Veileder for overføring av arkiv fra private virksomheter
Har din private virksomhet et arkiv som dere tenker kan ha historisk verdi og som dere ønsker å bevare for ettertiden? Her får du hjelp til hvordan du kan gå fram.
Hva er arkiv fra en privat virksomhet?
Med private virksomheter mener vi her en organisasjon (forening eller lag), bedrift (firma, foretak, konsern, selskap), stiftelse eller institusjon.
Enhver privat virksomhet skaper arkiv. Det kan f.eks. være styresaker, korrespondanse, personalmapper, regnskap, foto og film. Dette kan være lagret på papir eller digitalt på harddisker, i fagsystemer og i skytjenester.
De fleste arkivbevarende institusjoner ønsker å motta arkiver fra private virksomheter. De kan være svært gode kilder til forståelsen av samfunnet vårt og vår felles historie.
Målgruppe
Denne veilederen er for deg som har ansvar for arkiv i en privat organisasjon, bedrift, stiftelse eller institusjon. Den er skrevet for dere som vurderer å bevare og overføre arkivet til en bevaringsinstitusjon.
Hvorfor overføre arkivet?
Private virksomheter er og har i lang tid vært en vesentlig del av det norske samfunnslivet. Arkivene deres inneholder dokumentasjon som kan bidra til å forstå utviklingen av det norske samfunnet.
Det kan være flere argumenter for å overføre arkivet til en bevaringsinstitusjon.
Dette er de viktigste:
Formidle historie og identitet
Mange private virksomheter har en lang historie og ofte forløpere bakover i tid. Selv om disse nå har opphørt, vil arkivmateriale etter dem utgjøre en viktig del av den nåværende virksomhetens historie. Arkivmateriale kan brukes til å formidle denne historien, skape stolthet, tilhørighet og identitet, både internt og eksternt.
Merkevare og markedsføring
Historisk dokumentasjon etter virksomheten kan ha stor verdi til markedsføring i dag. Vi har mange eksempler på at bedrifter gjenbruker gamle logoer, reklamer, foto og dokumenter i sin markedsføring. Dette kan være med på å bygge merkevare og profilere virksomheten.
Spare plass og penger
Ved å overføre et arkiv til en arkivinstitusjon sparer man både lagringsplass og lagringskostnader.
Trygg og sikker lagring
Ved å overføre elektronisk materiale til en bevaringsinstitusjon sikres materialet bedre. Dette gjelder enten arkivet er på papir, elektronisk, eller begge deler. Du får en sikker håndtering av personopplysninger og trygge oppbevaringsforhold med sikkerhet mot brann, tyveri og skadeverk. Du får en sikker håndtering av personopplysninger og trygge oppbevaringsforhold med sikkerhet mot brann, tyveri og skadeverk. Samtidig blir nødvendige datamigreringer ivaretatt.
Økt tilgjengelighet
Ved å overføre et arkiv til en bevaringsinstitusjon blir arkivmaterialet gjort tilgjengelig for de mange som kan ha nytte av materialet. Bevaringsinstitusjoner gjør materialet tilgjengelig og søkbart gjennom Arkivportalen og Digitalarkivet.
Bidra til helhetlig samfunnsdokumentasjon
Ved å bevare arkiver fra private virksomheter, bidrar dere til en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Arkiver fra offentlige virksomheter gir oss ikke denne helheten alene.
Bidra til vår kollektive historie
Alle private virksomheter spiller en rolle i det norske samfunnet, uansett på hvilket nivå det er: lokalt, regionalt, nasjonalt eller globalt. Ethvert arkiv som bevares fra en privat virksomhet blir en del av vår felles hukommelse.
Arkivene blir brukt
Historiske arkiver etter private virksomheter blir mye brukt av forskere og masterstudenter. Dette gjelder særlig innenfor historie og samfunnsvitenskap, men vi ser stadig at nye fagdisipliner tar arkivene i bruk. I tillegg er tidligere, nåværende og fremtidige ansatte eller medlemmer i virksomheten svært viktige brukere av eget arkiv.
Rettighetsdokumentasjon
Privatarkiver kan inneholde viktig rettighetsdokumentasjon som bør bevares. Bevaringsinstitusjonene kan forvalte retten til innsyn i dette.
Hvor kan jeg levere arkivet?
Det finnes flere arkivinstitusjoner, bibliotek og museer som tar vare på arkiv fra private virksomheter. Nasjonalarkivet og andre bevaringsinstitusjoner over hele landet samarbeider om bevaring av privatarkiv. Så hvem skal du levere arkivet til? Tenk gjennom følgende spørsmål:
- Har materialet størst tilhørighet lokalt, regionalt eller nasjonalt?
- Hvilket samfunnsområde eller næring har virksomheten hørt til?
Dette kan ha mye å si for hvem arkivet kan overføres til.
Dersom din virksomhet stort sett har et lokalt eller regionalt nedslagsfelt, kan du kontakte institusjonen som har ansvaret for å koordinere privatarkivarbeidet i regionen.
For organisasjoner vil det gjelde for fylkes- og lokallag som er underlagt en landsomfattende organisasjon. For bedrifter vil det for eksempel gjelde der kundegrunnlaget ikke er nasjonalt og tilsvarende for institusjoner der klientbasen ikke er nasjonal.
Det regionale bevaringsarbeidet skjer gjennom de fylkeskoordinerende institusjonene. Institusjonene samordner det lokale og regionale arbeidet med bevaring av privatarkiv.
Ta kontakt med den koordinerende institusjonen i ditt område for bevaring av eller spørsmål om privatarkiv med lokal betydning:
-
AGDER (øst) Aust-Agder museum og arkiv
-
AGDER (vest) Nasjonalarkivet i Kristiansand fungerer på oppdrag
-
AKERSHUS Museene i Akershus
-
BUSKERUD Vestfoldarkivet for Buskerud
-
FINNMARK Finnmark fylkesbibliotek
-
INNLANDET Innlandet fylkesarkiv – IKA Opplandene
-
MØRE OG ROMSDAL IKA Møre og Romsdal
-
NORDLAND Arkiv i Nordland
-
OSLO Oslo byarkiv
-
ROGALAND Avventer nyoppnevning fra Rogaland fylkeskommune.
-
TELEMARK Telemarksarkivet
-
TROMS Troms fylkeskommune
-
TRØNDELAG IKA Trøndelag
-
VESTLAND Fylkesarkivet i Vestland
-
VESTFOLD Vestfoldarkivet
-
ØSTFOLD Østfoldmuseene
Nasjonalarkivet deler ansvaret for å bevare arkiver av nasjonal betydning med noen andre institusjoner, som har spesielt nasjonalt ansvar for private arkiver. Nasjonalarkivet bevarer arkiver fra de fleste samfunnsområder og næringer, mens våre samarbeidende institusjoner bevarer arkiver etter noen særskilte samfunnsområder og næringer. Arbeidsfordelingen avklares mellom institusjonene på grunnlag av bevaringsplaner, ansvarsområder og arkiv som institusjonen tidligere har mottatt.
Arkivet kan være av nasjonal betydning, hvis ett eller flere av punktene nedenfor er oppfylt:
- Virksomheten er landsdekkende
- Virksomheten har betydning for utviklingen av Norge og det norske samfunnet som helhet
- Arkivet dokumenterer hendelser eller perioder av særskilt betydning for Norges historie
Bevaringsinstitusjoner med nasjonalt ansvar:
-
Arbeiderbevegelsen Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark) bevarer arkiv med tilknytning til arbeiderbevegelsen, og fra venstresiden i norsk politikk.
-
Bergindustri Norsk berginstustriarkiv bevarer arkiv fra personer, bedrifter og organisasjoner med tilknytning til norsk bergindustri.
-
Folkemusikk og folkedans Norsk senter for folkemusikk og folkedansbevarer arkiv med tilknytning til norsk folkemusikk og folketradisjoner.
-
Kunst og kultur Nasjonalbiblioteket bevarer arkiv fra forfattere, kunstnere, scenekunstnere, forskere og andre kulturpersoner, bedrifter, institusjoner og foreninger innen norsk kulturliv.
-
LHBT+ Skeivt arkiv bevarer arkiv fra personer og organisasjoner tilknyttet skeiv historie eller LBHT+ historie.
-
Misjon og diakoni Misjons- og diakoniarkivet (MDA) bevarer arkiv fra misjons- og diakonibevegelsen, kristne kirkesamfunn og organisasjoner.
-
Samisk kultur og historie Samisk arkiv har et nasjonalt ansvar for å ta vare på samisk dokumentasjon.
-
Nynorsk skriftkultur Nynorsk Kultursentrum koordinerer arbeidet med bevaring av arkiv knyttet til nynorsk språk og skriftkultur.
Hvis arkivet eller virksomheten ikke er knyttet til noen av samfunnsområdene over, er det sannsynlig at Nasjonalarkivet er den mest aktuelle bevaringsinstitusjonen. Les da videre i veilederen. Her vil vi gå gjennom hva Nasjonalarkivet trenger å vite, samt hvordan arkivet skal settes i stand for en eventuell overføring til oss.
Hvis du er usikker på hvilken institusjon du skal kontakte, eller mener at arkivet bør bevares hos Nasjonalarkivet, kan du rette en henvendelse til oss via «Henvendelsesskjema for overføring av privatarkiv til Nasjonalarkivet», på slutten av veilederen. Vi vil da hjelpe deg videre.
Nasjonalarkivet trenger et grunnlag for å vurdere om arkivet bør bevares. For å kunne gjøre dette trenger vi informasjon om arkivet og arkivskaperen. Vi forventer ikke at du skal kunne svare nøyaktig på spørsmålene nedenfor. Det er likevel en fordel å ha tenkt gjennom dem.
Huskeliste over informasjon Nasjonalarkivet trenger å vite
- Navn på virksomheten
- Kortfattet historisk beskrivelse av virksomheten. Oppstartstidspunkt, virksomhetens tidligere og nåværende oppgaver, omorganiseringer, evt. navneskifte med mer. Ofte kan evt. jubileumsskrifter og virksomhetens årsmeldinger gi informasjon om dette.
- Hvilken tidsperiode dekker materialet? Årstall fra eldste til nyeste dokument
- Hvor i landet er arkivet oppbevart?
- Er arkivet på papir og/eller digitalt?
- Er arkivet komplett? Har arkiv fra virksomheten tidligere blitt overført til Nasjonalarkivet eller andre bevaringsinstitusjoner? Er deler av arkivet gått tapt gjennom f.eks. brann, ulykker eller kasting?
- Hvordan oppbevares arkivet? Er det lagret i ett eller flere fysiske lokaler? Er det på harddisker, PCer og/eller skytjenester? Lagres informasjon fra sosiale medier eller egne nettsider?
- Hvor stort er arkivet? Hvor mange reoler eller hyller, eventuelt hvor mange paller, esker, permer o.l.? Hvor mange filer, systemer, gigabyte data?
- Hva finnes i arkivet? Inneholder det protokoller, fotografier, lydkassetter eller video? Reklamemateriell som plakater og brosjyrer? Inneholder det styresaker, brev og korrespondanse, regnskap eller dokumentasjon fra virksomhetens driftsoppgaver? Finnes det noe annet dere mener er interessant å bevare?
- Gjenfinningsmidler. Finnes det registre eller andre typer hjelpemidler som kan brukes til å finne fram til relevant informasjon i arkivet?
- Hvordan er den fysiske tilstanden på arkivet? Er det støv, fukt, mugg eller skadedyr i materialet? Hvordan er lagringsforholdene?
- Inneholder arkivet sensitive opplysninger? Informasjon om personlige forhold, politisk ståsted, religion, helse, seksualitet, adopsjon etc. Informasjon om forretningshemmeligheter. Andre opplysninger virksomheten ønsker å skjerme.
- Annen informasjon som kan være verdifull for å vurdere om arkivet kan overføres til Nasjonalarkivet.
Ressurser og finansiering
Før arkivet blir overført til Nasjonalarkivet må det være bevaringsvurdert, ordnet og registrert. Det krever ressurser i form av tid, penger og arbeidskraft. Arbeidet må i utgangspunktet utføres av virksomheten, eller av et privat firma på oppdrag fra virksomheten. Nasjonalarkivet kan bidra med råd og veiledning i arbeidsprosessen.
Arbeidet med klargjøring av arkiver kan være kostbart. Det finnes noen ordninger private virksomheter kan søke støtte hos. Det kan være klokt å ta kontakt med aktuell bevaringsinstitusjon for veiledning.
-
Kulturdirektoratet På Kulturdirektoratets nettsider finner du tilskuddsordninger, brukerstøtte og mer informasjon om hva du kan søke. Kulturrådet gir ulike tilskudd til kunst og kultur over hele landet. De har støtteordninger for mange typer prosjekter og arbeid fra flere finansieringskilder. (Her kan du velge fagområde, hva du skal søke støtte til og finansieringskilde).
-
Stiftelsen Fritt Ord Fritt Ord deler ut støtte til prosjekter som bidrar til å fremme ytringsfrihet, offentlig debatt, kunst og kultur. Tiltakene som støttes skal komme allmennheten til gode og være offentlig tilgjengelige.
-
Sparebankstiftelsen DNB Sparebankstiftelsen DNB støtter både lokale tiltak og nasjonale initiativer i Norge. De støtter tiltak blant annet innen kultur og kulturarv.
-
Olav Thon Stiftelsen Stiftelsen deler ut støtte til allmennyttige formål som er samfunnsbyggende bidrag i Norge.
-
Nasjonalarkivets utviklingsmidler Nasjonalarkivets utviklingsmidler skal bidra til å sikre og tilgjengeliggjøre samfunnets arkiver. Støtteordningen kan ikke brukes dersom det er inngått en overføringsavtale mellom Nasjonalarkivet og søkeren.
Det finnes andre mulige steder en kan søke støtte. Her gjelder det å tenke kreativt. Søk etter stiftelser, fond, foreninger, bedrifter, legater og lignende som kan være interessert i å støtte prosjektet.
Overføring til Nasjonalarkivet
Avtale om overføring
Etter at det er avklart at arkivet skal overføres til Nasjonalarkivet inngår vi en avtale. Der fastsetter vi en del premisser for eiendomsretten, fremtidig bruk og andre rettigheter og plikter i forbindelse med overføringen. Innholdet i avtalen utformes i samarbeid mellom arkiveier og Nasjonalarkivet.
Eiendomsrett
I avtalen skal det stå om arkivet blir avlevert eller deponert. Nasjonalarkivet ser helst at arkivet avleveres. Ved avlevering gis arkivet i gave og eiendomsretten overføres til Nasjonalarkivet. Ved deponering beholder virksomheten eierskapet, og kan i utgangspunktet hente arkivet tilbake fra Nasjonalarkivet. Denne ordningen er grunnen til at Nasjonalarkivet bruker egne ressurser på tilgjengeliggjøring av avleverte arkiver, mens vi ikke gjør det for deponerte arkiver.
Åndsverk og opphavsrett
Mange arkiver inneholder dokumenter som betraktes som åndsverk eller som av andre grunner er underlagt opphavsrett. Avtalen regulerer hvordan Nasjonalarkivet skal behandle disse dokumentene i fremtiden.
Tilgjengelighet for bruk
Avtalen skal avklare om arkivet skal være fritt tilgjengelig for bruk eller om det skal være klausuler som begrenser publikums adgang til arkivet. Det er flere typer klausuler med hjemler i ulike lover som kan være aktuelle. Dette avtaler vi i dialog med dere. Les mer om dette under utdypende informasjon i forbindelse med lovverk.
Ordning og katalogisering
Sammen avklarer vi hvem som har ansvar for klargjøring, ordning og listeføring av arkivet. Dette er i de aller fleste tilfeller den som overfører arkivet, mens Nasjonalarkivet ferdigstiller katalogen etter at arkivet er overført.
Formidling og publisering
Avtalen avklarer Nasjonalarkivets rettighet til å formidle og publisere arkivets innhold. Dersom det er i tråd med virksomhetens ønsker, bør det være en generell fullmakt til Nasjonalarkivet om dette. Opphavsrettslige og sensitive opplysninger omtales spesielt, slik at begge parter er enige om hvordan vi skal behandle slike spørsmål i fremtiden.
Annet
Avtalen kan avklare andre forhold som:
- Nasjonalarkivets rett til å kaste eller tilbakeføre materiale som ikke er bevaringsverdig
- Tilbakelån av arkivet
- Andre relevante forhold
Taushetsplikt
Alle arkiver som oppbevares i Nasjonalarkivet og inneholder personsensitiv informasjon, blir underlagt klausul etter bestemmelser i forvaltningsloven. Dette gjelder uavhengig av hva giver ønsker, fordi ansatte i Nasjonalarkivet er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13. Opplysninger om noens personlige forhold er unntatt offentlighet i 60 år. Ved særlig sensitive opplysninger som helse, seksualitet, eller andre opplysninger av mer sensitiv art, gjelder 80 års unntak fra offentlig innsyn. I særlige tilfeller som adopsjon, gjelder 100 års klausul. I noen tilfeller kan Nasjonalarkivet godkjenne søknad om forskerinnsyn eller partsinnsyn i klausulert materiale.
Tilgang til arkivet
Publikums tilgang til arkivet avgjøres i utgangspunktet av Nasjonalarkivet i henhold til offentlig regelverk. Arkivlovens § 19 gir imidlertid deg som giver anledning til å sette særskilte tidsbegrensede avgrensninger i tilgangen til arkivet. Som regel vil imidlertid det offentlige regelverket som Nasjonalarkivet er underlagt være mer enn tilstrekkelig, og en særskilt begrensning vil derfor som oftest bare være aktuelt i spesielle tilfeller. Et evt. ønske om en slik begrensning er et punkt vi må komme til enighet om. Nasjonalarkivet ønsker ikke å ta imot et arkiv dersom det ikke er intensjonen til giver at det skal komme allmenheten eller forskningen til gode.
Sensitive personopplysninger
Du som overfører et arkiv må melde fra om det finnes personsensitivt innhold i arkivet. Marker gjerne i listen som gir oversikt over arkivet hvor i materialet vi kan forvente å finne sensitivt innhold. Det er den som ordner arkivet som kjenner det best. Likevel er det fullt og helt Nasjonalarkivets ansvar at ikke sensitive opplysninger kommer ut. Det er en trygghet for giver at vi tar dette ansvaret.
Noen klausulformuleringer
- Arkivet er utilgjengelig for bruk i 60 år. Adgang gis av Nasjonalarkivet. Forvaltningslovens § 13.
- Arkivet er utilgjengelig for bruk fram til…. (dato). Adgang gis av tidligere arkiveier. Arkivloven § 19.
- Arkivet er kun tilgjengelig for forskere med relevant prosjekt fram til …. (dato). Adgang gis av Nasjonalarkivet. Arkivloven § 19.
En ev. særskilt begrensning på arkivet satt etter ønske fra giver må være tidsbegrenset og kan i henhold til arkivlovens § 19 uansett ikke vare lenger enn 100 år etter overføring. Hvis du som overfører et arkiv ønsker å styre innsyn i arkivet gjennom søknader om bruk, må det fremgå hvem søknaden skal sendes til og hvordan. Arkivgiver må selv sørge for at kontaktinformasjonen er oppdatert, slik at Nasjonalarkivet vet hvem vi skal henvise til.
Bevaringsvurdering av innholdet i arkivet
De fleste arkiver inneholder materiale av større eller mindre bevaringsverdi. Nasjonalarkivet bruker bevaringskriterier for å avgjøre hvilken del av arkivet som ønskes bevart. Bevaringsvurderingen skjer i dialog mellom Nasjonalarkivet og arkiveier.
Kriterier for bevaringsverdig arkivmateriale kan være
- Dokumenter som dokumenterer virksomhetens funksjoner i samfunnet, forholdet til det øvrige samfunn og deres rolle i samfunnsutviklingen.
- Dokumenter som informerer om forholdet i samfunnet og belyser samfunnsutviklingen.
- Dokumenter som dokumenterer rettigheter og plikter.
- Dokumenter som støtter arkivskaperens operative virksomhet.
Det er ofte lite hensiktsmessig å bevare hele arkiver, både av arkivfaglige og økonomiske hensyn. Nasjonalarkivet ser helst at dokumenter av liten bevaringsverdi blir fjernet fra arkivet før overføring. (Se ellers kap. 5.4 om sortering for oversikt over dokumenter av liten bevaringsverdi.)
Du kan klikke på plusstegnene over å få mer informasjon om taushetsplikt, tilgang til arkivet, sensitive personopplysninger og typiske klausulformuleringer.
I tillegg er det utdypende informasjon om bevaringsvurdering av innholdet i et privatarkiv.
Klargjøring, ordning og listeføring
Før arkivet kan overføres til Nasjonalarkivet må det klargjøres. Dette innebærer sortering, pakking, listeføring og beskrivelse slik at arkivet blir ordnet og anvendbart for fremtidige brukere.
Dersom du ikke har kapasitet til å klargjøre arkivet for overføring, finnes det virksomheter som påtar seg slike ordningsoppdrag mot betaling.
Digitalt innhold
I dag benytter de fleste bedrifter, organisasjoner, foreninger o.l. digitale verktøy i sin virksomhet. Arkiver fra de siste tiårene inneholder derfor i stor grad materiale på digitale medier.
Nasjonalarkivet har ulike standarder for hvordan digitalt skapt materiale kan tas vare på og langtidsbevares. Enkelte systemer har innebygde funksjoner som automatisk kopierer informasjon. Det finnes også verktøy vi kan bruke på systemer som ikke allerede har en denne funksjonen.
I noen tilfeller kan vi kopiere hele innholdet fra de digitale lagringsmediene.
Valg av metode avhenger av hvilke systemer og programvare virksomheten har brukt. Nasjonalarkivet vil i samarbeid med dere bistå i valg av metode.
Arkiv på papir
Nasjonalarkivet oppfordrer til at flere papirarkiver blir mediekonvertert («digitalisert»), det vil si at arkivet blir konvertert fra papir versjon til digital versjon. Vi avklarer om det er papir versjonen og/eller digital versjon som ønskes overført til Nasjonalarkivet. Dette blir vi enige om i forbindelse med avtaleinngåelsen. Målet er at materialet blir anvendelig for fremtidige brukerne.
Her følger er en kortfattet oppskrift på hvordan du går fram for å ordne arkivet hvis det er papirversjonen som skal overføres.
Første steg er å få oversikt over arkivet. Her kan huskelista under punkt 4.1 være til hjelp. Det gjøres ved å dele inn arkivet i bolker eller det vi kaller arkivserier. De vanligste seriene hos organisasjoner, bedrifter, stiftelser og institusjoner er:
- Vedtaksprotokoller for styrende organer
- Postjournaler, kopibøker og andre registre
- Brev/korrespondanse
- Sakarkiv for virksomhetens hovedområder
- Mapper for ansatte, medlemmer eller kunder
- Regnskap
- Fotografier
I denne fasen er det også viktig å skille forskjellige enkeltarkiver fra hverandre. Hvis organisasjonen eller bedriften oppbevarer arkivet etter en nedlagt forløper skal dette arkivet holdes for seg og ordnes som et eget arkiv. Det er dette vi på fagspråket kaller ytre proveniens (opphav).
Dokumentasjon etter enkeltpersoner (ledere, ansatte eller medlemmer) som mer eller mindre tilfeldig er blitt oppbevart av virksomheten må vurderes bevart som et frittstående personarkiv.
Neste trinn er å grovsortere innenfor arkivseriene. Er arkivet allerede sortert på en bestemt måte? Da skal arkivet fortsatt ha denne strukturen. Det vil si: Hold dokumenter som allerede ligger sammen i mapper eller ringpermer samlet!
Dokumentrekker som ikke skal bevares kan fjernes. Følgende materiale skal normalt ikke leveres til Nasjonalarkivet:
- Dokumenter som kun er av kortvarig interesse for virksomheten, eller de involverte
- Kopier, avisutklipp, andres rundskriv og annet lett tilgjengelig materiale
- Dokumenter som finnes i andre arkiver
- Regnskapsbilag
Etter en slik grovsortering, hvor du har sortert etter typer av innhold, kan du gå i gang med å finordne hver arkivserie. Det innebærer at du sorterer dokumentene i en bestemt rekkefølge og legger dem i mapper. Sorteringsprinsippet vil ofte være forskjellig fra serie til serie. For eksempel kan styresaker sorteres etter saksnummer, korrespondanse etter brevets dato og personalmapper etter alfabet på etternavn.
Når arkivet er sortert pakkes dokumentene i syrefrie arkivesker og mapper. Dette for å beskytte materialet mot nedbrytning. Vi foreslår at du søker deg frem til leverandører på nett.
Sørg for å fjerne alt som kan skade papiret (rensing av arkivet). Dette er:
- ringpermer
- binders
- plastlommer
- plaststrips
- spiralinnbinding
- skilleark i plast
- gummistrikker
Legg dokumenter som hører sammen i omslag. Skriv på omslagets venstre side hva innholdet er. På høyre side fører du opp ytterår, dvs. årstall fra eldste til yngste dokument i omslaget. Bruk gjerne informasjonen som allerede står på materialet. Bruk helst blyant.
Putt deretter omslagene/mappene i en arkivboks. Sørg for å utnytte plassen i boks. Den bør ikke være for tom, eller for full.
Merk boksen med arkivseriens tittel og nummerer boksen. Start med nummer en for hver nye serie. Bruk helst blyant.
Eksempel: Innkommende brev, boks 1.
Her kan du se noen korte veiledningsfilmer om rensing og pakking:
Vi må ha en liste, eller et register for å kunne finne frem i arkivet. Listen viser hvordan arkivet er sortert, og hva hver enkelt boks og omslag inneholder. Det er ikke nødvendig å registrere hvert enkelt dokument. Du skal skrive det samme i listen som står på omslag og boksene. I mange tilfeller er det tilstrekkelig å bare listeføre bokser, ikke hvert enkelt omslag.
Vi ønsker listen i digital form. Bruk den nedlastbare malen:
Som inspirasjon kan du bruke denne veilederen for klargjøring, ordning og listeføring av offentlige arkiver.
Kontakt oss for overføring av privatarkiv til Nasjonalarkivet
Nasjonalarkivet ønsker å komme i kontakt med alle som har interessante arkiver. Vi vil hjelpe deg videre på veien.