Veileder for overføring av arkiv etter nedlagte private virksomheter
Har du arkivmateriale etter en nedlagt privat virksomhet som du tenker kan ha historisk verdi? Her får du hjelp til hva du kan gjøre.
Hva er arkiv etter private nedlagte virksomheter?
Med en nedlagt virksomhet mener vi en organisasjon, forening, stiftelse, bedrift eller institusjon som ikke lenger er aktiv. Virksomheten kan for eksempel ha opphørt som følge av konkurs, politiske beslutninger, samfunnsendringer eller teknologiske omveltninger. Som regel vil en nedlagt virksomhet ha skapt et arkiv mens den var aktiv. Det kan f.eks. være styresaker, korrespondanse, foto og film. Dette kan være lagret på papir eller digitalt på harddisker, i fagsystemer og i skytjenester.
De fleste arkivbevarende institusjoner mottar det vi med en fellesbetegnelse kaller privatarkiver. Privatarkiv etter virksomheter kan være svært gode kilder til forståelsen av samfunnet vårt og vår felles historie.
Målgruppe
Denne veilederen er for deg som kjenner til et arkiv etter en nedlagt privat virksomhet som bør tas vare på for ettertiden. Både enkeltpersoner, bedrifter og organisasjoner kan ha informasjon om slike arkiver.
Hvorfor overføre arkivet?
Private virksomheter er og har i lang tid vært en vesentlig del av det norske samfunnslivet. Arkiver etter nedlagte virksomheter inneholder ofte dokumentasjon som kan være avgjørende for å forstå utviklingen av vårt samfunn.
Grunner til å overføre arkiver etter nedlagte virksomheter til en bevaringsinstitusjon:
Bidra til helhetlig samfunnsdokumentasjon
Ved å bidra til at arkiver etter nedlagte private virksomheter blir bevart, bidrar man samtidig til en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Slike arkiver kan være verdifulle for forskere og andre arkivbrukere. Arkiver fra offentlig virksomhet gir oss ikke denne helheten alene.
Spar plass og penger
Ved å overføre et arkiv til en arkivinstitusjon sparer man både plass og penger. Samtidig blir viktig arkivmateriale trygt bevart for fremtiden.
Trygg lagring av elektronisk materiale
Ved å overføre elektronisk materiale til en bevaringsinstitusjon sikres materialet. Du får en trygg håndtering av personopplysninger, reduserer lagringskostnader og nødvendige datamigreringer blir ivaretatt.
Økt tilgjengelighet
Ved å overføre et arkiv til en bevaringsinstitusjon blir arkivmaterialet oppbevart sikkert i arkivmagasiner, og gjort tilgjengelig for de mange som har stor nytte av materialet. Bevaringsinstitusjoner gjør materialet tilgjengelig og søkbart gjennom Arkivportalen og Digitalarkivet.
Bidra til lokal og nasjonal historie
Nedlagte virksomheter kan ha nasjonal betydning, men samtidig være forankret i et lokalsamfunn. F.eks. vil arkiver etter hjørnesteinsbedrifter kunne si mye om lokale forhold som ikke går frem av offentlige arkiver.
Hvor kan jeg levere arkivet?
Det finnes flere arkivinstitusjoner, bibliotek og museer som tar vare på arkiv etter private nedlagte virksomheter. Nasjonalarkivet og andre bevaringsinstitusjoner over hele landet samarbeider om bevaring av privatarkiv. Så hvem skal du levere arkivet til? Tenk gjennom følgende spørsmål:
- Har materialet størst tilhørighet lokalt, regionalt eller nasjonalt?
- Hvilket samfunnsområde eller næring har virksomheten hørt til?
Dette kan ha mye å si for hvem arkivet kan overføres til.
Dersom arkivet hovedsakelig har lokalhistorisk innhold eller stammer fra en privat nedlagt virksomhet som har sterk regional tilknytning, kan du kontakte institusjonen som har ansvaret for regionen.
For organisasjoner vil det gjelde for fylkes- og lokallag som er underlagt en landsomfattende organisasjon. For bedrifter vil det for eksempel gjelde der kundegrunnlaget ikke er nasjonalt og tilsvarende for institusjoner der klientbasen ikke er nasjonal.
Det regionale bevaringsarbeidet skjer gjennom de fylkeskoordinerende institusjonene. Institusjonene samordner det lokale og regionale arbeidet med bevaring av privatarkiv.
Ta kontakt med den koordinerende institusjonen i ditt område for bevaring av eller spørsmål om privatarkiv med lokal betydning.
-
AGDER (øst) Aust-Agder museum og arkiv
-
AGDER (vest) Nasjonalarkivet i Kristiansand fungerer på oppdrag
-
AKERSHUS Museene i Akershus
-
BUSKERUD Vestfoldarkivet for Buskerud
-
FINNMARK Finnmark fylkesbibliotek
-
INNLANDET Innlandet fylkesarkiv – IKA Opplandene
-
MØRE OG ROMSDAL IKA Møre og Romsdal
-
NORDLAND Arkiv i Nordland
-
OSLO Oslo byarkiv
-
ROGALAND Avventer nyoppnevning fra Rogaland fylkeskommune.
-
TELEMARK Telemarksarkivet
-
TROMS Troms fylkeskommune
-
TRØNDELAG IKA Trøndelag
-
VESTLAND Fylkesarkivet i Vestland
-
VESTFOLD Vestfoldarkivet
-
ØSTFOLD Østfoldmuseene
Arkivet kan ha nasjonal betydning hvis ett eller flere av punktene nedenfor er oppfylt:
- Virksomheten var landsdekkende
- Virksomheten hadde betydning for utviklingen av Norge og det norske samfunnet som helhet
- Arkivet dokumenterer hendelser eller perioder av særskilt betydning for Norges historie
Nasjonalarkivet deler ansvaret for å bevare arkiver av nasjonal betydning med noen andre institusjoner, som har spesielt nasjonalt ansvar for private arkiver. Disse institusjonene deler bevaringsansvar mellom seg etter samfunnsområde og næring.
Kontakt de aktuelle institusjonene hvis du tror arkivet etter den private nedlagte virksomheten er av nasjonal betydning og er sterkt knyttet til:
-
Arbeiderbevegelsen Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark) bevarer arkiv med tilknytning til arbeiderbevegelsen, og fra venstresiden i norsk politikk.
-
Bergindustri Norsk berginstustriarkiv bevarer arkiv fra personer, bedrifter og organisasjoner med tilknytning til norsk bergindustri.
-
Folkemusikk og folkedans Norsk senter for folkemusikk og folkedansbevarer arkiv med tilknytning til norsk folkemusikk og folketradisjoner.
-
Kunst og kultur Nasjonalbiblioteket bevarer arkiv fra forfattere, kunstnere, scenekunstnere, forskere og andre kulturpersoner, bedrifter, institusjoner og foreninger innen norsk kulturliv.
-
LHBT+ Skeivt arkiv bevarer arkiv fra personer og organisasjoner tilknyttet skeiv historie eller LBHT+ historie.
-
Misjon og diakoni Misjons- og diakoniarkivet (MDA) bevarer arkiv fra misjons- og diakonibevegelsen, kristne kirkesamfunn og organisasjoner.
-
Samisk kultur og historie Samisk arkiv har et nasjonalt ansvar for å ta vare på samisk dokumentasjon.
-
Nynorsk skriftkultur Nynorsk Kultursentrum koordinerer arbeidet med bevaring av arkiv knyttet til nynorsk språk og skriftkultur.
Hvis den private nedlagte virksomheten er av nasjonal betydning og ikke er knyttet til noen av samfunnsområdene over, er det sannsynligvis Nasjonalarkivet som skal bevare arkivet. Les da videre i veilederen. Her vil vi gå gjennom hva Nasjonalarkivet trenger å vite, samt hvordan arkivet skal settes i stand for en eventuell overføring til oss.
Hvis du er usikker på hvilken institusjon du skal kontakte, eller mener at arkivet bør bevares hos Nasjonalarkivet, kan du rette en henvendelse til oss via «Henvendelsesskjema for overføring av privatarkiv til Nasjonalarkivet», på slutten av veilederen. Vi vil da hjelpe deg videre.
Nasjonalarkivet trenger et grunnlag for å vurdere om arkivet bør bevares. For å kunne gjøre dette trenger vi informasjon om arkivet og arkivskaperen. Vi forventer ikke at du skal kunne svare nøyaktig på spørsmålene nedenfor. Det er likevel en fordel å ha tenkt gjennom dem.
Huskeliste over informasjon Nasjonalarkivet trenger å vite
- Hvilken eller hvilke virksomheter er arkivet etter?
- Hvilken rolle eller betydning har virksomheten hatt for samfunnet?
- Hvilken tidsperiode dekker materialet?
- Hvor stort er arkivet? Hvor mange reoler eller hyller, eventuelt hvor mange paller, esker, permer o.l.? Hvor mange filer, systemer, gigabyte data?
- Hvem eier arkivet i dag?
- Hvor er arkivet lokalisert?
- Er arkivet på papir og/eller digitalt?
- Hva finnes i arkivet? Inneholder det protokoller, papirdokumenter, fotografier, lydkassetter eller video? Reklamemateriell som plakater og brosjyrer? Harddisker eller PCer? Er det lagret i skytjenester, sosiale medier eller egne nettsider? Inneholder det styresaker, brev og korrespondanse eller dokumentasjon fra virksomhetens driftsoppgaver?
- Hvordan er den fysiske tilstanden på arkivet? Hvordan er lagringsforholdene? Er det støv, fukt, mugg eller skadedyr i materialet?
- Inneholder arkivet personsensitive opplysninger? Informasjon om personlige forhold, politisk ståsted, religion, helse, seksualitet, adopsjon etc.
All informasjon er verdifull for å vurdere arkivet og for å finne veien videre i samarbeidet om å overføre arkivet.
Ressurser og finansiering
Før arkivet blir overført til Nasjonalarkivet må det være ordnet og registrert. Det krever ressurser i form av tid, penger og arbeidskraft. Siden eierskapet til arkiver etter nedlagte virksomheter i mange tilfeller er uklart, kan det være utfordrende å vite hvem som har ansvaret. Nasjonalarkivet kan bidra med råd og veiledning i arbeidsprosessen.
Tips og råd til hvordan man kan innhente ressurser/få arkivet klart for overføring til Nasjonalarkivet:
Ta samfunnsansvar
Husk at arkiver er samfunnets kulturarv
Økonomisk gevinst
Lagringsplass koster penger. De fleste bevaringsinstitusjoner lagrer arkiver for all fremtid, gratis eller betydelig rimeligere enn kommersielle aktører.
Samarbeide med andre som ser verdien i å bevare arkivet
Lagringsplass koster penger. De fleste bevaringsinstitusjoner lagrer arkiver for all fremtid, gratis eller betydelig rimeligere enn kommersielle aktører.
Få media interessert
Media kan bidra til at flere blir oppmerksomme på betydningen av å bevare arkivet.
Søk midler fra offentlige og private fond, gjerne i samarbeid med bevaringsinstitusjonen
-
Kulturdirektoratet På Kulturdirektoratets nettsider finner du tilskuddsordninger, brukerstøtte og mer informasjon om hva du kan søke. Kulturrådet gir ulike tilskudd til kunst og kultur over hele landet. De har støtteordninger for mange typer prosjekter og arbeid fra flere finansieringskilder. (Her kan du velge fagområde, hva du skal søke støtte til og finansieringskilde).
-
Stiftelsen Fritt Ord Fritt Ord deler ut støtte til prosjekter som bidrar til å fremme ytringsfrihet, offentlig debatt, kunst og kultur. Tiltakene som støttes skal komme allmennheten til gode og være offentlig tilgjengelige.
-
Sparebankstiftelsen DNB Sparebankstiftelsen DNB støtter både lokale tiltak og nasjonale initiativer i Norge. De støtter tiltak blant annet innen kultur og kulturarv.
-
Olav Thon Stiftelsen Stiftelsen deler ut støtte til allmennyttige formål som er samfunnsbyggende bidrag i Norge.
-
Nasjonalarkivets utviklingsmidler Nasjonalarkivets utviklingsmidler skal bidra til å sikre og tilgjengeliggjøre samfunnets arkiver. Støtteordningen kan ikke brukes dersom det er inngått en overføringsavtale mellom Nasjonalarkivet og søkeren.
Det finnes andre mulige steder en kan søke støtte. Her gjelder det å tenke kreativt. Søk etter stiftelser, fond, foreninger, bedrifter, legater og lignende som kan være interessert i å støtte prosjektet.
Overføring til Nasjonalarkivet
Avtale om overføring
Etter at man har avklart at arkivet skal overføres til Nasjonalarkivet inngår vi en avtale om avlevering. Der fastsetter vi en del premisser for eiendomsretten, fremtidig bruk og andre rettigheter og plikter i forbindelse med overføringen. Innholdet i avtalen utformes i samarbeid mellom arkiveier og Nasjonalarkivet.
Overføring av eiendomsrett og eventuelle andre rettigheter, som åndsverk
Du som overfører et arkiv bekrefter at du ikke opptrer i strid med andres rettigheter. For et herreløst arkiv etter en privat nedlagt virksomhet kan dette være en utfordring. I slike tilfeller må avtaleteksten tilpasses.
Ordning og katalogisering
Sammen avklarer vi hvem som har ansvar for klargjøring, ordning og listeføring av arkivet. Dette er i de aller fleste tilfeller den som overfører arkivet, mens Nasjonalarkivet ferdigstiller katalogen etter at arkivet er overført.
Tilgjengelighet for bruk
Avtalen skal avklare om arkivet skal være fritt tilgjengelig for bruk eller om det skal være klausuler som begrenser publikums adgang til arkivet. Det er flere typer klausuler med hjemler i ulike lover som kan være aktuelle. Dette avtaler vi i dialog med deg. Les mer om dette under utdypende informasjon i forbindelse med lovverk.
Formidling
Avtalen avklarer Nasjonalarkivets rettighet til å formidle arkivets innhold og eventuelle begrensninger. Opphavsrettslige og sensitive opplysninger omtales spesielt, slik at begge parter er enige om hvordan vi skal behandle slike spørsmål i fremtiden.
Annet
Avtalen kan avklare andre forhold som:
- Nasjonalarkivets rett til å kaste eller tilbakeføre materiale som ikke er bevaringsverdig
- Tilbakelån av arkivet
- Andre relevante forhold
Taushetsplikt
Alle arkiver som oppbevares i Nasjonalarkivet og inneholder personsensitiv informasjon, blir underlagt klausul etter bestemmelser i forvaltningsloven. Dette gjelder uavhengig av hva giver ønsker, fordi ansatte i Nasjonalarkivet er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13. Opplysninger om noens personlige forhold er unntatt offentlighet i 60 år. Ved særlig sensitive opplysninger som helse, seksualitet, eller andre opplysninger av mer sensitiv art, gjelder 80 års unntak fra offentlig innsyn. I særlige tilfeller som adopsjon, gjelder 100 års klausul. I noen tilfeller kan Nasjonalarkivet godkjenne søknad om forskerinnsyn eller partsinnsyn i klausulert materiale.
Tilgang til arkivet
Publikums tilgang til arkivet avgjøres i utgangspunktet av Nasjonalarkivet i henhold til offentlig regelverk. Arkivlovens § 19 gir imidlertid deg som giver anledning til å sette særskilte tidsbegrensede avgrensninger i tilgangen til arkivet. Som regel vil imidlertid det offentlige regelverket som Nasjonalarkivet er underlagt være mer enn tilstrekkelig, og en særskilt begrensning vil derfor som oftest bare være aktuelt i spesielle tilfeller. Et evt. ønske om en slik begrensning er et punkt vi må komme til enighet om. Nasjonalarkivet ønsker ikke å ta imot et arkiv dersom det ikke er intensjonen til giver at det skal komme allmenheten eller forskningen til gode.
Sensitive personopplysninger
Du som overfører et arkiv må melde fra om det finnes personsensitivt innhold i arkivet. Marker gjerne i listen som gir oversikt over arkivet hvor i materialet vi kan forvente å finne sensitivt innhold. Det er den som ordner arkivet som kjenner det best. Likevel er det fullt og helt Nasjonalarkivets ansvar at ikke sensitive opplysninger kommer ut. Det er en trygghet for giver at vi tar dette ansvaret.
Noen klausulformuleringer
- Arkivet er utilgjengelig for bruk i 60 år. Adgang gis av Nasjonalarkivet. Forvaltningslovens § 13.
- Arkivet er utilgjengelig for bruk fram til…. (dato). Adgang gis av tidligere arkiveier. Arkivloven § 19.
- Arkivet er kun tilgjengelig for forskere med relevant prosjekt fram til …. (dato). Adgang gis av Nasjonalarkivet. Arkivloven § 19.
En evt. særskilt begrensning på arkivet satt etter ønske fra giver må være tidsbegrenset og kan i henhold til arkivlovens § 19 uansett ikke vare lenger enn 100 år etter overføring. Hvis du som overfører et arkiv ønsker å styre innsyn i arkivet gjennom søknader om bruk, må det fremgå hvem søknaden skal sendes til og hvordan. Arkivgiver må selv sørge for at kontaktinformasjonen er oppdatert, slik at Nasjonalarkivet vet hvem vi skal henvise til.
Du kan klikke på plusstegnet over for å få mer informasjon om taushetsplikt, tilgang til arkivet, sensitive personopplysninger og typiske klausulformuleringer.
Klargjøring, ordning og listeføring
Før arkivet kan overføres til Nasjonalarkivet må det klargjøres. Dette innebærer sortering, pakking, listeføring og beskrivelse slik at arkivet blir ordnet og anvendbart for fremtidige brukere.
Dersom du ikke har kapasitet til å klargjøre arkivet for overføring, finnes det virksomheter som påtar seg slike ordningsoppdrag mot betaling.
Digitalt innhold
I dag benytter de fleste bedrifter, organisasjoner, foreninger o.l. digitale verktøy i sin virksomhet. Arkiver fra de siste tiårene inneholder derfor i stor grad materiale på digitale medier.
Nasjonalarkivet har ulike standarder for hvordan digitalt skapt materiale kan tas vare på og langtidsbevares. Enkelte systemer har innebygde funksjoner som automatisk kopierer informasjon. Det finnes også verktøy vi kan bruke på systemer som ikke allerede har en denne funksjonen.
I noen tilfeller kan vi kopiere hele innholdet fra de digitale lagringsmediene. Men vi må også ha en oversikt over det digitale innholdet og strukturen. Her kan huskelisten. Last den ned nederst på siden.
Valg av metode avhenger av hvilke systemer og programvare virksomheten har brukt. Nasjonalarkivet vil da samarbeid med dere bistå i valget av metode.
Arkiv på papir
Når arkivet er papirbasert kan huskelisten hjelpe deg å få bedre oversikt over materialet. Last den ned nederst på siden.
Hvor detaljert du skal ordne arkivet avhenger av størrelsen, og hva som er godt nok for at det blir anvendelig for brukerne. Dette avklares med Nasjonalarkivet i forbindelse med avtaleinngåelse.
Start først med en grovsortering.
Er arkivet allerede sortert på en bestemt måte? Da skal arkivet fortsatt ha denne strukturen. Det vil si: Hold dokumenter som allerede ligger sammen i mapper eller ringpermer samlet!
Finner du ingen spor etter opprinnelig struktur? Sorter da etter typer av innhold, altså ting som hører naturlig sammen. Eksempler på slike innholdstyper er styreprotokoller, brev og korrespondanse, rapporter, fagsaker, foto/lyd/film. Disse vil hver for seg utgjøre egne serier i et ferdig ordnet arkiv.
Etter en slik grovsortering, hvor du har sortert etter typer av innhold, kan du gå i gang med å fin ordne innen de ulike hovedkategoriene, for eksempel kronologisk, alfabetisk m.m.
Det kan være vanskelig å vurdere hvilke papirer og dokumenter du skal ta vare på. Du kan stille deg tre spørsmål som gjør valget enklere:
- Forteller arkivet noe om virksomhetens arbeid, formål eller samfunnsoppdrag?
- Forteller arkivet noe viktig om samfunnet omkring virksomheten?
- Kan arkivet ha verdi for forskere, forfattere eller lignende?
Dersom du kan svare ja på ett, eller alle spørsmålene er det antakelig bevaringsverdig.
Følgende materiale skal ikke leveres til Nasjonalarkivet:
- dokumenter som kun er av kortvarig interesse for virksomheten, eller de involverte
- kopier, trykksaker som avisutklipp, rundskriv og annet lett tilgjengelig materiale
- dokumenter som finnes i andre arkiver
Når arkivet er sortert skal du pakke dokumentene i syrefrie arkivbokser og mapper. Dette for å beskytte materialet mot nedbrytning. Vi foreslår at du søker deg frem til leverandører på nett. Søk gjerne på for eksempel «syrefrie arkivbokser» og «syrefrie arkivmapper».
Sørg for å fjerne alt som kan skade papiret. Dette er:
- ringpermer
- binders
- plastlommer
- plaststrips
- spiralinnbinding
- skilleark i plast
- gummistrikker
Legg dokumenter som hører sammen i omslag. Her kan du for eksempel bruke et vanlig A3-ark. Skriv på omslaget hva innholdet er og ytterår, dvs. årstall fra eldste til yngste dokument. Bruk gjerne informasjonen som allerede står på materialet.
Putt deretter mappene i en arkivboks. Igjen foreslår vi at du søker deg frem til leverandører på nett. Sørg for å utnytte plassen i esken, men ikke fyll den slik at den “buler”!
Nummerer så eskene og skriv på hva de inneholder og ytterår. Bruk helst blyant. Eksempel: Innkommende brev 1940-1950.
Vi må ha en liste, eller et register for å kunne finne frem i arkivet. Listen viser hvordan arkivet er sortert, og hva hver enkelt boks og omslag inneholder. Det er ikke nødvendig å registrere hvert enkelt dokument. Du skal skrive det samme i listen som står på omslag og boksene. I mange tilfeller er det tilstrekkelig å bare listeføre bokser, ikke hvert enkelt omslag.
Vi ønsker listen i digital form. Bruk den nedlastbare malen:
Som inspirasjon kan du bruke denne veilederen for klargjøring, ordning og listeføring av offentlige arkiver.
Henvendelsesskjema for overføring av privatarkiv til Nasjonalarkivet
Nasjonalarkivet ønsker å komme i kontakt med alle som har interessante arkiver. Vi vil hjelpe deg videre på veien.