også fjernes, men husk å ta en kopi av lappen dersom innholdet er vesentlig.
Stifter skal fjernes. Unntaket er om fjerning av stiften vil forårsake skade på dokumentets innhold, eller at dokumentet er av særskilt historisk verdi og denne vil forringes ved en fjerning av stiften. Det er også unntak om det er andre særlover som viser til at dokumentet skal bevares i sin originale form.
Stift og binders kan erstattes med et papiromslag (A3-ark) for å holde papirdokumentene samlet. Vanlig kopipapir, som tilfredsstiller internasjonal standard ISO 9706 kan brukes til dette. Informasjon om at papiret tilfredsstiller ISO 9706 finnes utenpå innpakningspapiret.
I de tilfeller arkivmateriale også inneholder fotografisk materiale skal ikke vanlig kopipapir benyttes som omslag. Her må papiret tilfredsstille andre krav i tillegg til ISO 9706.
Ved fjerning av binders og stifter er det viktig å ikke skade arkivmaterialet. Når det fjernes stifter fra nyere dokumenter som er i god stand kan stiftefjerner benyttes. Rustne binderser og stifter fjernes enklest på følgende måte:
Fjerning av rustne binders fra gamle dokumenter
Fjerning av stifter fra gamle dokumenter
Fysisk tilstandsvurdering av arkivet
Om arkivmaterialet er skittent, muggent, fuktig eller skadet kan det ikke avleveres som det er. Støv og skitt børstes eller støvsuges bort. Ved fuktskader eller mugg skal Nasjonalarkivet kontaktes så tidlig som mulig.
Arkivlokaler der arkivet er oppbevart må i tillegg være kartlagt med insektsfeller, bl.a. for å hindre mottak av materiale infisert av skjeggkre.
For å få avleveringen godkjent, skal den fysiske tilstanden av arkivmaterialet vurderes. Tilstandsvurderingen fylles ut i et eget skjema. Nasjonalarkivet har laget et skjema som skal brukes i forbindelse med vurderingen.
Arkivbegrensning og kassasjon
Om arkivbegrensning og kassasjon ikke har vært gjort før, må det gjøres før avlevering. Det er slikt som ikke har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Eksempler kan være eksterne trykksaker, konsept/kladder, ekstra kopier, reklame, referanselitteratur, julekort, innkomne rundskriv som ikke har ført til saksbehandling m.m.
§ 5 i arkivloven og § 1 i arkivforskriften omtaler hva et organ skal forvalte som arkiv.
§ 4 til og med § 17 i bevaringsforskriften fastsetter hvilken dokumentasjon som skal tas vare på for ettertiden av egenforvaltningssaker i statlige organ.
§ 18 i bevaringsforskriften omtaler dokumentasjon som gjelder statlige organ sine faglige ansvarsområder. Statlige organ skal utarbeide framlegg om hva som skal bevares for ettertiden av dokumentasjon som gjelder deres faglige ansvarsområde, og som ikke er omfattet av § 4 til og med § 17. Kriteriene i arkivforskriften § 2 skal legges til grunn for framlegget. På grunnlag av framlegget avgjør Nasjonalarkivet hvilken dokumentasjon som skal bevares for ettertiden.
Om du ikke vet om det finnes godkjent bevarings- og kassasjonsplan for din virksomhet kan du søke i vårt bevarings- og kassasjonsregister eller ta kontakt med oss.
Nasjonalarkivet tar ikke imot arkiv der det ikke er utført kassasjon før avleveringen.
Pakking
Arkivbokser, mapper og omslag
Det er viktig å pakke arkivmaterialet i godkjente arkivbokser, mapper og omslag. Dette beskytter arkivmaterialet mot ytre påvirkning som for eksempel lys, støv, skitt samt hindrer arkivmaterialet i å brytes ned. Ved avlevering til Nasjonalarkivet skal esker, mapper og omslag oppfylle krav i internasjonal standard for papir ISO 9706 og ISO 16245.
Mapper og omslag
Arkivdokumenter som hører sammen, hører til samme sak, eller som er registrert med samme arkivkode samles i en mappe. Mappene skal være tykt papir som gir stabilitet i esken. Istedenfor å bruke binders og stifter for å holde dokumenter i mappen sammen, kan man bruke papiromslag (A3-ark). Vanlig kopipapir, som tilfredsstiller internasjonal standard ISO 9706 kan brukes til dette. Omslagene og mappene skal være ligninfri, syrefrie og buffret (eller med bufferkapasitet) fordi det beskytter papiret fra nedbrytning.
Merk hver mappe med relevant informasjon, f.eks. saksnummer, arkivkode, emne, tekst fra arkivnøkkel og årstall. Erstattes en eldre mappe med en ny, må man huske å ta vare på all relevant informasjon fra det eldre omslaget.Ny tekst skal skrives med blyant eller arkivbestandig penn. Nasjonalarkivet anbefaler bruk av blyant til merking av omslag og mapper. Blyant har bedre holdbarhet enn penn. Det er best å bruke en blyant med en viss hardhet (f.eks. HB hardhet).
Kravene til bruk av penner reguleres av ISO-standard. Den aktuelle standard er ISO – 11798. Standarden skal ivareta at lesbarhet og holdbarhet sikres over tid.
Boksene
Pakk arkivboksene slik at arkivmaterialet ikke tar skade. For få og for mange dokumenter i en arkivboks skader arkivmaterialet.
Arkivmappene pakkes i arkivbokser. Arkivboksene må være konstruert slik at de brettes sammen og ikke limes sammen. De skal ikke ha noen form for metall, klips, lim eller nagler. Arkivboksene skal være inntil 9,5 cm brede i A4 eller folioformat. Folioformat er en størrelse mellom A3 og A4 som var mye brukt før 1930. Boksene skal tilfredsstille internasjonal standard ISO 9706, ISO 16245 i tillegg være PAT-sertifisert (Photographic Activity Test). Andre formater skal også følge de ovennevnte internasjonale standarder og være PAT-sertifisert.
Boksene skal ikke pakkes så fulle at man må bruke makt for å ta ut dokument av dem. Det skal heller ikke være for få dokumenter slik at papirene krøller seg i boksen. Blir ikke boksen full så kan det benyttes mapper som brettes for å gi støtte, eventuelt benytt en mindre boks.
Protokoller
Protokoller legges i arkivbokser, med ryggen ned. Da blir de mindre utsatte for støv og slitasje. Protokollene registreres da som mapper i en arkivboks, og boksen etiketteres.
Dersom det ligger løse ark i en protokoll, skal disse tas ut og plasseres samlet i omslag i arkivboksen. En henvisning om hvorfra dokumentene er tatt ut, gjøres på omslaget. Dette bør også noteres i avleveringslisten i innholdsfeltet.
Ringpermer og andre innbindinger
Ringpermer og andre innbindinger skal ikke bli med ved avlevering. Ringpermen sliter etter hvert papiret i stykker, og arkene vil falle ut. Metallet i permen kan også ruste. Ta derfor ut papirene fra permene og legg dem i mapper i arkivbokser. Dette gjelder også papirer som er innbundet i andre sekundære innbindinger som er laget av blant annet plast, metall eller bruker bokskruer.
Avleveringslisten
Nasjonalarkivet har utarbeidet avleveringsliste for registrering (listeføring) av arkivmateriale, for de som ikke benytter seg av ASTA7. Avleveringslisten skal godkjennes av Nasjonalarkivet før avlevering.
I avleveringslisten skal hver arkivboks og hver protokoll registreres på stykkenivå og få sitt eget nummer. Dersom det finnes mapper/flere protokoller i en arkivboks, skal de også ha løpende nummer i feltet for mapper. Strukturen i et arkiv og i avleveringslisten skal følge Allment arkivskjema. Unntaket er fagseriene (spesialseriene) for virksomheten.
Skriveregler følger StandArk.
Allment arkivskjema
- Bokstavene A – E: Serier med administrativt materiale som virksomheten selv produserer
- Bokstavene F – O: Benyttes fritt til spesialserier. Her kan virksomheten gi egne navn til seriene.
- Bokstavene P – S: Serier som er basert på materialets funksjon
- Bokstavene T – W: Serier som er skapt på spesielt medium eller format
- Bokstavene X – Z: Serier med litt forskjellig materiale
Husk at det ;alltid skal opprettes underserier (f.eks. Aa, Fb, Fd). Hver underserie skal ha eget navn. Arkivstykker skal ikke registreres direkte under en hovedserie (A, B, C, D…).
Før registreringen starter:
- Avleveringsliste for registrering av arkivmateriale lastes ned og lagres på eget område – husk separate lister for hvert arkiv.
- Følg veiledningen/forklaringen som ligger innbakt i avleveringslisten for registrering av arkivmateriale.
- Dersom en mappe, et arkivstykke, en arkivserie eller hele arkivet skal sperres for innsyn, skal lovhjemmel som ligger til grunn for klausuleringen, samt hvor lenge materialet er klausulert registreres i avleveringslisten.
- Bruk gjerne Avleveringsliste – utfylt eksempelsom supplement i registreringen.
Hjelp til avleveringslisten
Hjelpespørsmål ved registrering i avleveringslister
Har vi
- riktig navn på arkivet?
- skrevet kort omtale av arkivet?
- ført inn fra og til år på arkivet?
- ført inn klausul/restriksjoner/hjemmel og år, hvis hele arkivet skal unntas offentlighet?
- ført inn hvilket kassasjonsgrunnlag som er benyttet?
Har vi
- riktig navn på arkivskaper/aktør?
- skrevet kort omtale av aktøren/arkivskaperen? Det vil si hvilke oppgaver aktøren/arkivskaperen utfører og en historikk som tar for seg de større endringene som har hendt over tid?
- ført inn riktig tidsperiode arkivskaper startet (og sluttet)?
Har vi registrert etter strukturen i Allment arkivskjema?
Har vi
- sett om arkivmaterialet dekker lakuner i tidligere avleveringer?
- riktig navn på serien (f.eks. møtebøker)?
- riktig seriesignatur (f.eks. Aa)?
- opplysninger om serien som sier noe om seriens innhold, egenskap, oppbygging og hvordan det brukes utover det navnet tilsier?
- datert riktig på eldste og yngste dokument/protokoll i serien?
- vurdert om hele serien skal klausuleres? (klausul settes på laveste nivå, mappe om mulig)
- sett om arkivmaterialet dekker lakuner i tidligere avleveringer?
- registrert inn arkivstykker i serien?
- registrert inn riktig stykkenummer, stykkenavn, innhold, fra-til år, evt. arkivkoder og klausul/restriksjoner/hjemmel og år på stykkenivå?
- registrert inn på mappenivå hvis det var flere mapper/protokoller i et stykke(arkivboks)?
- registrert inn riktig mappenummer, mappenavn, innhold, fra-til år, arkivkoder (om det er oppgitt) og klausul/restriksjoner/hjemmel og antall år på mappenivå (om den skal klausuleres)?
Etikettering
Hovedregelen er at etikettene skal være maskinleselige. Det vil si at de inneholder en QR-kode. Denne skapes ved bruk av programvaren ASTA7. Nasjonalarkivet kan bistå med å produsere godkjente etiketter etter at avleveringslisten er godkjent.
Etiketter skal festes på arkivboksens framside med lim som er motstandsdyktig mot aldring og kjemisk stabilt.
Etikettene skal ha opplysning som navn på arkiv, serie, arkivstykkets nummer og innhold samt tidsperiode.
Målene for standardetiketter er på 85 mm x 85 mm. Egenproduserte etiketter skal produseres i papir som oppfyller krav i internasjonale standard for papir ISO 9706.
Et anbefalt alternativ til dette formålet er å bruke lim av Etylvinyl acetat (EVA), som har vist seg å være stabil over lang tid. Det finnes tilgjengelig produkter på markedet som er egnet for dette formålet og oppfyller kravene ISO:16245.
Be alltid leverandørene om dokumentasjon på at produktene tilfredsstiller ISO-standardene.
Før arkivet blir etikettert må det avgjøres hvor det skal sendes. Nasjonalarkivets depot i Mo i Rana har en egen infrastruktur som krever at etikettene limes annerledes enn for de som skal til Nasjonalarkivet for øvrig. Får dere beskjed om å sende arkivet til Mo i Rana skal etiketten limes på toppen av lokket på arkivboksen.
Om dere skal bestille etiketter fra trykkeri må QR-kodene eksporteres i pdf-form etter at katalogen for arkivet er ferdig importert i vår ASTA7-base.
Kravspesifikasjoner for etiketter i bestilling:
- 80 x 80 mm med runde hjørner.
- Hvit, PE matt, Superpermanent lim.
Sending
Avleveringstidspunkt skal være avtalt før arkivet sendes inn.
Legg arkivstykkene i riktig rekkefølge etter avleveringslisten når arkivet pakkes i flytteesker eller lignende. Det gjør det enklere å pakke opp arkivet. Det blir spesielt viktig når det er snakk om store avleveringer.
Merk flytteeskene med løpenummer (1, 2, 3 osv.). Større avleveringer skal alltid leveres på plastpall eller i bur, og transportør må surre plast rundt materialet slik at det ikke velter/faller av under transporten eller blir vått.
Ikke alle stedene Nasjonalarkivet holder til har truck, og det kan derfor være nødvendig å sende materialet med lastebil utstyrt med lift. Ta derfor kontakt med den depotinstitusjon som skal ta imot avleveringen før dere bestiller transport.
Arkivene som er nedpakket, skal sendes som “pakke til bedrift” eller med egen transport fram til mottakslokasjon.
Vi gjør oppmerksom på at sendingen ikke skal være i transitt over helg.
Kopi av godkjent avleveringsliste og utfylt fysisk tilstandsvurdering skal følge med den fysiske avleveringen.
Arkivskaper dekker alle kostnader knyttet til frakt og overføring av arkivmaterialet frem til plassering i arkivdepotet.
Og etterpå?
Når Nasjonalarkivet har mottatt arkivet vil det bli kontrollert. Etter hvert blir informasjonen i avleveringslisten lagt ut på Arkivportalen. Da vil vi sende ut en kvittering på at arkivet er mottatt, godkjent og at vi overtar råderetten fra dette tidspunktet, om ikke noe annet er avtalt.
Og du har nå vært med på å gjøre vår kulturarv tilgjengelig for ettertiden!