Planlegging og spesifisering av arkivuttrekk
Langtidsbevaring av digitalt arkivmateriale gjøres ved å ta uttrekk. Det betyr å ta alle bevaringsverdige data og digitale arkivdokumenter ut av et informasjonssystem Uttrekket skal tas i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring. Det finnes ulike metoder for dette.
Dette er ett steg i avleveringsprosessen
Se den overordnede veilederen for oversikt over hele prosessen og de andre stegene.
Informasjonen som skal bevares
Hva som skal bevares er normalt avklart gjennom dokumentasjonsplan (arkivforskrifta § 12 c.) og i bevaringsvurderinger og bevaringsplaner før arbeid med arkivuttrekk starter.
Arkivuttrekk bør ta utgangspunkt i å fange opp informasjonsinnholdet i virksomhetens prosesser. Dette dreier seg om å fange opp alle relevante metadata for et objekt i registre eller databaser, eller for en samling dokumenter, bilder, eller andre digitale objekter.
Andre eksempler på slike objekt er søknader, utbetalinger, registeroppføringer, vedtak, klager og lignende. Hva som skal bevares skal være spesifisert i bevaringsplanen.
Ofte kan en ta utgangspunkt i informasjonen fra et bruker- og virksomhetsperspektiv. Arkivskaper tar vare på informasjonen som har verdi som dokumentasjon på handlinger, rettigheter, plikter, eller som er av historisk interesse.
Et annet naturlig utgangspunkt kan være å ta basere uttrekket på grensesnittet, applkasjonslogikken eller informasjonsmodellen i det opprinnelige systemet.
Arkivpakke og arkivuttrekk
Når avtalen er inngått kan arkiveier starte å produsere arkivuttrekk for arkivpakken som overføres til Nasjonalarkivet. Et arkivuttrekk er det datainnhold som skal hentes ut av et system, og inngår som hoveddelen i arkivpakken. Arkivpakken skal inneholde den samlede leveransen av arkivuttrekk og øvrig dokumentasjon som skal mottas av arkivdepotet. Slik øvrig dokumentasjon kan være teknisk beskrivelse av arkivuttrekket og systemet det er hentet ut fra, samt informasjon som dokumenterer innhold og kontekstinformasjon knyttet til arkivmaterialet.
Arkivuttrekk fra database
Det å ta uttrekk handler om å hente ut bevaringsverdig data og dokumentasjon til et strukturert og systemuavhengig format.
Nasjonalarkivet anbefaler at uttrekk tas ved å eksportere en eller flere tabeller fra databasen, og supplere med beskrivelser av tabellene, basert på en bevaringsvurdering. Ofte er det naturlig å ta utgangspunkt i en forhåndsbestemt sammenstilling av dataene (denormalisering), eller en standardisert rapport-funksjon. Unntaksvis kan det avtales å overføre en kopi av hele databasen.
Siden databasehåndteringssystemer ofte er lisensiert programvare og lagrer data på ulike måter, har Nasjonalarkivet behov for å standardisere uttrekksformater.
Eksempler på måter å mappe informasjon fra database til uttrekk
Eksempel: Tabelluttrekk fra en database
Med tilgang direkte på systemets underliggende database, henter man ut et sammenslått, denormalisert datasett over den bevaringsverdige informasjonen.
Med uttrekket følger systemdokumentasjon der det fremkommer hvordan kolonnene skal tolkes.
Eksempel: JSON-uttrekk fra saksbehandlingssystem
Hver registrering blir ett JSON-objekt. Registreringenes metadata inngår som key/value-par i objektet. Eventuelle aggregeringer av registreringer blir egne JSON-objekt bestående av flere underobjekter for de ulike registreringene, i et hierarki. Tilsvarende kan hierarkiske metadata om registreringene inngå som nye lag nedover informasjonstreet.
Eksempel: Database-uttrekk fra saksbehandlingssystem
Samtlige tabeller fra det underliggende systemet eksporteres til et åpent format, for eksempel SIARD eller tekstfiler.
Med uttrekket følger systemdokumentasjon der det fremkommer hvor metadataene for registreringene finnes.
Dokumentér hvordan uttrekket er tatt
Arkiveier skal dokumentere hvordan uttrekksformatet er spesifisert. Dette kan dokumenteres med dokumentasjon over konkrete vurderinger som er tatt, eller notater som er gjort underveis.
Arkiveier skal også ta med tekniske dokumentasjon om hvordan arkivuttrekket er gjennomført. Dette kan dokumenteres med logger som kan genereres under dataeksporten.
Slik systemdokumentasjon bidrar til kvalitetssikring og å ivareta etterprøvbarhet.
Denne dokumentasjonen skal medfølge i arkivpakken med uttrekket når det overføres til Nasjonalarkivet.